Een slimme blauwdruk voor het vernieuwen van inkoopcontracten

In 2020 was het voor veel inkoopteams over de hele wereld erop of eronder. Vooral de contractworkflows werden op de proef gesteld en de tekortkomingen werden al snel duidelijk. Bij sommige organisaties kunnen deze gebreken ervoor zorgen dat de inkoopprocessen stil komen te liggen, terwijl andere organisaties er zelfs al aan onderdoor zijn gegaan.

Naarmate je medewerkers proberen de inkoopworkflows op de rails te krijgen, moet je een aantal belangrijke vragen beantwoorden: Waar loopt het in de soep en hoe los je het op? Hoe moeten nieuwe overeenkomsten worden aangepast om te voldoen aan nieuwe behoeften? Hoe ziet het inkoopcontractproces van de toekomst eruit en hoe breng je dat in de praktijk? 

Na de perikelen van 2020 ligt de kans nu voor het grijpen om overeenkomsten klantvriendelijker te maken. En er bestaan talloze tools om je inkoopafdeling daarbij te helpen. Het enige dat je nodig hebt, is een plan en de juiste toolkit om (a) te bepalen waar je overeenkomsten voorheen tekortschoten en (b) contracten te corrigeren voordat je ze ondertekent. Het beste is om lessen uit het verleden te trekken en dit te combineren met een gedegen toekomstvisie. Gelukkig helpt Docusign Agreement Cloud je met een combinatie van praktische technologieën en een vooruitstrevende strategie.

Gebrekkige inkoopcontracten corrigeren

Om contracten te kunnen corrigeren, moet je eerst in kaart brengen hoe het er op de inkoopafdeling aan toe gaat. Bekijk wat er het afgelopen jaar is gebeurd en bepaal of je contracten hebben standgehouden nu je interne en externe werkzaamheden zijn veranderd. Er heeft zich vast een aantal onverwachte scenario's voorgedaan waarmee in de bepalingen van je bestaande overeenkomsten geen rekening is gehouden. Daarnaast boden je plannen voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel waarschijnlijk onvoldoende antwoord op de realiteit.

Met name leverancierscontracten kunnen bij onverwachte omstandigheden problemen opleveren. In scenario's voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel krijgen externe teams te maken met veranderingen in hun eigen organisatie, waardoor ze niet altijd de beloofde diensten kunnen leveren. Bovendien kunnen interne behoeften drastisch veranderen. Als er dan bijvoorbeeld meer gebruik wordt gemaakt van een dienst, kunnen de kosten onverwachts stijgen. Inkoopteams moeten samenwerken met interne en externe partijen, die met nieuwe uitdagingen te maken krijgen.

Neem als voorbeeld een Nederlands bedrijf, waarbij normaal gesproken slechts een klein percentage van de medewerkers thuiswerkt en daarbij via een VPN verbinding maakt. Toen het in 2020 misging, ging het grootste gedeelte van het personeel conform het continuïteitsplan van het bedrijf thuiswerken en dus die VPN-verbinding gebruiken. Helaas hadden meer klanten van de VPN-dienstverlener hetzelfde idee, waardoor uiteindelijk het hele netwerk crashte. Het duurde enkele uren voordat het netwerk weer bereikbaar was. Dit had voorkomen kunnen worden als het inkoopteam met meer dienstverleners had samengewerkt, zodat er bij een plotselinge wereldwijde piek de belasting beter verdeeld kon worden. Een grondiger leveranciersonderzoek en duidelijkere formuleringen voor wat er bij overmacht moet worden gedaan, had het bedrijf geholpen om beter om te gaan met een toename in het aantal thuiswerkers.

Voor de inkoopteams die de chaos van 2020 hebben overleefd is de boodschap duidelijk: het is van essentieel belang om samen te werken met de juridische afdeling en clausules duidelijk te formuleren om onverwachte gebeurtenissen het hoofd te kunnen bieden. Hoewel op die clausules bij de meeste contracten meestal geen beroep wordt gedaan, zijn ze toch belangrijk. Bovendien kun je ze gemakkelijk rechttrekken met de juiste technologie.

Sinds ze hun workflows voor inkoopcontracten in kaart hebben gebracht, maken veel inkoopteams meer gebruik van elektronische handtekeningen. Hiermee kun je namelijk gemakkelijk de problemen oplossen die worden veroorzaakt door onsamenhangende contractworkflows. In een eigen onderzoek van Docusign in 2020 geven bijna alle organisaties aan dat elektronische handtekeningen steeds belangrijker worden. Maar liefst 43% van de bedrijven zag een toename van 75% in het aantal documenten dat elektronisch moest worden ondertekend. eSignature heeft al talloze organisaties over de hele wereld geholpen bij de digitale transformatie en Docusign biedt ook jouw team de tools die nodig zijn om de volgende stap te zetten. 

Slimme oplossingen voor moderne contractproblemen

Voor veel teams is het nu vooral belangrijk om een overzicht te krijgen van bestaande overeenkomsten en de bepalingen voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel in afgehandelde documenten in kaart te brengen. Het is ook belangrijk dat er goed wordt over nagedacht over deze bepalingen bij overeenkomsten waar nog over wordt onderhandeld. Op dit gebied moeten inkoopteams goed samenwerken met de juridische en IT-afdelingen om tools en processen te vinden waarmee ze inzicht krijgen in de behoeften van het bedrijf en de leveranciers tijdens calamiteiten. Een belangrijke les die we van 2020 hebben geleerd, is dat we moeten voorbereid zijn op onverwachte situaties. Daarom moeten inkoopteams hun contractbepalingen uitbreiden en goed formuleren voor een optimaal resultaat.

