Elektronische handtekeningen: wat je moet weten

Elektronische handtekeningen worden steeds vaker toegepast om documenten zoals contracten of ontvangstbewijzen snel te ondertekenen. E-handtekeningen zijn voor bedrijven een prima optie om handtekeningen op een veilige manier te verzamelen, terwijl meer geavanceerde technologie voor e-handtekeningen bovendien bescherming biedt tegen fraude. Maar misschien ben je nog helemaal niet bekend met alle andere voordelen die elektronische handtekeningen met zich meebrengen en welke best practices daarbij worden gehanteerd.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening wordt gebruikt om documenten te ondertekenen die online worden verstuurd. Het met pen ondertekenen van papieren documenten behoort hiermee tot het verleden. Elektronisch ondertekenen kan worden gebruikt voor juridische documenten, contractafspraken, facturen, financieringsdocumenten en meer. Het is veelal een digitale versie van de handtekening van een natuurlijk persoon.

Een elektronische handtekening bewijst dat de ondertekenaar de inhoud van het document aanvaardt of ermee instemt en is juridisch bindend.

Voordelen

Elektronische handtekeningen zijn handig, efficiënt en kostenbesparend. Ze verminderen niet alleen de hoeveelheid papier die je nodig hebt, maar versnellen ook je workflows. Doordat informatie vooraf op formulieren kan worden ingevuld, worden er bovendien minder fouten gemaakt. Documenten die elektronisch moeten worden ondertekend, kunnen worden versleuteld. Dat is veiliger dan wanneer ze via de post worden verstuurd en elektronisch worden bewaard.

Daarnaast maken e-handtekeningen het gemakkelijker om met klanten over de hele wereld zaken te doen. Hierdoor worden de workflows verbeterd en is een grootschaligere toepassing geen probleem wanneer het aantal documenten toeneemt. Oplossingen voor elektronische handtekeningen kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd in de bestaande systemen van bedrijven.

Documenten die een e-handtekening vereisen, kunnen overal ter wereld digitaal worden verzonden. Zo kan een proces dat voorheen dagen of zelfs weken in beslag nam aanzienlijk worden versneld.

Elektronische handtekeningen bieden ook een audit trail, wat handig is met het oog op de naleving. Veel aanbieders van e-handtekeningen maken gebruik van een dashboard, dat inzicht geeft in welke documenten nog moeten worden ondertekend en door wie. Op basis van die informatie kunt u ondertekenaars een herinnering sturen om de vaart in het proces te houden. Een ander voordeel van oplossingen voor elektronische handtekeningen is de volledige toegang tot openstaande en afgeronde documenten online.

Best practices 

Als je bedrijf gebruikmaakt van elektronische handtekeningen, en vooral als het daar net mee begonnen is, dan loont het zich om zowel medewerkers als klanten korte instructies te geven om te zorgen dat zij begrijpen hoe het proces werkt en wat hun aandeel daarin is.

Het is misschien het beste om een oplossing voor elektronische handtekeningen eerst uit te proberen voordat je deze aanschaft. Zo ben je er zeker van dat deze geschikt is voor jouw bedrijf en gemakkelijk kan worden geïntegreerd met de andere systemen die je gebruikt. Zorg dat je oplossing voor elektronische handtekeningen in elk geval voldoet aan de lokale en branchenormen voor e-handtekeningen.

Gebruiksscenario's 

Twiddy and Company Realtors heeft Docusign eSignature geïntegreerd in zijn bestaande reserveringssoftware. Het bedrijf profiteert nu van volledige inzichtelijkheid in het ondertekenproces. Ook contractverlengingen worden met Docusign eSignature afgehandeld om tijd te besparen, kosten te verminderen en papierverbruik te beperken.

Laura Carver, Chief Technology Officer van Twiddy and Company, zegt: "Met Docusign krijgen we de verhuurcontracten voor onze vakantiehuisjes sneller ondertekend. Dit maakt alles een stuk gemakkelijker, voor zowel klanten als medewerkers."

Samenvatting

Het implementeren van elektronische handtekeningen in workflows kent de nodige voordelen. Bedrijven in verschillende branches plukken nu al de vruchten van de overstap naar elektronische ondertekening. Als je de best practices volgt, profiteren jij en je bedrijf optimaal van dit soort oplossingen.