6 redenen waarom CLM en CPQ samen beter zijn voor Quote-to-Cash

Er bestaan veel verschillende verkoopcycli. Sommige zijn snel en eenvoudig, maar veel organisaties werken met een ingewikkeld verkoopproces. Denk bijvoorbeeld aan op maat gemaakte offertes, inkomstenmodellen op basis van abonnementen, of bedrijven die met een groot volume aan individuele offertes werken. Configure-Price-Quote-oplossingen (CPQ) spelen een belangrijke rol in het stroomlijnen van deze ingewikkelde Quote-to-Cash-processen. CPQ helpt salesteams de juiste combinatie van producten te verkopen, prijsstelling en kortingen te beheren en het proces rondom goedkeuring van offertes te automatiseren.

Het opstellen van een offerte is echter niet de laatste stap van het verkoopproces. Een gebied waar veel salesteams mee worstelen is de zogenaamde contractkloof – het onderdeel van de verkoopcyclus dat handmatig wordt afgewikkeld, vanaf het moment dat het document wordt gegenereerd, tot het moment dat de definitief ondertekende versie wordt opgeslagen in de opportunity en vervolgens de diensten kunnen worden geleverd. Dit handmatige werkproces kent veel foutgevoelige stappen, zoals onderhandeling, redlining, goedkeuring en operationele workflows. In deze blog kijken we naar enkele van de specifieke uitdagingen die voortvloeien uit de contractkloof die Contract Lifecycle Management (CLM) en CPQ-oplossingen samen kunnen oplossen.

Op 10 maart organiseren Docusign, Salesforce en 4C een gratis webinar (How to Digitise Your Sales Process) waarin je kunt leren hoe jij je salesproces het beste kunt automatiseren. Drie experts delen hun ervaringen over hoe CLM en CPQ samen het Quote-to-Cash-traject kunnen verbeteren. Schrijf je hier in snel.

Genereren van op maat gemaakte offertes en ondersteunende documenten

Met CPQ-oplossingen kunnen verkopers complexe offertes maken en zo de juiste combinatie van producten tegen de juiste prijs verkopen. Sommige offertes vereisen extra aanpassingen, bijvoorbeeld het herformatteren van tabellen of het veranderen van de munteenheid om toegankelijk te zijn voor potentiële kopers. Dit is niet mogelijk in CPQ. Bovendien zijn er vaak andere documenten zoals een uitgebreid verkoopcontract of een statement of work, die samen met een offerte moeten worden gegenereerd en verstuurd.

Door CLM te integreren met CPQ kunnen bedrijven complexere en op maat gemaakte offertes genereren die zijn ingebouwd in CPQ, en met een klik op de knop andere contractgeneratie automatiseren vanuit hun CRM-opportunity. Met een meer gestroomlijnd contractgeneratieproces kunnen verkopers met een grotere nauwkeurigheid en efficiëntie duidelijke offertes presenteren en deals begeleiden tot aan de ondertekening.

Onderhandelen over offertes

Wanneer offertes en bijbehorende MSA’s door de verkoper vanuit een CPQ-tool worden verstuurd, zijn ze zelden definitief.  Nadat de prospect deze documenten ontvangen heeft, begint meestal een proces van discussie, redlining en onderhandeling van de ene partij naar de andere. Wanneer dit per e-mail gebeurt en wijzigingen in Word of een PDF-bestand worden bijgehouden, verloopt dit proces traag en is het foutgevoelig. Volgens het “State of Contract Management”-rapport van Docusign duurt een contractonderhandeling op deze manier gemiddeld 25 dagen.

Met een CLM kunnen verkopers digitaal samenwerken en centraal bijhouden wie wat heeft gewijzigd, wat versiebeheer en meer nauwkeurigheid mogelijk maakt. Dit maakt het werk van de juridische afdeling makkelijker, zorgt voor een betere klantervaring en helpt deals veel sneller te laten verlopen.

