HR-formulieren – personeelsformulieren voor medewerkers op afstand

Gedurende de huidige COVID-19-crisis zijn veel bedrijven overgestapt op werken op afstand. HR-afdelingen zijn dus op zoek naar digitale HR-oplossingen zodat personeelsformulieren op afstand gegenereerd, verzonden en ondertekend kunnen worden. Nu is het belangrijker dan ooit om een vervanging te vinden voor de papieren en handmatige processen voor bijvoorbeeld onboarding van nieuw personeel, exitformulieren en andere HR-formulieren voor personeel zoals de goedkeuring van nieuwe thuiswerkpraktijken.

Digitale HR-formulieren maken

Met digitale hulpmiddelen kan de HR-afdeling interne processen zoals loonadministratie, sollicitatieworkflows en onboarding automatiseren. Een manier om dit proces te stroomlijnen en je HR-afdeling behoorlijk wat tijd te besparen, is door gebruik te maken van vooraf opgestelde, digitale HR-sjablonen. Uit een recent onderzoek door Forrester blijkt dat 62% van de HR-afdelingen maandelijks meer dan 500 overeenkomsten verwerkt. Deze overeenkomsten kunnen betrekking hebben op de volledige medewerkerservaring: van het wervings- en sollicitatieproces en de onboarding van nieuw personeel tot ingewikkelde loon- en uitkeringsadministratie. Door handmatige processen te vervangen door digitale formulieren, sjablonen en geautomatiseerde processen, kan de drukke HR-afdeling enorm veel tijd besparen. En met Docusign eSignature kun je HR-formulieren sneller afhandelen door vooraf ingestelde sjablonen te gebruiken voor de meestgebruikte HR-formulieren.

eSignature gebruiken voor een vereenvoudigde afhandeling van formulieren in HR

Wanneer je aan de slag gaat met elektronische handtekeningen, kies dan een provider zoals Docusign eSignature die je voorziet van vooraf ingestelde sjablonen. Zo kun je de personeelsgegevens nog sneller en eenvoudiger op afstand verwerken. Je kunt instellen wie welk document moet ondertekenen en in welke volgorde. Met maar een paar kliks stuur je een HR-formulier naar alle betrokken medewerkers. Hieronder volgen zeven eenvoudige stappen om HR-formulieren te verzenden met Docusign eSignature.

1. Ga naar de sjablonenpagina, klik op 'New' en vervolgens op 'Create Template'.

2. Je kunt een HR-formulier scannen en uploaden naar Docusign eSignature om er een sjabloon van te maken.

3. Voeg de ontvanger toe die het formulier moet ondertekenen. Je kunt ook een 'bulk list' importeren als je het document naar meerdere mensen moet sturen.

4. Moeten de ontvangers hun identiteit verifiëren? Voeg dan een toepasselijke verificatiemethode toe.

5. Voeg gedetailleerde instructies toe aan het formulier of stuur bepaalde ontvangers een privébericht.

6. Vink de velden aan op het formulier dat de ontvanger moet voltooien. Je kunt in dit geval het beste aangeven welke velden 'verplicht' zijn en welke slechts 'optioneel' zijn. Dit bespaart je tijd omdat je dan niet achter incomplete formulieren aan hoeft te gaan.

7. Verzend ten slotte het formulier naar de betrokkenen.

Lees ook onze blog voor het maken van documentsjablonen voor meer tips.

HR-formulieren en sjablonen met Docusign

Docusign biedt sjablonen voor de meestgebruikte HR-formulieren. Zo kun je allerlei processen automatisch afhandelen. Wanneer je bent ingelogd op je Docusign-account, kun je deze sjablonen bekijken en downloaden. Gebruikers met een Docusign-proefaccount en bestaande Docusign- en Docusign CLM-klanten hebben toegang tot de sjabloonbibliotheek. Hier volgen enkele voorbeelden van sjablonen die vaak worden gebruikt door HR-teams:

• Baanaanbiedingen, NDA's en toestemmingsformulieren voor referentiecontroles voor sollicitanten – zo zorg je ervoor dat je toekomstige sollicitanten de NDA's op afstand kunnen ondertekenen en automatisch een baanaanbieding ontvangen. Met deze sjablonen zorg je ervoor dat het onboardingsproces van nieuw personeel vlot verloopt en garandeer je een betere medewerkerservaring.

• Personeelswijzigingsformulier – in de huidige situatie moet je personeel zich kunnen aanpassen aan een nieuwe mate van flexibiliteit. Het is daarom goed om een gemakkelijk toegankelijk wijzigingsformulier te hebben, waarmee je aanvragen voor andere werkuren kan beheren of de werkzaamheden van een bepaalde functie kan wijzigen.

• Vakantieaanvragen– er zijn verschillende sjablonen voor het aanvragen van verlofdagen voor vakanties of andere redenen.

• Ontvangstbevestiging van het nieuwe handboek – je hebt ook toegang tot formulieren waarmee je moeiteloos kan bijhouden wie akkoord is gegaan met de nieuwste versie van het handboek, bijvoorbeeld een bijgewerkte versie met richtlijnen voor thuiswerken.

• Offboardingsformulier voor medewerkers – het is goed om te garanderen dat de offboardingservaring gestroomlijnd is voor alle betrokkenen. Met het offboardingsaanvraagformulier voor medewerkers is het voor managers makkelijker om een tijdelijke of permanente offboarding van medewerkers aan te vragen.

Maar er zijn nog allerlei andere soorten sjablonen, zoals declaratieformulieren voor reiskosten of andere onkosten, beleidsformulieren voor sociale media, verkoop- en variabele vergoedingsregelingen en nog veel meer. Door deze HR-processen te digitaliseren, voorkom je het enorm tijdrovende proces van de formulieren handmatig invullen, uitprinten en mailen. Omdat er nu veel medewerkers thuiswerken, is het veel sneller en makkelijker als dit proces digitaal wordt afgehandeld.

Kom meer te weten over papierloos werken en hoe de Docusign Agreement Cloud HR-afdelingen kan ondersteunen in hun digitale transformatie.