De producten van Docusign: een overzicht

Docusign eSignature is 's werelds meestgebruikte manier om documenten elektronisch te ondertekenen.

Maar wist je dat Docusign ook Docusign Agreement Cloud aanbiedt? Dit is een suite met toepassingen en integratiemodules om de afhandeling van overeenkomsten volledig te automatiseren en te verbinden. Docusign Agreement Cloud omvat een tiental toepassingen voor elektronische handtekeningen, documentgeneratie, Contract Lifecycle Management, Clickwrap-overeenkomsten, Guided Forms en meer.

Docusign biedt daarnaast meer dan 350 kant-en-klare integratiemodules voor andere toepassingen, zoals Salesforce, Microsoft, SAP, Google, Oracle, Box en Workday. 

Met de API's van Docusign kunnen ontwikkelaars bovendien elektronische handtekeningen en andere oplossingen verbinden met de tools die hun organisatie al gebruikt.

Hieronder geven we een compleet overzicht van de producten van Docusign en hun toepassingsgebieden:

• Elektronische handtekeningen

• Contract Lifecycle Management

• Documentgeneratie

• Inhoudelijke afstemming van contracten

• Contractanalyse

• Betalingen

• Guided Forms

• Clickwrap-overeenkomsten

• Elektronische notariële bekrachtiging

Elektronische handtekeningen  

Een elektronische handtekening is een digitale representatie of vergelijkbare informatie die wordt gekoppeld aan een elektronisch document. De digitale handtekening wordt uitgevoerd of geaccepteerd door een persoon met de bedoeling het document te ondertekenen. Doorgaans is de e-handtekening een afbeelding van een handmatige handtekening.

Klanten gebruiken elektronische handtekeningen voor geheimhoudingsverklaringen (NDA's), raamovereenkomsten (MSA's), inkooporders, leveranciersovereenkomsten, interne nalevingsformulieren, baanaanbiedingen, arbeidsbevoegdheids- en looninhoudingsformulieren, en meer.

Elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig en bindend voor de meeste zakelijke transacties. Met elektronische handtekeningen van Docusign voldoe je aan de vereisten van de Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) in de Verenigde Staten. Hetzelfde geldt voor de eIDAS-verordening in de Europese Unie.

Contract Lifecycle Management 

eSignature is ideaal om de ondertekening van contracten te stroomlijnen. Maar ook in de fase vóór en na ondertekening worden vaak nog handmatige processen toegepast die ook zouden kunnen profiteren van een digitale transformatie. Contract Lifecycle Management (CLM) heeft betrekking op de toepassingen die worden gebruikt om de contractlevenscyclus te beheren, van de opstelling tot en met het contractmanagement en de uiteindelijke verlenging of beëindiging van het contract. Met Docusign CLM kunnen organisaties de volledige levenscyclus van contracten stroomlijnen, met naadloze documentopstelling, geautomatiseerde contractworkflows en een gecentraliseerde opslagplaats, zodat alle contracten op één plek worden opgeslagen. 

Met Docusign CLM kunnen organisaties:

• Complexe processen bij de afhandeling van overeenkomsten digitaliseren en workflows verbinden, om vertragingen te voorkomen en handmatige handelingen te automatiseren. 

• Sneller documenten opstellen dankzij een bibliotheek van vooraf goedgekeurde clausules en alternatieve opties.

• Wijzigingen in documenten bijhouden wanneer deze tijdens de inhoudelijke afstemming van de ene naar de andere ontvanger worden verstuurd.

• Flexibele, configureerbare workflowtools en sjablonen gebruiken om complexe routeringsprocessen te automatiseren voor het versturen van documenten ter beoordeling, goedkeuring en ondertekening. 

• Tijd besparen bij het zoeken naar documenten dankzij een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats waar documenten voor de hele organisatie geordend worden bewaard.

Dankzij de integratiemodules met andere bedrijfsplatformen kun je gegevens importeren en invoegen in je contracten, overeenkomsten genereren en workflows starten. 

Documentgeneratie 

Wanneer je overeenkomsten handmatig opstelt, zijn daar vaak meerdere systemen en interne afdelingen bij betrokken. Dit kost veel tijd, zorgt ervoor dat deals vertraging oplopen en verhoogt het risico op fouten. Gegevens kopiëren en plakken uit andere systemen of overnemen uit papieren documenten brengt vaak extra werk met zich mee voordat het document als 'gereed voor de klant' wordt beschouwd. 

Met Docusign Gen voor Salesforce kunnen salesteams automatisch overeenkomsten genereren – rechtstreeks vanuit Salesforce – en deze in Docusign eSignature ondertekenen. Zo wordt de afhandeling van overeenkomsten een naadloze en volledig verbonden ervaring. Met Docusign Gen voor Salesforce kun je bedrijfsregels opstellen om contractinhoud automatisch op te nemen of uit te sluiten op basis van de transactiewaarde, de productselectie, het land of andere Salesforce-gegevens. Hierdoor hoeven salesmedewerkers niet te controleren of ze wel de juiste versie van het contract naar de klant sturen.

