3 tactische tips om een CLM-project te laten slagen

Contractuele onderhandelingen, Master agreements, Redlining, Versiebeheer, Goedkeuring door Legal en Clausules. Allen maken deze termen deel uit van een geheel, namelijk contract management. Het beheren en controleren van contracten wordt dikwijls nog op een klassieke manier gedaan. Zoals gebruik maken van individuele mailboxen, manueel controleren van aanpassingen en weer terugsturen naar alle betrokken partijen. Hierdoor krijg je een wirwar aan feedback. Dit allemaal zonder structuur en een mix van naamgevingen van het document (Contract_FINAL, Contract_FINAL_V2, _FINAL_V3, _FINALFINAL).

Een tool die bovenvermelde zaken automatisch kan uitvoeren, met minimale moeite voor de betrokken partijen en een maximale transparantie qua rapportering en versiecontrole is de digitale manier van de Contract Lifecycle Management (CLM). Wanneer je klaar bent om dit te implementeren, kan dit niet zonder plan. Wij hebben daarom drie tips op een rijtje gezet om jou inzicht te geven in de implementatie van CLM.

1. Het eten van de olifant

Wat zeer belangrijk is, is het leren begrijpen welke voordelen je kunt halen uit Contract Lifecycle Management voor alle partijen. Zowel klantgericht als naar je interne medewerkers toe. Dit combineren met de kennis en uitdagingen van je huidige organisatie is van essentieel belang. Op deze manier bepaal je waar de quick wins liggen, focuspunten die veel waarde kunnen toevoegen zonder te drastische aanpassingen te maken. Zulke focus kiezen als eerste fase van een project is essentieel om buy in te krijgen van je werknemers. Nadien zal je merken dat ze zelf met ideeën en prioriteiten komen waar je verder op kunt bouwen. Hemel en aarde verzetten om dat grote, dure project te doen slagen zal veel meer moeite kosten dan stuk voor stuk de uitdagingen aan te pakken. Je eet een olifant ook slechts hap per hap...

2. Stel de juiste vragen

Hoe een contract wordt opgesteld, welke clausules er moeten worden toegevoegd, wie het moet goedkeuren, welke voorwaarden er onderhandeld kunnen worden; dit zijn slechts enkele van de vragen die wij als consultants stellen aan onze klanten. Dit is niet voor niks. Wij doen dit om een goed idee te hebben van de situatie waarin zij zich bevinden en waar ze naartoe willen gaan. Workshops als deze zijn altijd boeiend omdat het ons niet alleen een beter inzicht geeft op de processen, ze zorgen ook dikwijls voor interne brainstorming over de ideale manier van werken. De mix van deze ideeën en antwoorden wordt pas écht interessant wanneer je als bedrijf ook je klanten hebt bevraagd over de contractonderhandelingen. Inzichten hieruit leiden dan niet enkel tot het optimaliseren van de processen, ook de klantervaring wordt eleganter. Dit zal leiden tot betere binding met klanten en partners. Als zij weten dat je bedrijf snel door die Contract Lifecycle kan gaan, zullen zij sneller hun akkoord geven om met jou samen te werken.

Theoretische discussies zijn natuurlijk slechts het begin van de verandering. Het is pas na de eerste sprints dat Docusign CLM wat tastbaarder wordt voor de projectleden en hoe de software een impact heeft op het proces. We staan er als consultants dan ook op dat de stakeholders zoveel mogelijk betrokken worden tijdens deze ontwikkelingen zodat hun feedback op tijd kan worden gebruikt voor nodige aanpassingen.

3. Verandering van mentaliteit

Het is niet alleen voor de organsiatie een mentaliteitsverandering, de eindgebruiker moet ook de drempel over die Digitalisering heet. Een handtekening zetten met een muisklik, documenten via een andere tool dan Outlook downloaden, niets op de desktop opslaan - dit is voor velen een hele nieuwe wereld. Bovendien komt er ook een groot betrouwbaarheidsaspect bij kijken. Er moet voldoende vertrouwen zijn in de manier van werken, alvorens iemand zijn of haar handtekening ergens onder zet. De intuïtieve ervaring die we ondertekenaars kunnen aanbieden via CLM zorgt voor dit vertrouwen .

Als het voor ons als consultants belangrijk is om organisaties te informeren hoe digitaal te werken, is het minstens even belangrijk voor organisaties om hun eigen klanten en partners te overtuigen van  de voordelen van het moderne Contract Lifecycle Management. Ook voor hen zijn er voordelen zoals het hebben van de volledige documentatie van alle goedkeuringen die er zijn gebeurd tot de handtekening of sneller akkoord hebben om een gekochte licentie te kunnen gebruiken en dit allemaal op een veilig digitaal platform.

Zie Docusign CLM in actie

Wil je meer weten over hoe Docusign CLM precies werkt?  Bekijk dan onze on-demand webinar! Tijdens deze webinar zijn Igmar Quist van Docusign en Yannis Van de Velde van 4C aan de hand van een demonstratie, klantverhalen en Q&A ingegaan op hoe je je contractproces kunt stroomlijnen om zo sneller, eenvoudiger én veiliger zaken te kunnen doen.

Over 4C:

4C is een Docusign Platinum Partner en Docusign International Partner of the Year 2019 en de grootste onafhankelijke Salesforce Platinum Partner. Met deze kennis en ervaring bieden zij een sterke combinatie om CRM en CLM processen naadloos te integreren en de basis te leggen voor digitale transformaties met successen voor een lange termijn. De passie die 4C heeft voor het succes van de klant zorgt voor samenwerkingen op lange termijn om samen de uitdagingen in de markt aan te gaan.

https://weare4c.com/

Over de auteur:

Yannis Van de Velde is Salesforce/CLM consultant bij 4C. Na meer dan 2 jaar ervaring in het begeleiden en adviseren van klanten in hun Salesforce omgevingen, heeft hij zich verdiept in Contract Lifecycle Management. Zijn grootste motivatie is het helpen van mensen om hun efficiëntie in manier van werken te verhogen. Deze combinatie van kennis gebruikt hij om advies te verlenen aan organisaties die hun medewerkers en eindgebruikers willen helpen om contracten zichtbaar en werkbaar te maken in CRM-omgevingen.