BMW gebruikt digitale handtekeningen om overeenkomsten 14x sneller te ondertekenen

BWM Group

Klaas de Jong, Sales Operations Specialist bij BMW Group Nederland, vertelt over hoe BMW verkoopcontracten veel sneller ondertekend krijgt met digitale handtekeningen en de gemiddelde doorlooptijd kon terugbrengen van drie maanden naar slechts één week.

Klaas, kun je ons eerst wat meer vertellen over BMW Group Nederland en wat jouw functie daar is?

Ik werk voor BMW Nederland. We importeren BMW’s, Mini's en motors en verkopen deze aan onze dealers. We hebben in Nederland een aantal grote klanten met een flink wagenpark van meer dan 100 voertuigen, zoals Siemens en KPMG. Met deze bedrijven hebben we contracten afgesloten op basis waarvan hun medewerkers korting kunnen krijgen.

Ik werk als Sales Operations Specialist en we zijn een aantal jaar geleden  Docusign gaan gebruiken om contracten naar deze grote klanten te sturen voor digitale handtekeningen. Voor sommige klanten is het nodig dat ook de dealer het contract ondertekent.

Kun je ons vertellen hoe het implementatieproces verliep voor jou en je team?

Dat was geweldig. We zijn gestart met een testcase met meerdere bedrijven op het gebied van digitale handtekeningen waarin zij zich elk konden bewijzen. Docusign stak er met kop en schouders bovenuit vanwege de goede ondersteuning en het begrip van onze zakelijke vereisten. Ze wisten precies wat er voor ons mogelijk was en hun team gaf de beste en duidelijkste presentatie over hun oplossing. De andere leveranciers konden niet aan de vereisten van ons bedrijf voldoen.

Waarom gingen jullie op zoek naar een systeem voor digitale handtekeningen?

Al onze contracten moeten niet alleen door de salesmanager van het bedrijf, maar ook door onze salesdirector ondertekend worden. Als een klant rechtstreeks bij een dealer een auto koopt, moet het contract ook door de dealer en twee andere personen worden ondertekend. In sommige gevallen moeten dus wel zeven mensen hun handtekening zetten.

Mijn voorganger printte contracten en legde deze ter goedkeuring op het bureau van een salesmanager. Vervolgens werd er een kopie gemaakt en naar de dealer verstuurd, die ook een kopie maakte en naar de klant verstuurde. Het kon zo erg lang duren voordat we een contract volledig getekend terugkregen. Als de salesdirector mijn collega naar de status van een contract vroeg, kon ze dat niet zeggen. Het contract kon bij de dealer, salesmanager of eerste ondertekenaar van de zakenklant liggen. 

Weet je hoelang dat proces duurde voordat jullie een systeem digitale handtekeningen implementeerden?

Daar gingen maanden overheen. Contracten werden per post verstuurd en gingen van bureau naar bureau. In het beste geval kregen we het contract binnen één maand terug, maar in het ergste geval kon dat zomaar drie maanden duren. Het was bovendien een probleem dat we op dat moment niet wisten waar een contract precies was.

En het was veel werk voor de backoffice om contracten te kopiëren, af te drukken en op de post te doen. Dat leverde veel extra kosten op en bezorgde onze administrateurs een berg extra werk. We moesten de contracten bovendien terugkrijgen voordat de auditors van KPMG bij ons op kantoor de dossiers kwamen controleren. Soms kwam het voor dat we de contracten niet op tijd terug hadden, wat een hoop stress opleverde om de contracten te krijgen zodat deze gecontroleerd konden worden. Nu kunnen we in Docusign direct zien wie er bezig is met het contract.

Hebben digitale handtekeningen de doorlooptijd voor documenten veranderd?

Met digitale handtekeningen is de tijd die het kost om een contract te laten ondertekenen, teruggebracht van drie maanden naar slechts een week. Vroeger stuurden we een contract op naar de klant en dan kon het daar wel twee weken blijven liggen. Nu is dat slechts een dag of twee. Dat is een enorme verbetering.

Gebruik je Docusign op specifieke apparaten, zoals een mobiele telefoon, tablet of laptop?

Contracten moeten door mijn manager worden ondertekend en hij doet dat meestal vanaf zijn mobiele telefoon, net als de meeste andere interne managers. Ze hebben de Docusign-app op hun mobiele apparaat en dat werkt perfect. We gebruiken op laptops natuurlijk ook de webapplicatie.

Gebruikt BMW Nederland integratiemodules van Docusign voor bijvoorbeeld Salesforce of een ander CRM-systeem?

Nee, nog niet. Hopelijk gebeurt dat in de toekomst. Ik werk nu met N-count: onze beheertool voor key accounts. Dat gebruiken we als CRM-systeem voor onze zakelijke klanten. Aangezien we Docusign gebruiken voor onze zakelijke klanten, werk ik nu aan de koppeling met ons CRM-systeem. Op die manier kunnen we contracten maken met het CRM-systeem en deze via Docusign laten ondertekenen.

Wat vinden de andere betrokkenen van deze technologie?

Onze partners zijn over het algemeen heel blij met Docusign. Met name ons management is blij met het inzicht in de documentstatus wanneer een contract is verstuurd om ondertekend te worden. Ze weten nu of het contract bij een dealer, salesmanager of klant is en zien meteen om wie gaat. Dat is ontzettend belangrijk voor ons.

Pas je digitale handtekeningen ook toe op andere gebieden of gebruik je ze alleen op de salesafdeling?

Momenteel gebruiken we ze alleen op de salesafdeling. Er zijn wel een paar andere afdelingen geïnteresseerd in Docusign, zoals inkoop en HR. Maar voorlopig versturen mijn collega's alleen contracten naar dealers en grote klanten.

De afdeling Inkoop wil Docusign gebruiken om het leveranciersregistratieformulier van BMW te kunnen ondertekenen. Met deze informatie zouden we onze boekhoudingssystemen kunnen automatiseren. Ik heb ze verteld dat Docusign hiervoor bij uitstek geschikt zou zijn omdat we minstens 600 leveranciers hebben die kunnen profiteren van deze werkwijze.

Wat is je advies voor andere bedrijven of afdelingen die digitale handtekening willen gaan gebruiken?

Als bedrijven mobiele apparaten gebruiken en papierloos willen worden, is Docusign de ideale oplossing. Je kan elk gewenst document verzenden, of dat nu intern of extern is. Zelfs binnen BMW kunnen we er meer van profiteren, bijvoorbeeld op het gebied van HR.

Hoewel er vast een paar klanten zijn die huiverig zijn om overeenkomsten digitaal te ondertekenen, is dit de toekomst en zal het de norm worden. De overheid zou systemen zoals Docusign moeten onderschrijven, zodat bedrijven die nog twijfels hebben over de rechtsgeldigheid van zulke systemen, weten dat ze legaal en veilig zijn.

Bedankt voor het delen van je verhaal, Klaas!