電子署名法、個人情報保護法、改正電子帳簿保存法に関するドキュサインへの質問と回答

ドキュサインのお客様やパートナーの皆さま、また電子署名の導入を検討されている方から、日本国内におけるドキュサイン製品への電子署名法、個人情報保護法及び電子帳簿保存法の適用についてご質問やご相談をいただくことがあります。そこで本記事では、皆さまから多くご質問いただく項目に関して、弊社の回答をご紹介します。 

一般的な質問

お客様及びパートナーの皆さまより、日本国内における電子署名ソリューションの適法性について質問をいただきます。以下に記載するのは、一般的な質問とその回答になります。詳細については「日本の裁判手続きにおける電子署名の有効性」でも解説しています。  

1. 日本では Docusign eSignature によって有効に契約を締結することはできますか?

はい、できます。弊社の電子署名ソリューションである Docusign eSignature を使用して署名された文書は、契約を締結することに当事者が同意したことを証明する十分な証拠として日本の裁判所で認められます。なお、さらに入念な対応を希望されるお客様には、特定のユースケース（例えば、高額で、契約上重要な案件や紛争案件など）においては「EU Advanced 署名方式」の製品の利用をお勧めしています。  

2. ドキュサイン製品を使用して法人と個人の間で契約を締結することに何か問題はありますか?

問題はありません。ドキュサイン製品を使用して、法人と個人の間で契約を締結することについて特定の法律上の問題はありません。

3. 日本国内において、2要素認証は電子文書の署名者を確認する手段として十分ですか?

日本の総務省、法務省及び経済産業省が2020年に共同で公表したQ&Aによると、2要素認証は電子文書の署名者を確認するための有効な手段であると説明されています。ドキュサインの製品は全て2要素認証を備えています。日本政府が共同で発表したQ&Aの写しをご希望の場合は、ドキュサインの適法性ガイド（Docusign’s eSignature Legality Guide）をご参照ください。

4. 日本の個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）では、ドキュサイン製品で締結された文書に記載される氏名、住所等の個人情報の取り扱いについて、同意を得ることが求められています。ドキュサインの電子記録及び署名同意開示（ERSD）機能を利用して、当社の取引先から個人情報の取り扱いに関する同意を事前に得ることはできますか?

はい。状況によっては、Docusign eSignature を使用する前に、お客様が別途取引先の同意を得る必要がある場合があります。Docusign eSiganture の ERSD 機能を利用して、本人の同意を得ることは可能です。特定のユースケースでのご利用については、各社の法務顧問にご相談ください。

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電子帳簿保存法に関連する質問

「2020年10月、電子帳簿保存法の改正で何が変わるのか？」や「2022年1月施行予定：電子帳簿保存法改正のポイントを解説」等、弊社ブログでもご紹介しているとおり、電子帳簿保存法が改正され、国税関係の帳簿及び文書を紙面ではなく電子的に保存するための要件が緩和されました。以下に、電子帳簿保存法に関して最近当社に寄せられる質問及びその回答をご紹介します。         

5. 当社では電子データで保存する文書と、紙で保存する文書があります。当社は電子データで文書を保存する方法を希望していますが、当社の取引先が紙を送ってくる場合があります。一部の文書を電子データで保存して、その他の文書を紙で保存することは認められますか?

はい。電子データの文書と紙の文書の両方を保存することに問題はありません。但し、貴社が、例えば、Docusign eSignature を使用して電子的に取引を行った場合、そうした電子契約は電子データとして保管する必要があります。つまり、契約書の電子版と、その契約書に関連する電子記録を削除してはなりません。Docusign eSignature はこれを自動的に行いますが、貴社の文書が Docusign eSignature に保管されていない場合は、貴社は保管方法の安全性を確保し適切な監査証跡が維持されるようにする必要があります。紙で締結された契約書は紙で保存するか、又は電子的フォーマットに変換して電子データとして保存することができます。本件に関しては、電子帳簿保存法第４条及び第７条及び電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】8頁で詳しく説明されています。

6. 当社は、お客様に送付する全ての請求書を電子データとして保存していますが、サプライヤーから受け取った請求書は紙で保存しています。これは認められますか?

