ドキュサイン社員に聞く！HRテックを活用したスマートな採用とは？

「HRテック（HR Tech）」という言葉、一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか？HR（Human Resources）とテクノロジー（Technology）を組み合わせた造語で、HRの業務、例えば採用活動や人材育成、人事評価を人工知能（AI）やクラウド、ビックデータ解析など最先端のテクノロジーを活用して、業務の効率化と質の向上をサポートするサービス全般を指します。

HRの業務が多岐にわたるように、HRテックがカバーするカテゴリーも、求人や採用管理、勤怠管理、給与計算、人材管理・評価、人材育成など幅広く存在します。

弊社でもHRテックを積極的に取り入れていますが、今回はドキュサイン・ジャパンのリクルーターである福田が、採用活動において、どのように自社製品である「Docusign eSignature」を活用しているのかをご紹介します。

オファーレター（採用通知書）のワークフローを自動化

「全ての面接が終了すると、オファーレターの準備にとりかかります。ここで登場するのがドキュサインの電子署名です。まずはリクエストフォームに内定を出したい候補者の氏名や連絡先、希望給与などの必要事項を入力します。ドキュサインのプラットフォーム上でHRオペレーションチームや採用マネージャーなどの関係者に確認してもらい、承認されるとフォームに入力したデータを元に自動でオファーレターが作成されます。」

「誰にどの順番で署名をしてもらうか、というワークフローを設定し、その順にオファーレターに署名をしてもらいます。署名者には、採用マネージャーや会社の代表、内定者などが含まれます。今までは個別に署名をもらって、進捗状況を逐一確認する必要がありましたが、ドキュサインの電子署名を使えば、私に代わってシステムがワークフロー通りに動いてくれます。また、内定者がオファーレターを受け取ったか、開封したかというステータスをリアルタイムに確認できるので、フォローアップもしやすくなりました。例えば、開封後も返信がない場合は、何か懸念点があるのかな？と先回りして、フォローすることができます。」

全員の署名が完了すると、ワークフロー上で指定した人にコピーを送ることもできるので、採用マネージャーは候補者が入社を受諾したことを即時に知ることができ、またオフィスマネージャーは入社日に合わせてデスクや名刺の準備を始めることができます。

また、入社前までに身元保証書や秘密保持契約書、従業員長書などの提出を求めるケースもあるのではないでしょうか。ドキュサインの電子署名では、これらの書類に署名捺印することはもちろん、テキストやドロップダウンのフィールドを追加して署名以外の情報を取得することもできます。内容が同じ文書の場合、一括送信機能を使えば一度に何十人、何百人に送信することができます。この機能は、複数名を同時に採用する場合に重宝されています。

さらに、社内のHRシステムと連携することで、取得した情報をシステムに反映させることができるので、一つづつマニュアルで情報を入力する、という作業からも解放されます。

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電子署名が採用活動にもたらすメリットとは？

「ドキュサインの電子署名を使うメリットはいろいろ考えられますが、一番は“プロセスの短縮”だと思います。オファーレターひとつを作成するにも、複数の関係者が絡みますが、ワークフローさえしっかりしていれば、社内での承認プロセスも署名捺印も全てシステムが管理してくれます。例えば、人事部長から承認をもらうためにミーティングをセットする必要はありませんし、オファーレターを印刷して発送する手間もかかりません。言うまでもなく、オファーレターの作成自体も簡単になりました。万が一、入力ミスがあった場合でも内定者に送る前だったらすぐに修正できますが、紙の場合だったらタイミングによってはそうはいきませんよね。ミスのあった文書をシュレッダーにかけ、再度印刷し直さないといけないですし。」

従来ですと、氏名、勤務開始日、給与などの情報を一つずつ手入力してオファーレターを作成し、印刷後、上長に捺印してもらい、内定者に郵送する、という手間のかかる作業が発生していました。中には、面接とは別に人事部と内定者が対面で会う機会としてオファーミーティングが設けられる場合もあります。

最近では、オファーレターをPDF化してメールで送るケースもありますが、それでも「文書を印刷して署名捺印する」という作業は発生しますし、ほとんどの場合、PDFとは別に紙でのやりとり、つまり自筆署名入りのオファーレターを郵送する必要があります。

「社内でのオファーレターの作成・承認プロセスを早め、内定者にいち早くオファーレターを届けることができるので、他社と差別化できますし、候補者との距離を縮めることもできると思います。社内プロセスに時間がかかってしまい、なかなか結果の連絡をできないと不信感を持たれてしまいますからね。また、内定者には余裕を持って考えてもらうことができるので、入社後のギャップも少なくなったように感じています。」

新卒の場合は数十社以上にエントリーし、また転職の場合、平均8.4社（参照：マイナビ転職）に応募するというデータからも分かる通り、求職者は複数の企業を比較検討していることがほとんどで、その中でスピード感をもって内定通知を送ることは今や必須であるといっても過言ではありません。

また、前述した通り、内定者がオファーレターを受け取ったか確認できるので、たとえば開封しているのに返信がない場合は、質問がないか個別に対応することもできます。

「あとは、オファーレターを受け取る側（内定者）の利便性という点でも、ベネフィットがあると思います。スマホでも簡単にオファーレターを確認してサインできるので、旅行中でもどこにいても問題ありません。転職とか新しい仕事を始めるタイミングって、有給消化で旅行する人は多いんですよね。」

その他に、「セキュリティ面で安心である（紛失することがない）」や「ペーパレス化によるコスト削減（紙代や郵便代がかからない）」などのメリットも挙げられます。

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まとめ

HRテックを取り入れる企業が増えてきているとは言え、新しいシステムを取り入れるとなると時間も労力もかかります。しかし、ドキュサインのようなSaaS（Software as a Service）と呼ばれるクラウド型サービスなら、新たにソフトウェアの購入やシステムを構築する必要はなく、導入までの期間を短縮し、初期費用を抑えることができます。また、常に最新のバージョンや機能を使えるというメリットも。

優秀な人材の確保が難しいと言われている昨今、HRテックを活用したスマートな採用がスタンダードになる日も近いかもしれません。

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