Documenten ondertekend krijgen terwijl je thuiswerkt – praktische tips van een executive assistant

Door Charlie Cowan – Strategic Enterprise AE bij Docusign

Het is niet altijd even makkelijk om als executive assistant van een senior executive werkzaam te zijn: je moet verschillende agenda's bijhouden, afspraken inplannen en documenten voorleggen ter ondertekening.

Voorheen zou je dan met een stapel papieren het kantoor van de manager inlopen en zeggen: "Als je hier, hier en hier even wilt tekenen."

Maar tegenwoordig is de manier van werken voor veel bedrijven en medewerkers anders.

Werk je als executive of personal assistant thuis en kun je dus niet even bij de manager aankloppen voor een handtekening? Bekijk dan deze tips om overeenkomsten toch snel ondertekend te krijgen.

1. Maak een Docusign-account aan

Om te beginnen heb je een account nodig.  Is je bedrijf al klant bij Docusign? Geweldig! Vraag dan aan de systeembeheerder om je als gebruiker toe te voegen.  Weet je niet of je bedrijf Docusign gebruikt? Neem dan contact op met de IT-afdeling. Of neem zelf contact op met Docusign en vraag het aan een van onze teamleden.

De snelste manier om aan de slag te gaan als je nog geen Docusign-klant bent, is door een account voor één gebruiker aan te maken met een zakelijke creditcard. Je kunt dan binnen enkele minuten aan de slag.

2. Maak jezelf vertrouwd met het platform

Docusign is bijzonder gebruiksvriendelijk. Na slechts één of twee documenten te verzenden ben je al een pro.  Om het nog gemakkelijker te maken, hebben we enkele korte video's gemaakt over hoe je een documentmap verzendt en hoe je executive een documentmap kan ondertekenen.

• Een documentmap verzenden

• Een documentmap ondertekenen

Bekijk voor uitgebreide informatie de volgende pagina's:

• Een zelfcursus van tien minuten over het verzenden van een documentmap

• Een leermodule op eigen tempo – aan de slag met Docusign Sender

3. Laat de executive en andere teamleden documenten ondertekenen 

Als executive assistant kun je je aanmelden bij Docusign en de documentmap maken die door de executive of andere teamleden moet worden ondertekend.  Op deze manier kan de executive heel gemakkelijk een document ondertekenen.

Handig om te weten:

• Een documentmap kan meerdere documenten bevatten. Als je verschillende documenten in één keer wilt laten ondertekenen (zoals je dat ook op kantoor zou doen), kun je ze allemaal aan dezelfde documentmap toevoegen.

• Als documenten echter betrekking hebben op zeer verschillende zaken, kun je ook werken met verschillende documentmappen (bijvoorbeeld als het ene document een goedkeuring voor een baanaanbieding is en het andere een nieuw leverancierscontract). Documenten volgen zo hun eigen traject met andere externe ondertekenaars.

• Er is geen Docusign-account vereist om documenten te ondertekenen,  dus je executive en alle andere ondertekenaars kunnen direct aan de slag. Bovendien kunnen verschillende mensen tegelijkertijd hetzelfde document ondertekenen, ongeacht of ze voor jouw bedrijf of een ander bedrijf werken.

• Als je executive al een digitale handtekening heeft opgeslagen, kan hij of zij deze gebruiken om het document te ondertekenen.  Maar dat hoeft natuurlijk niet! Executives kunnen ook op hun mobiele telefoon een krabbel zetten of een van onze standaardhandtekeningen gebruiken. Deze zijn gewoon rechtsgeldig, ongeacht hoe de handtekening eruit ziet.

• Managers kunnen veel meer dan enkel een handtekening zetten. Zo kunnen ze parafen zetten in een document of een document lezen en goedkeuren voordat iemand anders zijn handtekening eronder zet.

• Aangezien jij de documentmap hebt aangemaakt, ontvang je een e-mail met het ondertekende document wanneer je executive zijn of haar taak heeft vervuld.  Vervolgens sla je het ondertekende document op of stuur je het door, net zoals je dat met een papieren document zou doen.

• Als je vaker documentmappen naar je executive stuurt, kan het handig zijn als hij of zij de Docusign-app downloadt vanuit de App Store of Play Store.  Dan kunnen documenten nog sneller worden ondertekend op een telefoon.

Wees tot slot niet bang om hulp te vragen.  Er zijn veel executive assistants die dit leerproces doorlopen en wij zijn er om je te helpen.  We hebben enorm veel ondersteuningsmateriaal online beschikbaar gesteld, dus als je het even niet meer weet ga je naar support.docusign.com.