6 manieren om meer bedrijfswaarde te creëren met digitale contracttechnologie

Vergeleken met traditionele handtekeningen op papier brengt de technologie rondom elektronische handtekeningen  zakendoen naar een heel nieuw niveau. Het is niet alleen kostenbesparend, maar biedt ook een scala aan significante workflowverbeteringen. Elektronische handtekeningen bespaart een moderne organisatie gemiddeld €32 per overeenkomst. Deze technologie implementeren is echter niet de enige manier waarop je met digitale contracttechnologie waarde kunt creëren voor je bedrijf.

Steeds meer moderne bedrijven versnellen hun digitale transformatie en breiden hun gereedschapskist voor de afhandeling van overeenkomsten uit. Bijvoorbeeld met systemen om overeenkomsten op te stellen, contractdetails inhoudelijk af te stemmen, actie te ondernemen op de inhoud en hun overeenkomstportefeuille te beheren. Een uitgebreide, onderling verbonden overeenkomstworkflow levert op allerlei nieuwe manieren meer bedrijfswaarde op. Met automatisering en integratie van andere bedrijfssystemen creëer je een robuust "system of agreement" dat maar liefst vier keer zoveel waarde kan opleveren dan wanneer je alleen eSignature gebruikt.

Nu de reikwijdte van moderne tools voor het afhandelen van overeenkomsten groeit, wordt het tijd om ook het financiële aspect eens onder de loep nemen. In deze blogpost bespreken we zes belangrijke pijlers die op transactie- of platformniveau financiële voordelen bieden voor bedrijven. Download voor meer inzicht in deze pijlers het gratis eBook De waarde van een modern System of Agreement.

Transactionele verbeteringen

De meest voor de hand liggende gevolgen van het moderne overeenkomstproces zijn transactionele verbeteringen. Deze voordelen hebben betrekking op de afhandeling van individuele overeenkomsten. Dit zijn de drie belangrijkste transactiegerelateerde pijlers voor zakelijk succes:

Sneller omzet genereren

Als overeenkomsten sneller worden afgehandeld, staan je deals ook eerder in de boeken. Een eenvoudigere afhandeling van overeenkomsten resulteert bovendien in een hoger voltooiingspercentage, of in simpele termen: er worden meer deals gesloten. Een gestroomlijnd system of agreement maakt gebruik van automatisering en integratie om het aantal handmatige stappen in een proces te minimaliseren. Bijkomend voordeel is dat er zo minder risico is op fouten en vertragingen. 

Door digitaal zaken te doen, kunnen bedrijven op alle organisatorische niveaus sneller handelen. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van inkomsten, het werven van personeel, het uitbrengen van producten, enzovoort. Met kortere doorlooptijden voor de afhandeling van overeenkomsten zitten je medewerkers minder lang te wachten tot documenten ondertekend retour komen en kunnen ze meer waarde toevoegen aan cruciale projecten.

Productievere medewerkers

De implementatie van alleen elektronische handtekeningen levert een behoorlijke productiviteitswinst op voor je medewerkers. Maar de impact wordt pas echt groot wanneer je ook de stappen voorafgaand aan en na het zetten van de handtekening digitaliseert en aan elkaar koppelt. Zo maken efficiëntere tools voor de afhandeling van overeenkomsten je medewerkers productiever. De beste manier om de efficiëntie te verbeteren, is door een platform te gebruiken dat alle stappen in de afhandeling van overeenkomsten verbindt. Daarmee verbeter je de informatie-uitwisseling en creëer je meer mogelijkheden voor automatisering. 

Maar overeenkomsten alleen maar sneller ondertekenen, is niet voldoende. Het is ook belangrijk om te weten wat er precies in die overeenkomsten staat, zodat je betere overeenkomsten kunt opstellen. Bovendien kun je meer tijd besparen en vermijd je fouten als gegevens niet langer handmatig ingevoerd hoeven te worden. Als je bijvoorbeeld de klantgegevens in een CRM kopieert en plakt in een contract, kan dat leiden tot allerlei verschillende problemen. Zo'n handmatige processen kunnen vervangen worden door een digitaal systeem dat automatisch de gegevens uit een CRM-record haalt. Dat is niet alleen sneller, maar ook veel nauwkeuriger. Een modern system of agreement is overzichtelijker, vermijdt fouten, beschrijft de afdwingbaarheid van de bepalingen en maximaliseert de waarde voor alle partijen. 

