Drie redenen om papierloos te gaan werken

Heb jij de voordelen van een papierloos kantoor al ontdekt? Veel organisaties hebben kasten vol papieren documenten die ze eenvoudig zouden kunnen digitaliseren. Door dat te doen, zouden ze niet alleen ruimte en kosten besparen, maar klanten ook een betere ervaring bieden. Waarom zou een papierloos kantoor hoog op jouw prioriteitenlijst moeten staan?  We geven je drie belangrijke redenen om papierloos te gaan werken:

1. Papier kost je kantoorruimte

Bedrijven die veel papier bewaren, hebben veel ruimte nodig. En dan heb je ook nog voorraden en accessoires nodig, zoals pakken papier, nietapparaten, perforators, versnipperaars enzovoort. Volgens een onderzoek naar de totale kantoorkosten van bedrijven in 2020 bedragen de gemiddelde kosten per werkplek bij bedrijven ongeveer € 15.000 per jaar. Vanuit financieel oogpunt is het dus weinig zinvol om kantoorruimte te gebruiken als opslagplaats voor documenten die eenvoudig kunnen worden gedigitaliseerd. Bovendien moeten medewerkers die vanuit huis werken ook gemakkelijk bij hun documenten kunnen, en dat is onmogelijk wanneer papieren documenten in archiefkasten worden bewaard. 

De oplossing: creëer een papierloos kantoor

Door nieuwe documenten digitaal aan te maken en op te slaan, kan het aantal benodigde vierkante meters kantoorruimte voor papierwerk en archivering drastisch worden verminderd. Ook kun je fors besparen op de print- en portokosten. De mogelijkheid om overeenkomsten digitaal te bewaren en ondertekenen is een slimmere en praktischere oplossing, zeker wanneer klanten en medewerkers zich vaak niet op dezelfde fysieke locatie bevinden. 

2. Papier kost je geld

Stapels papier en archiefkasten nemen niet alleen kostbare kantoorruimte in beslag. Het printen en verzenden van papieren documenten kost organisaties ook geld. Papierafhankelijke processen kunnen bovendien hun weerslag hebben op de werkdruk en productiviteit van medewerkers. Uit statistieken blijkt dat organisaties elk jaar nog steeds tonnen papier verspillen. Daarnaast kost het medewerkers tijd om de juiste documenten terug te vinden, te archiveren en op te sturen. Uit een enquête van McKinsey bleek dat medewerkers gemiddeld ongeveer 19% van hun werktijd besteden aan het zoeken en verzamelen van informatie die ze nodig hebben in hun functie.  In de enquête State of Systems of Agreement, die door Forrester werd uitgevoerd in opdracht van Docusign, geeft 51% van de respondenten aan onvoldoende zicht te hebben op de locatie en status van ondertekende documenten. 32% van de respondenten zegt dat handmatige, papierafhankelijke processen leiden tot stukgelopen deals en een lager voltooiingspercentage voor contracten. 

De oplossing: neem afscheid van papier

Papierloos werken kan de kosten drukken en middelen vrijmaken om zowel klanten als medewerkers een betere ervaring te bieden. Uit onderzoek door Capgemini Consulting is gebleken dat digitale leiders 26% winstgevender zijn dan hun concurrenten in de branche. Uit onderzoek van Forrester TEI blijkt dat de invoering van Docusign eSignature de doorlooptijd van papieren overeenkomsten kan verkorten van 160 minuten tot 64 minuten per overeenkomst. Op basis van het uitgebreide TEI-model dat Forrester gebruikt, kan de gerealiseerde interne productiviteitsverbetering een totale besparing van maar liefst € 245.000 opleveren.

3. Papier kost je klanten

Klanten verwachten een naadloze ervaring, ongeacht via welk kanaal ze zaken doen met je bedrijf. En ze leggen de lat alsmaar hoger. Salesforce hield een enquête onder meer dan 15.000 consumenten en zakelijke inkopers wereldwijd en vatte de bevindingen hiervan samen in het State of the Connected Customer-rapport. Hun conclusie: 76% van de klanten verwacht consistente interacties, ongeacht met welke afdeling ze te maken hebben, terwijl 88% van de consumenten verwacht dat bedrijven digitaal zakendoen ondersteunen. Dit heeft met name door COVID-19 een hoge vlucht genomen. 91% van de geënquêteerden zegt dat ze na een positieve ervaring eerder geneigd zijn nogmaals een aankoop te doen bij hetzelfde bedrijf, en 71% geeft aan dat hun aankoopbeslissing is gebaseerd op de kwaliteit van de klantervaring. 

Het is daarom van groot belang dat je organisatie aan de verwachtingen van klanten voldoet, en klanten verwachten tegenwoordig nu eenmaal dat ze digitaal zaken kunnen doen. Papier zorgt bovendien voor een aanzienlijke milieubelasting. De productie van papier leidt tot zowel ontbossing als luchtvervuiling. Uit het Nielsen Global Sustainability Report blijkt dat maar liefst 81% van de klanten vindt dat bedrijven hun steentje moeten bijdragen aan een beter milieu.

De oplossing: papierloos werken vergroot de klanttevredenheid

Klanten zijn veel eerder geneigd om zaken te doen, herhaalaankopen te doen en jouw bedrijf aan te bevelen als ze een positieve ervaring met je organisatie hebben. De implementatie van Docusign-producten heeft bijvoorbeeld bij AstraZeneca geleid tot een 16% hogere klanttevredenheid. Hier volgen enkele snelle en eenvoudige stappen om ook jouw bedrijf papierloos te maken.