Drie onmisbare tips over elektronische handtekeningen voor de thuiswerkers

Door Michelle Li, Senior Solutions Consultant

Nog nooit werkten zoveel mensen thuis als nu. Sommige bedrijfsprocessen kon je voorheen alleen op kantoor afhandelen, zoals overeenkomsten ondertekenen. Je moest bijvoorbeeld iets printen en scannen, met pen en papier vastleggen en per post opsturen of persoonlijk overhandigen.

Gelukkig is het ondertekenen van overeenkomsten een van de makkelijkste processen om op afstand te voltooien en met deze tips over elektronische handtekeningen ben je al behoorlijk op weg naar een snellere en veiligere afhandeling van je overeenkomsten.

Tip 1: afdwingbaarheid en traceerbaarheid zijn belangrijke aspecten die je niet uit het oog mag verliezen als je overeenkomsten op afstand afhandelt.

Moet je een overeenkomst op afstand afhandelen? Hoewel een ondertekenaar met sommige tools simpelweg een afbeelding van z'n handtekening in de overeenkomst kan plakken, biedt dat andere betrokkenen geen zekerheid dat deze handtekening ook echt door de juiste ondertekenaar is geplaatst. Dit kan resulteren in problemen voor de partij die de handtekeningen moet verzamelen als de geldigheid van de handtekening en de overeenkomst in het geheel in twijfel wordt getrokken.

Maar met Docusign wordt dat probleem verholpen: Docusign stelt een volledige audittrail van het ondertekenproces samen, inclusief een tijdstempel van wanneer het document werd ondertekend en het IP-adres van de ondertekenaar. Deze gegevens zijn cruciaal om te bepalen wie wanneer het document heeft ondertekend.

Vergeet niet dat enkel een afbeelding van een handtekening op een elektronisch document niet altijd voldoende is en dat er bij sommige gebruiksscenario's dus extra verificatiemethoden vereist zijn om de identificatie van de ondertekenaar te bevestigen. Denk bijvoorbeeld aan ID-verificatie. Leer meer over de identiteitsverificatiediensten die we bieden of neem contact met ons op voor meer informatie.

Met elektronische handtekeningen die onherroepelijk aantonen dat de ondertekenaar akkoord is gegaan, ben je verzekerd van een oplossing die rechtsgeldig is én toelaatbaar is als bewijsstuk bij de rechtbank.

Lees onze blog voor meer informatie over elektronische handtekeningen.

Tip 2: heeft de ondertekenaar de overeenkomst bewerkt? Garandeer dat niemand anders de overeenkomst kan wijzigen.

Het is vaak moeilijk bij te houden of er veranderingen zijn aangebracht die je niet hebt goedgekeurd. Met de technologie van Docusign eSignature bied je de hoogste mate van zekerheid wanneer je een document stuurt. Wanneer een overeenkomst wordt ondertekend met Docusign, wordt de zogenaamde hashfunctie toegepast. Een 'hash' is vergelijkbaar met een vingerafdruk en is dus uniek per persoon. Als het document wordt gewijzigd nadat het is ondertekend, wordt de hash verbroken. In dat geval weet je dus dat iemand het document heeft aangepast.

Tip 3: door beter inzicht in de status van de overeenkomst hoef je minder met de hand te doen en verbeter je de doorlooptijd.

Voor de meeste overeenkomsten heb je meer dan één handtekening nodig en vaak moet één iemand de ondertekening van meerdere documenten beheren. De uitvoeringsfase van een overeenkomst bijhouden en zorgen dat de overeenkomst naar de juiste personen wordt gestuurd kan erg frustrerend en tijdrovend zijn.

Met Docusign zie je direct de status van de overeenkomst. Bovendien ontvang je automatische herinneringen zodat je in de tussentijd je aandacht op iets anders kan vestigen. Daarnaast stuurt Docusign automatisch overeenkomsten naar de juiste personen, zodat je dit niet zelf met de hand moet doen.

Meer weten over hoe je efficiënter zaken kunt doen op afstand? Bekijk dan onze Digital Day webinar opnames.