Kosten besparen

Uit onderzoek van Docusign is gebleken dat een bedrijf voor elke overeenkomst die elektronisch wordt ondertekend, €6 bespaart aan afdruk-, porto- en opslagkosten. Afhankelijk van welke verouderde systemen je nog gebruikt, kan een CLM-tool met geautomatiseerde, AI-gestuurde contractanalyse een flinke kostenbesparing opleveren, al is het maar omdat je geen externe consultant meer hoeft te betalen om je clausules na te kijken. Voor een bedrijf dat tienduizenden of honderdduizenden overeenkomsten per jaar verwerkt, loopt dat flink in de papieren.

Platformverbeteringen

De voordelen van een overkoepelend platform zijn breder voelbaar dan alleen op het niveau van individuele transacties. Ze bieden een complete contractworkflow, waarbij elke stap efficiënter kan worden uitgevoerd. Deze voordelen beperken de operationele en nalevingsrisico's door de kwaliteit van contracten te verhogen en te zorgen dat overeenkomsten beter kunnen worden uitgevoerd en beheerd. Hier volgt een overzicht van de drie belangrijkste platformverbeteringen:

Minder contractwaardeverlies

Soms realiseren contracten nooit hun volledige potentieel en verliezen ze in de loop van de tijd hun waarde. Met waardeverlies bedoelen we het verschil tussen de potentiële waarde van een overeenkomst en de waarde die daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Waardeverlies kan zowel vóór de ondertekening ontstaan (doordat je een slecht opgezet contract ondertekent), als tijdens de uitvoering van de overeenkomst (doordat je niet weet wat er precies in het contract staat of doordat je de bepalingen niet ten uitvoer kunt brengen). Dit is precies waar veel bedrijven waarde laten liggen. 

Met AI-gestuurde analyse van contracten kun je tijdens de onderhandeling controleren of de formulering in het contract voldoet aan de zakelijke, juridische en nalevingsvereisten van je bedrijf, nog voordat je je handtekening zet. Door een vergelijkbare geavanceerde analysefunctie uit te voeren op bestaande contracten, kun je in de loop der tijd verplichtingen en kansen identificeren, zoals extra kortingen op basis van contractmijlpalen. Met een modern system of agreement kun je de formulering van contracten standaardiseren, bestaande (of nieuwe) overeenkomsten snel analyseren en essentiële bedrijfstools met elkaar koppelen zodat je snel actie kunt ondernemen op contractvoorwaarden.

Naleving

Voor alle bedrijven geldt dat de van toepassing zijnde regelgeving grenzen stelt aan commerciële activiteiten. En hoewel het zorgen dat je aan de regels voldoet behoorlijk kostbaar kan zijn, zijn de risico's van niet-naleving vaak nog veel duurder. Door te investeren in nalevingsactiviteiten zoals audits, technologieën en training, creëer je waarde door boetes voor niet-naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming te voorkomen. Doordat er in diverse scenario's sjablonen en standaardclausules kunnen worden gebruikt, kunnen je juridisch medewerkers optimaal gebruikmaken van hun tijd, vermijd je fouten en waarborg je de naleving. 

Gemakkelijker zakendoen

Als je de afhandeling van overeenkomsten eenvoudiger maakt, heeft dat meerwaarde. Een soepele afhandeling van overeenkomsten verbetert de relaties van het bedrijf met alle interne én externe partijen in belangrijke mate. Klanten worden niet blij als ze gedwongen worden om tijdrovende papieren overeenkomsten door te werken. Bovendien is het een teken dat je bedrijf niet met de tijd meegaat. 

De consument van nu is in zijn privéleven al gewend aan gestroomlijnde ervaringen, dus ze verwachten dit ook bij zakelijke transacties. Ouderwetse handelingen zoals documenten afdrukken, ondertekenen, scannen, faxen en per post versturen passen niet meer in dat plaatje. En tot op zekere hoogte geldt dat ook voor je eigen medewerkers. Het vereenvoudigen van het overeenkomstproces voor medewerkers is dan ook een goede manier om hun productiviteit te verhogen en kosten als gevolg van ontevreden medewerkers die een deal mislopen te vermijden. Tot slot zijn digitale overeenkomsten ook nog eens beter voor het milieu, zodat je op een duurzame manier zaken kunt doen.