Hoe kan ik een pdf elektronisch ondertekenen?

In een snel digitaliserende wereld kan het ondertekenen van documenten niet achterblijven. Ben je het zat om pdf’s uit te printen, er een fysieke handtekening op te zetten en ze weer in te scannen voordat ze op de mail kunnen? Dan zijn er gelukkig manieren om een pdf elektronisch te ondertekenen.

Wacht even, wat is het verschil tussen elektronisch en digitaal ondertekenen?

Oké, laten we inderdaad bij het begin beginnen. Digitaal ondertekenen is een vorm van elektronisch ondertekenen. Een digitale handtekening zetten, wil zeggen dat je een scan of foto van je handtekening zet op een document. Vaak wordt van zo’n document een pdf-bestand gemaakt. Door het ondertekenen digitaal af te handelen, bespaar je veel tijd. Let wel: deze methode is niet altijd rechtsgeldig. In een andere blog vertellen we je meer over gekwalificeerd elektronisch ondertekenen, waarbij dat wél is. Zo’n handtekening is net zo rechtsgeldig als een zogeheten ‘natte-inkt-handtekening’. Verder is de gang grotendeels hetzelfde. De volgende informatie is dus zowel van toepassing op elektronisch als digitaal ondertekenen van pdf’s.

Hoe onderteken ik een pdf?

Docusign biedt hiervoor een oplossing. Als je het document in pdf hebt, kun je dat uploaden naar de cloudapplicatie. Daar moet je aanvinken of alleen jij moet tekenen, of dat ook anderen hun elektronische krabbel moeten zetten. Over die laatste situatie vertellen we meer bij de volgende vraag. Vervolgens kun je het document elektronisch ondertekenen door één klik met de muis. Dit scheelt niet alleen veel tijd, maar is ook nog eens veilig.

Hoe verstuur ik te ondertekenen documenten in pdf?

Die pdf’s kunnen natuurlijk mee als bijlage in de e-mail. Dat is echter niet de handigste manier, omdat er zo vaak meerdere versies van hetzelfde bestand ontstaan: eentje zonder handtekening, eentje met één handtekening, eentje met alle handtekeningen, enzovoort. In de speciale cloudsoftware voor elektronisch ondertekenen van Docusign kun je aangeven dat meerdere mensen de pdf moeten ondertekenen.  Het programma zorgt er dan voor dat je document klaarstaat om verzonden te worden. Vervolgens kun je de link bijvoorbeeld naar je leverancier, klant of medewerker sturen. Diegene kan dan het contract eerst inkijken als er nog onderhandeld moet worden of er vragen zijn. Is dat allemaal opgelost, of is het contract gelijk al in orde? Mooi! Dan kan diegene tekenen.

Hoe ontvang en onderteken ik een pdf?

Je krijgt een link toegestuurd met het document in kwestie. Heb je het document elektronisch ondertekend? Dan krijgt de verstuurder automatisch een seintje en kan hij/zij het document eveneens tekenen. Dat scheelt veel mails heen en weer. Om een handtekening te zetten, heb je niet eens een account nodig bij Docusign; zelfs niet de gratis versie. Maar misschien word je wel zo enthousiast over het gemak dat je besluit om je eigen contractafhandeling te digitaliseren. Daarmee bespaar je nog veel meer tijd.

Staan mijn documenten dan verdeeld over allerlei apparaten?

Wel als je je pdf’s stug blijft printen en scannen. Zijn er meerdere versies besproken voordat er getekend kan worden? Dan krijg je normaliter nóg meer bestanden. De elektronische handtekening van Docusign werkt echter via de cloud. Daardoor werkt iedereen steeds in hetzelfde bestand. Tegelijkertijd worden relevante gegevens bewaard, zoals eerdere versies en wanneer er ondertekend is. Zo schep je duidelijkheid voor iedereen. Bovendien geef je zo alleen de juiste personen toegang tot de overeenkomst. Dat is ideaal wanneer er vertrouwelijke informatie in je overeenkomsten staat. Docusign is marktleider op het gebied van de elektronische handtekening, dus je documenten zijn bij ons in goede handen.