Toetsen en goedkeuren van documenten

Zodra de offertes zijn gegenereerd en de onderhandelingen zijn afgerond, is het tijd contract goed te keuren. CPQ-systemen automatiseren weliswaar de prijsstelling en andere goedkeuringen bij het maken van een offerte, maar CLM ondersteunt volledige documentgoedkeuring en workflows.

Stel je voor, de offerte is afgerond, dan moet het document samen met een aangepaste MSA misschien worden goedgekeurd door onder andere een sales-VP en de CFO. Aanvullend moeten interne teamleden en klantcontacten worden geïnformeerd over de inhoud van de offerte. Met CLM kunnen deze documentworkflows worden geautomatiseerd met een op regels gebaseerde beschermingsconstructie, zodat goedkeuringen end-to-end worden gestroomlijnd.

Ondertekening van documenten

Als de overeenkomst is aangenomen en goedgekeurd, is het van belang om de offerte zo snel mogelijk te laten ondertekenen. Alleen zo wordt de deal gesloten. Elektronische handtekeningen zijn een vast onderdeel van CLM, maar kunnen ook als stand-alone in een CPQ-systeem worden geïntegreerd. Het gebruik van eSignature biedt de verkoper een manier om snel, gemakkelijk en betrouwbaar handtekeningen voor zijn offerte te verkrijgen.

Gebruik van een gecentraliseerde opslagplaats voor documenten

Documenten zijn moeilijk te beheren, omdat het ongestructureerde gegevens zijn. Daar zijn systemen als CRM en CPQ niet op gebouwd. Zonder een centrale locatie waar documenten worden opgeslagen worden veel basisstappen moeilijk: (denk aan) zoeken, toegang, analyse en zelfs het simpelweg vinden van een document. Een Contract Lifecycle Management-oplossing biedt een centrale opslagplaats voor documenten en slaat contracten van alle soorten daar automatisch op. Daarnaast zorgt het ervoor dat er ook kopieën op alle nodige locaties worden opgeslagen. Hierdoor kunnen bedrijven documenten gemakkelijk terugvinden, analyseren en delen wanneer dit nodig is. Zo wordt een soepele werkervaring gecreëerd.

Facturering

De voltooiing van het volledige “Quote-to-Cash”-proces bevat ook het onderdeel waarbij klanten worden gefactureerd. Als het genereren van grote hoeveelheden facturen handmatig uitgevoerd wordt, kan dit vervelend, foutgevoelig en tijdrovend zijn. Hoewel je er misschien niet zo over nadacht, is een factuur een weerspiegeling van je bedrijf. Het is daarom belangrijk om hierbij geen fouten te maken. Batch facturatie kan worden uitgevoerd met behulp van een CLM-oplossing of een facturatie add-on voor CPQ. Het automatiseren van het genereren en verzenden van facturen stelt bedrijven in staat om facturen tijdig te distribueren, wat resulteert in snellere betalingen en een meer naadloos proces. Tegelijkertijd zorg jij ervoor dat de facturen die je verstuurt nog steeds 'on brand' zijn, en van positieve invloed zijn op de reputatie van je bedrijf.

Dicht de contractkloof met CLM

Om de contractkloof aan de verkoopzijde te dichten en de voordelen van CPQ-software geïntegreerd met een CRM-oplossing te vergroten, is het van cruciaal belang om gebruik te maken van moderne systemen voor overeenkomsten met behulp van contract lifecycle management (CLM) software. In het onderstaande diagram kun je zien hoe CPQ en CLM elkaar aanvullen in het Quote-to-Cash-proces.

Samen sterker: Docusign CLM met Salesforce CPQ automatiseert de meest complexe Quote-to-Cash-processen

Docusign's Agreement Cloud is het toonaangevende contracteringsplatform dat de kloof in het Quote-to-Cash-proces dicht door handmatige taken zoals het genereren van complexe documenten te automatiseren, de onderhandeling te digitaliseren, zakelijke workflows te orkestreren en onnodige risico's te minimaliseren. De Agreement Cloud kan worden geïntegreerd in CRM- en CPQ-systemen en bestaat uit verschillende kernfuncties, waaronder elektronische ondertekening, contract lifecycle management en contractanalyse.