Het is vooral belangrijk om je pijlen te richten op leveranciers van technologie of gegevensverwerkingsoplossingen. Bedrijven draaien immers op gegevens en als ze daar geen toegang tot krijgen, zal de wal het schip keren. Inkoopteams moeten bepalen wat alle mogelijke manieren zijn waarop de technologische systemen van het bedrijf gebruikt kunnen worden en de contractbepalingen zo formuleren dat er rekening wordt gehouden met alle mogelijke scenario's. In dit stadium is het belangrijk vast te stellen waar het in 2020 misging in de afhandeling van contracten, zodat je in de toekomst een optimale flexibiliteit kunt waarborgen. Bedrijven die flexibel kunnen opereren, zullen tijdens een crisis de schade door externe factoren kunnen beperken.

In plaats van handmatig bestaande overeenkomsten door te spitten om de verantwoordelijkheden tijdens een crisis op een rij te zetten, gebruiken Docusign-klanten Insight om de AI het zware werk te laten doen. Insight verzamelt automatisch al je documenten uit verschillende bronnen en creëert daarmee een enorme gedeelde bibliotheek. Daarna doorzoekt de AI die documenten om blinde vlekken, risico's en kansen in kaart te brengen aan de hand van een breed scala aan algemene concepten. Combineer dit met een hypermodern contractmanagementsysteem zoals Docusign CLM en je weet zeker dat je inkoopteam alles tot hun beschikking heeft om je organisatie naar de top te brengen.

De toekomst van contractanalyse

Om ook van de toekomstige overeenkomsten een succes te maken, zijn inkoopteams op zoek naar manieren om AI-analyses toe te passen in de afhandeling van overeenkomsten. Daarom heb je een tool nodig die risico's in contractclausules kan herkennen. De risico's verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van het bedrijf, de sector, locatie enz., dus je moet een dergelijke tool wel afstemmen op jouw bedrijf.

Daarna moet de AI geconfigureerd worden om problemen tijdens de inhoudelijke afstemming van contracten aan het licht te brengen. Dat betekent dat juridische medewerkers hun waardevolle tijd niet meer hoeft te besteden aan het controleren van inkoopcontracten. Bovendien kunnen inkoopmedewerkers zo contracten analyseren, zodat ze een duidelijk beeld krijgen van de bepalingen (inclusief kansen en risico's) voordat het contract wordt ondertekend. Dit is ongetwijfeld de gemakkelijkste manier om ongunstige bepalingen te vermijden tijdens de inhoudelijke afstemming van een overeenkomst.

In de toekomst moeten inkoopteams de mogelijkheid hebben om zelf aan de onderhandelingstafel plaats te nemen, en met procesgebaseerde en uitgebreide contractgegevens de inhoudelijke afstemming te verbeteren. Met een AI-analysetool kunnen inkoopteams weloverwogen, gegevensgestuurde beslissingen maken tijdens het opstellen en inhoudelijk afstemmen van een contract. Naarmate deze teams vertrouwd raken met deze technologie, zullen ze er doelgerichter mee kunnen omgaan en er meer van profiteren.

Docusign Analyzer helpt inkoopteams met een nauwkeurige analyse van inkomende contracten. Deze krachtige tool gebruikt AI om de overeenkomsten te ontleden op basis van een groot aantal juridische concepten en risicogebieden in kaart te brengen. Analyzer gebruikt dezelfde AI-analyses om te bekijken of er contractinhoud ontbreekt of tot problemen kan leiden. Daarna kunnen zelfs nieuwe formuleringen worden voorgesteld om het risico te beperken of voorkomen tijdens het opstellen en inhoudelijk afstemmen in Word. Net zoals de spellingscontrole typfouten voorkomt door verkeerd gespelde woorden rechtstreeks in Word te markeren, voorkomt Analyzer risico's in contracten door aan te geven als belangrijke clausules ontbreken of verkeerd zijn geformuleerd, rechtstreeks in Word. Wij denken dat risicoanalysesoftware zoals Analyzer in de nabije toekomst net zo normaal en essentieel als spellingscontrole zal worden.

Ondanks alle onverwachte tegenslagen van 2020 worden er nog steeds contracten verlengd. Naarmate inkoopteams deze nieuwe overeenkomsten inhoudelijk afstemmen, is het belangrijk dat ze bij het vergelijken van leveranciers goed kijken naar de bepalingen met betrekking tot bedrijfscontinuïteit en noodherstel. En om deze bepalingen goed te kunnen begrijpen, hebben inkoopteams een tool nodig waarmee ze de risico's van externe contracten kunnen vaststellen. Willen ze bovendien aan de onderhandelingstafel goed voor de dag komen, moeten ze ook optimaal profiteren van uitgebreide databases.  

En met Docusign Agreement Cloud krijgt je inkoopteam alle tools die het nodig heeft om de contractworkflows te moderniseren.