Inleiding tot salesoffertes en CPQ-software

Salesoffertes zijn onderdeel van een groter proces, namelijk het Quote-To-Cash-proces (QTC), oftewel van offerte naar betaling. Dit proces omvat alles wat er gebeurt vanaf het moment dat je een salesofferte kunt opstellen tot het moment dat de betaling in de boeken staat. Een goede ervaring tijdens het hele proces is cruciaal voor zakelijk succes.

Bij talloze transacties waarbij de prijs en productgegevens nergens worden vermeld, begint het salesteam het proces veelal met een vrijblijvende dan wel vaste offerte. Als de potentiële klant de offerte goedkeurt, geeft hij of zij hiermee aan bereid te zijn de prijs op de offerte te betalen in ruil voor de betreffende diensten of producten. Maar als de offerte niet wordt goedgekeurd, kunnen er verschillende dingen gebeuren: de potentiële klant zoekt een ander bedrijf dat de gewenste diensten of producten kan leveren, of de klant probeert te onderhandelen over een nieuwe prijsopgave. Offertes kunnen veranderen naarmate het salesteam toegang heeft tot meer informatie. Als een potentiële softwareklant er bijvoorbeeld achter komt dat er meer licenties nodig zijn dan gedacht, kan er een volumekorting worden toegepast op bepaalde producten of diensten op de offerte.

Een offerte is nog maar het begin. Wanneer alle partijen eenmaal akkoord zijn over de offerte, willen ze meestal niet alleen de bestelling afronden, maar ook algemene bepalingen in kaart brengen voor een samenwerking op de lange termijn, zoals over de facturering en betalingen.

Als je salesoffertes gaat versturen, moet je stevig in je schoenen staan. Sales-teams sturen namelijk een groot aantal offertes, maar slechts een derde resulteert in een aankoop. Gelukkig kunnen we met technologie het hele proces van offerte naar betaling stroomlijnen.

Wat is CPQ-software?

Software voor configuratie, prijs en offerte (veelal gewoon CPQ-software genoemd) ondersteunt salesteams de juiste combinaties van producten te verkopen, prijzen en kortingen te beheren en automatisch offertes te verzenden ter goedkeuring.

• Configuratie: CPQ begeleidt verkopers bij het combineren van producten en diensten op basis van de specifieke klantbehoeften en raadt indien nodig aanvullende producten aan.

• Prijs: CPQ vereenvoudigt het beheer van prijzen en kortingen op basis van vooraf ingestelde regels en goedkeuringen.

• Offerte: CPQ kan automatisch eenvoudige offertes opstellen en verzenden naar potentiële klanten. Bovendien kun je het integreren met eSignature-software voor digitale goedkeuring en ondertekening van contracten.

CPQ wordt vaak gecombineerd met een CRM-oplossing om de gegevens van potentiële en daadwerkelijke klanten te koppelen. De voorraad, prijs en andere relevante informatie worden uit het ERP-systeem gehaald. Vervolgens worden tools voor bestellingsbeheer en facturering gebruikt om de deal te sluiten, betalingen te innen en de voorraad bij te werken. CPQ wordt ook vaak geïntegreerd met een CLM-systeem (Contract Lifecycle Management) voor het automatiseren van geavanceerde contractopstelling, inhoudelijke afstemming en workflows gedurende het volledige proces.

Bedrijven met ingewikkelde, op maat gemaakte offertes profiteren het meest van CPQ-software, aangezien die offertes gebaseerd zijn op abonnementstructuren, bundels, producten/diensten van partners of complexe prijsmodellen of in grote hoeveelheden moeten worden opgesteld. Soms omvat het salesproces een waslijst aan bepalingen inzake de betaling, levering en installatie of andere aanvullende diensten van externe zakenpartners. Zonder de automatisering en ondersteuning van een CPQ-oplossing kan een organisatie te maken krijgen met fouten in offertes, moeilijk goedkeuringen verkrijgen of worden blootgesteld aan juridische en nalevingsrisico's, wat roet in het eten kan gooien voor organisaties die willen opschalen. CPQ-software vereenvoudigt deze processen aan de hand van stapsgewijze productaanbevelingen, configuraties op basis van regels, een snelle opstelling van offertes en regels voor prijsmodellen en kortingen.

Wanneer een offerte eenmaal klaar is, moet het contract worden opgesteld. Hoewel veel CPQ-toepassingen de mogelijkheid bieden om eenvoudige documenten te maken voor voorstellen en offertes, zijn deze systemen niet opgewassen tegen de complexiteit van het contractproces. Dit kan leiden tot vertragingen precies op het moment dat een deal gesloten moet worden. We noemen deze onderbreking in het QTC-proces de 'contractkloof'. In de volgende blog ontdekken we hoe we die kloof kunnen overbruggen.

Bekijk voor meer informatie onze Docusign Agreement Cloud voor Sales, waarmee salesteams de afhandeling van overeenkomsten volledig kunnen automatiseren – van het opstellen en ondertekenen van op maat gemaakte contracten tot zakelijke workflows en documentanalyse.