Inhoudelijke afstemming van contracten 

Docusign Negotiate voor Salesforce versnelt het salesproces door het genereren, inhoudelijk afstemmen en goedkeuren van overeenkomsten uit Salesforce te automatiseren. Negotiate voegt klant-, product- en prijsgegevens uit Salesforce naadloos in op basis van bedrijfsregels. Salesmedewerkers kunnen efficiënter samenwerken met alle personen die de contractbepalingen moeten controleren en goedkeuren. Dankzij het versiebeheer worden alle wijzigingen bijgehouden en kan alle documentactiviteit centraal plaatsvinden. Negotiate integreert bovendien met eSignature, zodat je de gehele afhandeling van overeenkomsten kunt automatiseren. Daardoor werkt je salesafdeling productiever, loop je minder risico en wordt de doorlooptijd van de salescyclus korter. 

Contractanalyse

Naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de complexiteit van het beheer van de overeenkomstenportefeuille toe. Beperkte inzichtelijkheid in de status van overeenkomsten leidt tot blootstelling aan risico's, het missen van verborgen kansen en de voortdurende uitdaging om vragen van de juridische afdeling en andere bedrijfsafdelingen snel te beantwoorden. Technologie voor contractanalyses op basis van kunstmatige intelligentie kan het zoeken en beoordelen van contracten aanzienlijk versnellen. 

Docusign Insight maakt krachtige AI-gestuurde analyses van overeenkomsten mogelijk om risico's, verplichtingen en kansen voor de organisatie in bestaande contracten in kaart te brengen. Met Insight kunnen teams ondernemingsbreed zoeken naar overeenkomsten op basis van geautomatiseerde extractiebeleidsregels om de bepalingen en formuleringen te identificeren die moeten worden beoordeeld. In de aanpasbare 'weergaven' die Insight biedt, worden belangrijke bepalingen in geselecteerde overeenkomsten naast elkaar gezet om inconsistenties en kansen snel te ontdekken.

Toestemming vastleggen, betalingen innen en meer

Docusign biedt aanvullende producten waarmee organisaties tijd en kosten kunnen besparen en hun klanten een betere ervaring kunnen bieden. 

Docusign Payments maakt het mogelijk om betalingen te innen en te verwerken tijdens het ondertekenproces. Docusign ondersteunt de populairste betalingsgateways (waaronder Stripe, Braintree en Authorize.net), zodat ondertekenaars betalingen kunnen verrichten met hun creditcard, betaalkaart, Apple Pay, Android Pay of ACH (bankrekening). 

Docusign Click is een gebruiksvriendelijke, gemakkelijk te implementeren Clickwrap-oplossing. Hiermee kunnen klanten met één klik akkoord gaan met standaardvoorwaarden. Met Click kun je Clickwrap-overeenkomsten veilig en centraal opslaan, zoeken en beheren, met een volledige audittrail.

Docusign biedt veel meer methoden dan enkel het klikken op een e-maillink om de identiteit van ondertekenaars te bevestigen. Docusign Identify biedt verschillende verificatiemogelijkheden, waaronder telefonisch, via een toegangscode of sms-bericht, op basis van kennis of met ID-verificatie. Met Docusign ID Verification kunnen klanten de identiteit van de ondertekenaars op veilige wijze verifiëren voordat deze toegang krijgen tot de overeenkomst. Ideaal voor bijvoorbeeld het openen van een bankrekening, het ondertekenen van medewerkersovereenkomsten of andere overeenkomsten waarvoor een legitimatiebewijs met foto of een ander door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs wordt gevraagd. 

Notarissen in bepaalde rechtsgebieden kunnen Docusign eNotary gebruiken om documenten elektronisch notarieel te bekrachtigen tijdens een persoonlijke bijeenkomst. Met de optie 'Sign with Notary' in Docusign eSignature kun je de ondertekenaar en de notaris instructies geven voor de elektronische notariële bekrachtiging van het document in elkaars aanwezigheid.  

Als je bedrijf informatie van klanten of aanvragers van diensten moet verzamelen, kun je de klantervaring verbeteren en het risico op fouten verminderen door ze een stapsgewijs formulier te laten invullen. Docusign Guided Forms, mogelijk gemaakt door SmartIQ, is daarvoor bij uitstek geschikt. Je kunt het formulier aanpassen zodat er alleen relevante vragen worden gesteld op basis van de eerdere antwoorden, waarna de antwoorden automatisch worden ingevoegd in een overeenkomst die alleen nog maar hoeft te worden ondertekend in Docusign eSignature.