Het probleem van papier in een digitale wereld

Bedrijven die voor papierloos werken kiezen en digitale werkprocessen implementeren, plukken daar de vruchten van. Denk bijvoorbeeld aan de tijdwinst door snellere doorlooptijden, een betere klantervaring en aanzienlijke kostenbesparingen. Veel advocatenkantoren en juridische afdelingen hebben na de uitbraak van de pandemie de overstap naar digitale processen versneld, maar ondanks deze overgang blijven hier en daar knelpunten bestaan. Papieren-, handmatige- en repetitieve processen vertragen vaak nog de workflow, wat leidt tot vermindering van productiviteit, prestaties, klant- en werknemerstevredenheid, compliance en uiteindelijk inkomsten.

De COVID-19 pandemie heeft teams gedwongen papieren- en handmatige processen te vervangen door end-to-end gedigitaliseerde workflows. Dit artikel gaat in op enkele problemen die een papier-afhankelijke workflow veroorzaakt en hoe advocatenkantoren en juridische afdelingen deze vandaag de dag proberen op te lossen. 

De problemen van papier   

Uit een wereldwijd onderzoek onder 605 process executives - genaamd The 2019 State of Systems of Agreement dat in opdracht van Docusign is uitgevoerd door Forrester Consulting - bleek dat veel organisaties nog steeds door handmatige processen gegevens van papier naar een beheersysteem, website of excel-spreadsheet overzetten. Daarnaast werd door dit onderzoek duidelijk dat in 2019 tweederde van de afdelingen in grote bedrijven minstens 500 overeenkomsten per maand verwerkten, waarvan 84% handmatige werd gegenereerd en 64% van die overeenkomsten door de juridische afdeling moest worden goedgekeurd. Ook werd duidelijk dat analoge processen een aanzienlijke invloed hadden op de algemene bedrijfsprestaties. 46% van de juridische teams zei dat handmatige processen de start van projecten vertraagden en 45% zei dat ze voor een slechte klantervaring zorgden.

Deze "papieren workflows" zouden jaarlijks kunnen zorgen voor, zelfs als het maar vijf minuten zou duren, een volledige verspilde werkweek voor één teamlid. Bovendien bleek 49% van de organisaties niet in staat hun overeenkomsten gemakkelijk terug te vinden en te beheren, laat staan ervoor te zorgen dat ze veilig werden behandeld en werden uitgevoerd in overeenstemming met wettelijke verplichtingen.

In het Forrester State of Systems of Agreement Survey in 2020, dat eveneens in opdracht van Docusign werd uitgevoerd, kwam naar voren dat handmatige processen ook in 2020 een plek hadden binnen bedrijven. 32% van de besluitvormers antwoordde dat handmatige processen voor inefficiëntie zorgden en 54% van de respondenten zei dat ze dubbel werk doen door gegevens van handmatige overeenkomsten opnieuw in hun beheersysteem in te voeren.

Maar in de digitale wereld van vandaag zijn er ook andere problemen die door papieren processen worden veroorzaakt. Doordat papier nog steeds vereist dat het wordt afgedrukt en per post wordt verstuurd, zorgen handmatige processen voor extra kosten. Archiefkasten zijn niet op afstand toegankelijk en het kan daarom voor veel werknemers een uitdaging zijn documenten te vinden die zij voor hun werk nodig hebben.

Gelukkig zijn op papier-gebaseerde processen niet langer nodig. Organisaties kunnen van handmatige taken afscheid nemen door workflows te automatiseren en processen te stroomlijnen om repetitief werk te voorkomen. 

Zoals we hierboven al lieten zien is de handmatige verwerking van overeenkomsten traag. Hierdoor zijn deze bedrijven in het nadeel ten opzichte van concurrenten die reeds op digitale tools zijn overgestapt. Automatiseren kan de productiviteit en de prestaties van juridische afdelingen dus aanzienlijk verbeteren. Naarmate tijdens de pandemie ook de behoefte aan werken op afstand groter is geworden, werd duidelijk dat dit alleen bij bedrijven succesvol kon worden geïmplementeerd als zij bereid waren afstand te doen van ouderwetse papieren- en handmatige processen waaraan ze gewend waren. Ze moesten de weg vrijmaken voor een duurzame, schaalbare digitale transformatie.

Cloudtechnologie en digitale tools implementeren

Voor advocaten en juridische medewerkers is een cloud-gebaseerde opslag van documenten een essentieel onderdeel geworden van hun workflow - het stelt ze in staat om veilig toegang te krijgen tot bestanden als ze op afstand samenwerken. Door tijdens de pandemie documenten te digitaliseren en processen naar de cloud te verplaatsen, hebben bedrijven een kans om een deel van deze werklast te verlichten. Veel juridische teams hebben gebruikgemaakt van customer lifecycle management tools die kunnen helpen bij het automatiseren van bepaalde soorten juridische contracten met een hoog volume en een lage complexiteit, zoals geheimhoudingsovereenkomsten. En deze omschakeling is belangrijk, want een onderzoek van Thomson Reuters stelt dat werken op afstand een blijvertje is voor de advocatuur - uit hun onderzoek blijkt namelijk dat 9 van de 10 advocaten niet full-time naar kantoor willen terugkeren.

In de Forrester Consulting State of Sytems of Agreement Survey 2021, uitgevoerd in opdracht van Docusign, zegt 96% van de besluitvormers dat ze de nieuwe technologie die tijdens de pandemie is geïmplementeerd, zullen blijven gebruiken.

Docusign heeft ook opdracht gegeven voor een onderzoek onder meer dan 800 juridische professionals wereldwijd, waarbij de nadruk lag op hun contracteringsverantwoordelijkheden en de tools die ze gebruiken om hun werk te beheren. Uit dit onderzoek genaamd Docusign Digital Trends for Legal Teams blijkt dat de respondenten technologie gebruiken om fouten te verminderen (53%), tijd te besparen (51%), taken te automatiseren (41%) en de samenwerking te verbeteren (45%). 43% van de respondenten gaf aan dat de digitalisering van juridische workflows een van de belangrijkste trends is die van invloed is op de juridische functie, en 37% gaf aan dat het ondersteunen van een "work from anywhere" juridische afdeling belangrijk is. Enkele van de belangrijkste problemen die juridische respondenten ondervonden, waren 1) een gebrek aan inzicht in waar een contract zich in het ondertekeningsproces bevindt (53%), 2) een te groot aantal onderdelen van het proces die handmatig zijn (54%) en 3) een gebrek aan gemakkelijke toegang tot opgeslagen contracten (41%).

Juridische afdelingen gebruiken nu al de volgende soorten hulpmiddelen om het papier-probleem op te lossen:

• CLM - 30% zegt al CLM-software te hebben geïmplementeerd en 62% van de respondenten denkt dat deze software in de komende vijf jaar van cruciaal belang zal zijn voor succes binnen hun functie

• Elektronische handtekening - 31% heeft software voor elektronische handtekeningen geïmplementeerd en 78% denkt dat dit in de komende vijf jaar van cruciaal belang zal zijn voor succes binnen hun functie.

• CRM - 48% heeft CRM-software geïmplementeerd en 67% denkt dat dit in de komende vijf jaar van cruciaal belang zal zijn voor succes.

Het aantal mensen dat op afstand werkt, zal waarschijnlijk nog enige tijd hoog blijven. Ook juridische afdelingen ondergaan een digitale transformatie waardoor nieuwe workflows worden geadopteerd die het papier probleem oplossen.

Ontdek meer over wat de Docusign Agreement Cloud voor Legal voor jouw organisatie kan betekenen.