Docusign benoemd tot een koploper in 2020 Gartner Magic Quadrant voor Contract Lifecycle Management

Docusign eSignature heeft de manier waarop vele organisaties een overeenkomst verwerken, verandert. Maar de levenscyclus van overeenkomsten voor en na het ondertekenen wordt nog steeds vaak handmatig gedaan - waardoor het zaken afhandelen vertraagd en het risico verhoogd wordt, wat frustrerend is voor klanten en werknemers.

Contract lifecycle managementoplossingen adresseren het volledige overeenkomstenproces, automatiseren handmatige taken zoals het genereren van documenten, het in goede banen leiden van complexe workflows en goedkeuringen, en het elimineren van onnodige risico's. Docusign’s contract lifecycle managementoplossing, Docusign CLM, is gepositioneerd als een koploper in het 2020 Gartner Magic Quadrant voor Contract Lifecycle Management.

In het onderzoek heeft Gartner 12 CLM aanbieders geëvalueerd, gebaseerd op 15 criteria waaronder; ‘Offering (Product) Strategy’, ‘Market Responsiveness/Record’, en ‘Customer Experience’. Docusign is het hoogst gepositioneerd op de ‘Ability to Execute’ aslijn. 

Wat is contract lifecycle management ofwel het beheer van de levenscyclus van overeenkomsten?

“De term “contract lifecycle management” verwijst naar de applicaties die gebruikt worden voor het beheren van contracten en overeenkomsten, van initiatie tot doorlopend beheer en eventuele verlenging of beëindiging. CLM-oplossingen beheren alle juridische documenten die verplichtingen bevatten die invloed hebben op een organisatie, zoals gedefinieerd door Gartner.

Contract Lifecycle Management is een proces van gecentraliseerd overeenkomsten beheer en -opslag. Het doel van contract lifecycle management-software is om zowel het proces van het beheren van contracten en overeenkomsten te automatiseren, als het zorgen voor een centrale plek waar alle overeenkomsten opgeslagen en gevonden kunnen worden.

Contracten worden gebruikt door elke afdeling, door organisaties van elke grootte en in elke industrie. Voorbeelden van contracten die beheert kunnen worden met een CLM oplossing zijn: inkooporders (PO), verkoopcontracten, leningsovereenkomst, onroerend goed overeenkomsten, toekenningsbrieven en NDA's.

Er zijn een aantal erkende stadia in de levenscyclus van een contract. Deze kunnen versimpeld worden naar het volgende: contractvoorbereiding, contractonderhandeling, contract ondertekening, contract management, contract vernieuwing, en soms contractbeëindiging.

Door herbruikbare sjablonen, een bibliotheek van voorwaarden, en herhaalbare, consistente voorwaarden te creëren, besparen kopers en leveranciers tijd en verminderen zij de kans op fouten tijdens het contractproces.

Contract management software is ontworpen om: 

• Meer inzicht te geven in uitgaven en verplichtingen

• Tijd te besparen door het gebruik van sjablonen en workflows

• Het risico te verminderen door zicht te geven op mogelijke blootstelling

• Operationele en contractuele naleving van regelgeving te verbeteren

Wat te overwegen als je een CLM-oplossing aan het evalueren bent

In het onderzoek heeft Gartner 12 CLM aanbieders geëvalueerd, gebaseerd op 15 criteria waaronder; ‘Offering (Product) Strategy’, ‘Market Responsiveness/Record’, en ‘Customer Experience’.

Wij geloven dat Docusign CLM is gepositioneerd als een koploper vanwege de klantervaringen en de algemene productfunctionaliteit.

Deze afbeelding is gepubliceerd door Gartners Inc. als onderdeel van een groter onderzoeksdocument en moet worden beoordeeld in de context van het volledige onderzoeksrapport. Het Gartner rapport is op verzoek beschikbaar via Docusign.

Hier zijn enkele kern functionaliteiten van contractmanagement software : 

• Flexibele, configureerbare workflows. Organisaties moeten de mogelijkheid hebben om makkelijk contract workflows te definiëren, uitvoeren en onderhouden - inclusief workflows die andere systemen nodig hebben, zoals elektronische handtekening technologieën of facturering/betalingssystemen. Dit betekent dat er vooraf minder afhankelijkheid is van professionele diensten, er een snellere weg naar waarde is, en mindere kosten van eigendom wanneer contractprocessen veranderen. 

• Documenten genereren. De mogelijkheid om vooraf geconfigureerde sjablonen te maken, die contracten automatisch vullen met data van andere systemen en goedgekeurde taal. 

• Ondersteuning voor samenwerken en onderhandelen. De mogelijkheid om contracten ter beoordeling te verzenden, wijzigingen in meerdere versies bij te houden, en een centrale locatie te bieden waarin je kunt zien wie, wat, wanneer heeft gedaan.

• Clausulebibliotheek. Om de afhankelijkheid van sales op juridische afdeling terug te brengen, bieden de beste CLM-oplossingen de mogelijkheid om een makkelijk beschikbare bibliotheek waar je vooraf-goedgekeurde clausules en fall-back opties kunt opslaan.

• Gecentraliseerde doorzoekbare opslagplaats. Bewaar, label en organiseer alle contracten in een doorzoekbare plek, met toestemming controles.

• CRM integratie. Als je Salesforce of een ander CRM-systeem gebruikt, wil je een CLM oplossing dat makkelijk integreert met je CRM zodat je overeenkomsten gegenereerd kunnen worden met je CRM-data. En wanneer je overeenkomst eenmaal getekend is, kan het direct teruggestuurd worden naar het account in je CRM.

• Beveiliging. Zoek naar een oplossing die voldoet aan SOC 2, HIPAA, TRUSTe, en FedRAMP.  

Heeft mijn organisatie een CLM-oplossing nodig?

In de huidige digitale, on-demand wereld, helpen CLM-oplossingen met het bijhouden van contract complexiteit wanneer een bedrijf groeit, wanneer het contractvolume groeit, wanneer stakeholders veranderen en wanneer meer afdelingen binnen de organisatie zaken gaan doen via contracten. 

Hoe meer contracten en overeenkomsten je bedrijf moet bijhouden, hoe meer je er baat bij hebt om een CLM te hebben. Als je bedrijf groot genoeg is om binnen meerdere afdelingen met contracten te werken, heb je een contractoplossing nodig.

Contract lifecycle managementoplossingen zijn vaak een deel van digitale transformatie initiatieven voor sales, de juridische afdeling, en inkoop teams vanwege het impact dat ze kunnen helpen op efficiëntie en klantervaring. En omdat deze oplossingen papier en inkt verwijderen, helpt het ook met duurzaamheidsinitiatieven. 

Verken Docusign CLM.

Zie hoe Gartner, Docusign CLM heeft gepositioneerd in het rapport. Download het volledige rapport Gartner 2020 Magic Quadrant for Contract Lifecycle Management door Patrick Connaughton, Kaitlynn Sommers, Marko Sillanpaa, Micky Keck , 25 Februari 2020

Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in its research publications, and does not advise technology users to select only those vendors with the highest ratings or other designation. Gartner research publications consist of the opinions of Gartner’s research organization and should not be construed as statements of fact. Gartner disclaims all warranties, expressed or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.

GARTNER is a registered trademark and service mark of Gartner, Inc. and/or its affiliates in the U.S. and internationally, and is used herein with permission. All rights reserved.