従来型フォームの課題を解決！Webフォームで対話型の入力フォームを作成

スマートフォンでフォーム入力する若い男性

私たちは、ローンや保険の申し込みから、医療機関での受診、求人への応募まで、あらゆる場面で書類への記入を求められます。特に手書きの場合は時間も労力もかかりますが、デジタル化すればすべてうまくいくというわけでもありません。

実際、75％以上の人が“使いづらさ”を理由にフォームの入力を中断しているというデータがあります（その内、ほとんどの人が再度フォームに戻ってくることはありません）。また、フォーム入力が敬遠される理由は、その複雑さや不便さだけではありません。個人情報など機密情報の記入を求められることも多く、サイバー犯罪が増加するなか、約30％近くの人がセキュリティ上の懸念からフォーム入力を放棄しています。

顧客がフォームの入力を途中で断念してしまうと、企業は必要な情報を得ることができず、顧客の損失につながります。しかし、それは「従来型フォーム」の問題のほんの一部にすぎません。

従来型フォームの課題

PDFのようなフォームは“デジタル”と思われがちですが、多くの場合、PDFを印刷して記入したら、スキャンして返送する必要があり、実際には単なる静止画像と同じです。また、契約プロセス全体を通してデータの自動入力ができないため、契約締結までに時間がかかります。

さらに、こうした従来型のフォームではバックエンドで膨大な量の事務作業が発生し、データの入力ミスやセキュリティリスクの要因になります。これは、ユーザーの情報が内部システムに自動的に保存されず、他システムとの連携もできないからです。異なるシステムで別々にデータが収集・保存されると、データを分析したり施策に活かすことが難しくなります。

企業の多くは、従業員がオンデマンドで対話型のフォームを作成できる、シンプルかつセルフサービスのツールを必要としています。フォームに入力されたデータを（署名が必要な）契約・合意文書にシームレスに反映すると同時に、社内システムにデータを保存し、分析を可能にする動的ソリューションは、顧客や従業員により良い体験を提供します。

Webフォームの紹介

ドキュサインの便利機能のひとつ「Webフォーム」は、オンラインフォームからデータを取得し、動的にその内容を契約書に自動入力します。コーディングが不要で、すばやく実装できるソリューションなので、ユーザーはIT部門に頼ることなく容易にフォームを構築・維持することができます。

ユーザーは条件付きロジックを使って、顧客の入力内容に応じてフォームフィールドを動的に適用し、関連のあるコンテンツのみを表示させることができます。また、動的なフォームフィールドから収集されたすべてのデータは保存・分析が可能で、組織の記録システムと連携させることもできます。

迅速に導入できて管理も容易なWebフォームを利用すれば、先進的かつ利便性の高いフォームで顧客体験を向上することができます。

以下、Webフォームの主な特長を紹介します。

• 契約締結までの時間を短縮：共有可能なリンクを介して、顧客はセルフサービスでフォームにアクセスできます。モバイルフレンドリーで直感的なインターフェースにより、迅速かつスムーズに手続きを進めることができ、フォーム入力中の離脱を防ぎます。また、入力内容に基づいてフォームフィールドを変更する条件付きルールを適用すれば、関連する質問項目のみが表示されます。ミスが発生しやすい手作業によるデータ移行も不要です。Webフォームは Docusign eSignature に組み込まれているので、取得したデータが自動的に契約書に反映され、シームレスな署名体験の提供が可能になります。

• 信頼性の高い署名体験：10 億人を超えるユーザーが利用するドキュサインの電子署名は、世界中の厳格なセキュリティ要件を満たしており、機密情報の入力が必要な場合でも、顧客に安心感を与えることができます。また、カスタムブランド設定でブランドの一貫性を持たせることで、信頼性をさらに高めることが可能です。

• 誰でも簡単に利用可能：コーディングは不要で、数回のクリックだけで簡単にフォームを作成・維持できます。フォームフィールドは、（ドキュサインの電子署名の）テンプレートから自動的にインポートされるので、時間や手間を大幅に削減できます。Webフォームはウェブベースのソリューションなので、ユーザーはユースケースに合わせて複数バージョンのフォームを作成・編集し、準備が整ったらすぐに展開することができます。作成から公開までわずか数分で完了するので、社内リソースを有効活用できます。

• データを最大限活用：Webフォームはデータを取得したり保存するだけでなく、取得したデータを最大限活用できるようにします。データをすばやくエクスポートして詳細な分析やレポートの作成を行ったり、データ主導の意思決定を後押しして、契約プロセス全体を改善します。また、受賞歴のあるAPIを活用すれば、データを社内システムに簡単に接続・統合できます。

業種や部署を超えたWebフォームの活用

業種や組織の規模を問わず、企業にはデジタルファーストの動的な合意・契約体験の提供が求められています。Webフォームはさまざまなシーンで利用することができ、フォームを作成するユーザーにも、フォーム入力する顧客にも、インタラクティブで効率的な体験を提供します。

業種別ユースケース

• 教育：新入生登録フォーム、奨学金申請フォーム、学費軽減申請書、緊急時対応計画

• 政府機関：住居・家賃補助申請書、中小企業助成金申請書、失業認定申請書、許可申請書

• ヘルスケア/ライフサイエンス：臨床試験登録、新規外来患者登録、インフォームドコンセント同意書、入退院に関する書類

• 金融サービス：口座開設フォーム、ローン申込フォーム、クレジットカード申込書、口座振込依頼書

その他のユースケース

• サプライヤー契約

• ベンダー/従業員のオンボーディング

• 顧客登録フォーム

• サービス依頼書

なお、『Webフォームを活用して取引会社登録申請プロセスを効率化』では、デモ画面を用いて具体的な活用例を解説しています。実際にWebフォームの使い勝手を体験することもできますので、ぜひご覧ください。

※本記事は「Create Interactive Fillable Forms for E-Signature with Web Forms」の抄訳となり、日本向けに一部加筆修正しています。