10 punten waarop kleine bedrijven kunnen profiteren van elektronische handtekeningen

Overweeg je elektronische handtekeningen te gaan gebruiken in je mkb-onderneming? Elektronische handtekeningen worden steeds populairder om de afhandeling van contracten en overeenkomsten te stroomlijnen en versnellen. Ze worden gebruikt door allerlei organisaties en zijn juridisch bindend in de EU. 

Vraag je je af hoe je elektronische handtekeningen kunt inzetten om snel de efficiëntie te verbeteren? Wij hebben 10 manieren op een rijtje gezet waarop kleine bedrijven Docusign eSignature kunnen gebruiken, de populairste tool in Docusign Agreement Cloud.

De 10 beste toepassingen voor digitale handtekeningen in het mkb

1. Salescontracten

Een bedrijf kan niet zonder sales en vaak zorgt alleen het salesteam voor de omzetgroei. Als je workflows voor salesovereenkomsten stroomlijnt, kan dat dan ook veel voordelen opleveren. Door salesovereenkomsten elektronisch door te sturen, kunnen gebruikers de voortgang van elke goedkeuring op de voet volgen en zorgen dat salescontracten sneller worden afgehandeld. Met elektronische handtekeningen wordt tot 82% van de overeenkomsten binnen één dag ondertekend.

2. Leveranciersovereenkomsten

Het onderhandelingsproces met leveranciers kan behoorlijk traag, handmatig en frustrerend zijn. Met Docusign eSignature kun je afgesproken prijzen en bepalingen sneller vastleggen in definitieve overeenkomsten.

3. Formulieren voor nieuwe klanten

Met elektronische handtekeningen verloopt de onboarding van nieuwe klanten een stuk eenvoudiger. Je kunt ze gebruiken voor allerlei klantformulieren, bijvoorbeeld voor het afsluiten van een zorgverzekering, het openen van een nieuwe bankrekening of andere diensten. Wie kiest voor elektronische handtekeningen vereenvoudigt het hele proces voor klanten én medewerkers. Organisaties hoeven gegevens niet meer dubbel in te voeren en besparen ook nog eens op hun print- en portokosten. 

4. Wijzigingsopdrachten

Bij grote klussen zoals digitale productbuilds of bouwprojecten ligt vaak een focusverschuiving op de loer. Door wijzigingsverzoeken en orders te beheren met behulp van elektronische handtekeningen, voorkom je vertragingen halverwege een project en waarborg je een compleet, gedocumenteerd papiertraject dat in de cloud kan worden gecontroleerd.

5. Goedkeuringen van klanten

Als klanten de producten of services die je organisatie levert moeten goedkeuren voordat het definitief wordt ontwerpen of vervaardigd, kan het handig zijn hiervoor een elektronische handtekening te vragen. Zo leg je hun goedkeuring makkelijk vast in je archief. Met elektronische handtekeningen verloopt het goedkeuringsproces bovendien sneller. 

6. Onboarding van medewerkers

Het is van cruciaal belang dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, en met een soepel onboardingsproces laat je bedrijf een goede eerste indruk achter. Vaak moeten nieuwkomers een hele rits formulieren invullen, bijvoorbeeld met contactgegevens, om zich aan te melden voor secundaire arbeidsvoorwaarden, voor de verwerking van hun salaris, en meer. Met Docusign eSignature verloopt dit hele proces naadloos en hebben mensen dus een betere onboardingservaring. Meer informatie over een papierloze ervaring voor medewerkers lees je hier: https://www.docusign.nl/blog/papierloos-werken-in-vier-stappen 

7. Licenties voor intellectueel eigendom en andere juridische overeenkomsten

Elektronische handtekeningen van Docusign zijn juridisch bindend en bieden een rechtsgeldige audittrail. Dat maakt ze geschikt voor de meeste juridische documenten, zoals licenties voor intellectueel eigendom. Met e-handtekeningen kunnen organisaties bovendien de doorlooptijd van documenten verkorten. 

8. Geheimhoudingsverklaringen (NDA's)

Geheimhoudingsverklaringen bieden de zekerheid dat geen van beide partijen vertrouwelijke informatie bekend zal maken. Als je een met pen gezette handtekening nodig hebt, loopt het ondertekenproces voor een geheimhoudingsverklaring mogelijk vertraging op. Met een e-handtekening kan iedereen echter vanaf elke locatie binnen enkele minuten een handtekening zetten, waarna je vol vertrouwen inhoudelijk met de andere partij in gesprek kunt gaan. 

9. Distributieovereenkomsten

Als je voor het succes van jouw bedrijf samenwerkt met handelaars, distributeurs of andere saleskanalen, kunnen elektronische handtekeningen dit proces eenvoudiger en efficiënter maken voor je partners.

10. Ouderlijke toestemming en leeftijdscontrole

Door elektronische handtekeningen te integreren met ID-verificatieoplossingen kun je makkelijk toestemming van ouders verkrijgen of identiteitsbewijzen controleren. 

Heeft deze lijst je geïnspireerd om ook over te stappen op elektronische handtekeningen? Meld je dan aan voor een gratis proefversie en ontdek zelf hoe deze bevalt. Als je al klant bent, wil je wellicht meer weten over de volledige Docusign Agreement Cloud.