電子署名プロセスをセルフサービス化できるPowerFormとは？

各種サービスの申込書、イベントの参加登録、ボランティアや採用試験の応募フォームなど、不特定多数の人に記入・署名捺印してもらう必要がある文書やフォームをオンデマンドかつセルフサービス化できれば、マニュアル作業を削減し業務効率を向上させることができます。

PowerFormを利用すると、文書作成に費やす時間が短縮され、エラーが減り、収集した情報を簡単に既存のシステムに取り込むことができ、文書の準備から処理までのプロセスを効率よく進めることができる上、顧客の利便性を向上させることができます。PowerFormはドキュサインの電子署名の機能のひとつであり、厳格なセキュリティ要件を満たしているため、安心して情報を入力したり署名捺印してもらうことができ、また取得したデータは安全に保護されます。

PowerForm（パワーフォーム）とは？

PowerFormを使うと、プログラミングコードを書くことなく、セルフサービス型のオンラインフォームを簡単に作成することができます。テンプレートを利用してPowerFormを作成すると、セキュアで一意のURLが生成されます。そのURLはウェブサイトに埋め込んだり、メールで送信することが可能で、署名者はわざわざアカウントを作ったりログインする必要なく、文書やフォームに情報を入力したり、署名捺印することができます。つまり、PowerFormを利用することでスムーズな手続きを実現します。

PowerFormの活用例

PowerFormは、不特定多数の人に署名してもらう必要がある場合、つまり、署名者が誰なのか事前にわからない場面で署名や情報を取得する際に効果的です。幅広い業界で様々な企業が、PowerFormを活用してプロセスを効率化しています。以下にその一部をご紹介します。

• B2Cサービス：フィットネスジムやエステサロンなどの申込書や同意書でPowerFormを活用することができます。あるエステサロンではPowerFormを使って親権者同意書の署名プロセスをセルフサービス化し、契約数を伸ばすことができました。また、医療機関の予約・受診申込書などでも利用可能です。

• フィールドサービス（現場業務）： フィールドサービスには、セルフサービス型フォームのメリットを生かせる用途がたくさんあります。例えば、機器の設置や修理依頼、安全点検、配送、システムやソフトウェアの設定などです。

• 人事： 人事部は取扱う書類が多い部門の一つです。休暇届や欠勤届、育児休業申出書、住所等の変更届といった服務関係の書類や各種証明書の発行依頼など、従業員が自らフォームを取得して署名プロセスを開始することができれば、（紙の）書類を用意したり、回収した書類の情報をシステムに入力するといった業務を削減できます。また、社員やアルバイトを採用する際、応募フォームとして利用することもできます。

• 政府・自治体： 助成・支援申請の処理は、手作業が非常に多く、手間と時間のかかるプロセスです。しかし、PowerFormを使えば、住民が役所のシステムから直接手続きを行うことができるようになります。ケンタッキー州ルイビル市役所は、連邦政府のCARES（新型コロナウイルス支援・救済・経済保障）資金の申請を管理するためにPowerFormを利用し、業務効率を向上させることができました。

その他にも、PowerFormは以下のようなケースでを活用されています。

• イベントやセミナー、トレーニング等の参加申込・登録

• 来場者・来店者等への新型コロナウイルス感染症（ワクチン接種、PCR検査の有無等）に関する質問票

• 来訪者の受付・入館登録

• 新規アカウントの登録、作成

• 新入社員の登録

• 就業規則、社内ポリシーへの同意

• ライセンスの申請

• ポリシー変更申請

• アカウント変更依頼

• 免責同意書

• 発注書

• 機密保持契約書

PowerFormの使い方

前提として、まずはテンプレートを作成する必要があります。テンプレートの作成方法については、Docusign eSignature ユーザーガイド「テンプレートを作成する」をご覧ください。

テンプレートの準備ができたら、PowerFormとして使用するテンプレートを選択し、［PowerFormの作成］をクリックします。[PowerFormの作成］画面では、あらかじめテンプレートの情報が入力されていますが、これは必要に応じて変更できます。

1. 名前とメールの件名を確認します。テンプレートの情報をそのまま使う、または必要に応じて変更します。

2. ［オプション］タブをクリックして、追加のオプションを設定します。すべての署名者に同じメッセージを送信したり、メール検証（メールによる署名者の本人確認）、使用制限の設定（PowerFormの使用回数や頻度）など、PowerFormの様々な機能を設定することができます。

3. ［作成］をクリックすると、PowerFormが作成されてアクティブになります。実際に使用を開始する前に、作成したPowerFormをテストすることをお勧めします。

4. URLをコピーするか、埋込コードを取得してウェブサイトに埋め込みます。すぐに利用することも、後で［テンプレート］ページから実行することもできます。

さらに詳しいPowerFormの使用方法についてはサポートページをご覧ください。なお、PowerFormはBusiness Pro以上のプランでご利用いただけます。ご利用可能な機能およびオプションに関する詳細は、弊社担当営業またはカスタマーサポートまでお問い合わせください。

おすすめ記事：オンデマンド・セルフサービスで署名ができる「PowerForm」の活用術

※本ブログは「Create a Form for E-Signature with Docusign PowerForms」の抄訳になり、日本向けに加筆修正しています。