De ultieme gids voor e-handtekeningen en NDA's

Een NDA (geheimhoudingsverklaring) maakt het voor organisaties gemakkelijker om vertrouwelijke informatie te delen met medewerkers en partners. Als je gevoelige gegevens wilt delen, is een geheimhoudingsverklaring van cruciaal belang. Een NDA beschermt alle betrokken partijen, maar het ondertekenen ervan kan lang duren en tot vertragingen leiden.

Maar een goede oplossing voor elektronische handtekeningen maakt het ondertekenen van een NDA een naadloze ervaring.

We hebben enkele veelgestelde vragen over geheimhoudingsverklaringen en eSignature op een rijtje gezet.

Heb ik een wederzijdse geheimhoudingsverklaring nodig?

Een geheimhoudingsverklaring is vereist als je er zeker van wilt zijn dat een andere partij jouw vertrouwelijke informatie niet met anderen deelt. Zo'n verklaring komt vooral van pas als je waardevolle informatie over jouw bedrijf met partnerbedrijven moet delen.

Zo weet je zeker dat de andere partij de informatie niet zonder jouw toestemming gebruikt. Als beide partijen vertrouwelijke informatie uitwisselen, heb je een wederzijdse geheimhoudingsverklaring nodig. Als slechts één partij gevoelige gegevens deelt, heb je een eenzijdige overeenkomst nodig.

Moeten NDA's fysiek worden ondertekend?

Nee, een elektronische handtekening is rechtsgeldig volgens de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet is gebaseerd op het kader voor elektronische handtekeningen van de Europese Gemeenschap, waarin wordt aangegeven dat elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn. Dit geldt niet alleen voor Nederland. Zo heeft bijvoorbeeld de Law Commission in het Verenigd Koninkrijk bevestigd dat elektronische handtekeningen mogen worden gebruikt om juridische contracten te ondertekenen.

In de meeste gevallen is een elektronische handtekening een geschikte vervanging voor een handgeschreven handtekening.

Is een geheimhoudingsverklaring die elektronisch wordt ondertekend juridisch bindend?

Ja, in Nederland zijn elektronische handtekeningen volgens de Wet elektronische handtekening en de eIDAS-regelgeving juridisch bindend. Als je in verschillende landen zakendoet, kunnen de partijen vaak zelf kiezen van welk land ze de wetgeving volgen.

Welke voordelen biedt het elektronisch ondertekenen van een NDA?

Met een elektronische handtekening kun je waar en wanneer je maar wilt een document ondertekenen, zelfs op een mobiel apparaat. Met Docusign eSignature profiteer je bovendien van een audittrail, zodat je met een gerust hart overeenkomsten kunt sluiten. En als er onverhoopt vertragingen zijn, kun je de ondertekenaar gemakkelijk een zetje in de goede richting geven.

Docusign houdt je vertrouwelijke informatie veilig met Public Key Infrastructure (PKI) voor eersteklas beveiliging en naleving van regelgeving. We gebruiken vooraanstaande afdwingbaarheidsnormen en meervoudige verificatie.

Mag ik een toekomstige medewerker vragen een NDA te ondertekenen?

Tijdens wervings- en indienstnemingsprocessen moet je mogelijk een NDA delen. Steeds meer HR-professionals gebruiken elektronische handtekeningen en digitale oplossingen om het werven van mensen sneller en efficiënter te maken. Door ondertekende documenten elektronisch op te slaan, kun je ze in de toekomst gemakkelijker terugvinden.

Moet ik een mogelijke klant vragen een NDA te ondertekenen?

Een NDA kan handig zijn om te voorkomen dat een mogelijke klant jouw informatie gebruikt om een deal te sluiten met een concurrent.

Ik wil een elektronische NDA opstellen. Waar moet ik beginnen?

Met de sjabloonbibliotheek van Docusign, inclusief sjablonen voor geheimhoudingsverklaringen met tags, kun je snel aan de slag. Je kunt herbruikbare NDA-sjablonen maken waarmee je razendsnel documenten kunt opstellen.

Met Docusign voor Google Docs heb je ook toegang tot een standaardsjabloon voor een wederzijdse NDA van de juridische experts van LegalZoom. Deze vind je in de 'Template gallery' van Google Docs. De meestgebruikte velden worden automatisch ingevuld op het moment van ondertekening, wat het nog gemakkelijker maakt voor de betrokken partijen.