はい。但し、前述のとおり、請求書が電子データとして送付され、取引が電子的に行われた場合には、当該取引の記録は電子的に保存する必要があります。 

紙で請求書を受け取り、それに基づいて取引が行われた場合、当該取引の記録は紙で保存するか電子記録に変換することも可能です。（電子帳簿保存法第４条及び第７条及び電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】8頁）

7. 当社の一部のサプライヤーや取引先の中には、限られた期間（例：8ヶ月間）しか保存しないところがあります。このような場合、当社が紙媒体を入手して、それをスキャンして、電子データとして保存しても構わないでしょうか? 

はい。紙の文書をスキャンして電子データとして保存することができますが、その際にはタイムスタンプと、その文書の電子データを保存した者（又はその人の上司）の記録を追加する必要があります。タイムスタンプは、文書の保存と同時に、またはその後できるだけ速やかに追加する必要があります。貴社が、Docusign eSignature のようなクラウドベースのシステムを使用している場合、電子データへの変更の監査証跡やログを残すことができるので、タイムスタンプは必要ありません。Docusign eSignature は、そのような監査証跡を提供しますので、貴社が当社製品を使用している場合、タイムスタンプは必要ありません。(電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第2号第3号) 

また、電子文書の保存に使用する記憶媒体は、契約書の日付、金額及び取引先の検索が可能なものでなければなりません。契約金額が1,000万円未満の場合、検索機能は必要ありません。検索が必要な場合は、Docusign eSignature を他の文書管理/保存ソリューションと併用して、検索要件を満たすようにすることをお勧めします。  

8. 当社は大量の紙の契約書を保管しており、電子帳簿保存法の改正が施行される2022年1月までに同法を遵守する体制が整わないのではと心配しています。これらの契約書についてどうしたらよいですか?

電子帳簿保存法は、2022年1月までに全ての紙の契約書を電子的に保存することを義務づけているわけではありません。 実際には、この法律には電子形式で契約書を保存する義務は全くありません。もし貴社が紙の契約書を永久に保管したい場合は、そのようにすることができます。電子帳簿保存法は、貴社が文書を電子的に保存することを決めた場合の要件を定めているだけに過ぎません。 (電子帳簿保存法第4条第1項)

9. 当社は Docusign eSignature を利用していますが、取引先からは他の電子契約サービスで契約書が送られてきます。このような契約書を、Docusign eSignature のプラットフォーム以外の別のサービスのクラウド型ストレージに保存してもよいのでしょうか?

はい。電子帳簿保存法は1つのストレージサービスのみを使用することは義務付けていません。複数のサービスを利用しても法的には問題ありません。

10. 電子帳簿保存法に関係する文書の保存期間は7年から10年ですが、この期間中に当社が Docusign eSignature のサービスの利用をやめることになった場合はどうなるのでしょうか? Docusign eSignature に保存されている文書へのアクセス権は失われませんか? 

契約終了前に、Docusign eSignature のプラットフォームに保存されている全ての文書及び全ての完了証明書をダウンロードすることをお勧めします。これらの文書は、お客様のサブスクリプション終了後は、ドキュサインのプラットフォーム上に保持されず、利用できない場合があります。ただし、Docusign eSignature は、全ての文書に関する取引及びログ履歴を一定期間、保持します。   

11. 改正電子帳簿保存法について、Docusign eSignature を利用する際には、法令遵守を確保するためには具体的にどのような対策が必要ですか?

ドキュサインのシステムを利用することによって電子帳簿保存法を完全に遵守するには、保管された契約書の日付、金額及び取引先を検索する機能を備えた記憶媒体（SharePoint や Box、Dropbox などのクラウドストレージ）を手配する必要があります。 

12. 取引先から受け取った、契約を含むエンベロープ（電子封筒）に関して、改正電子帳簿保存法に対応させるには、ドキュサインをどのように利用すればよいでしょうか?

上記の回答と同様に、取引先からエンベロープ（電子封筒）を受け取って、Docusign eSignature で締結した場合には、その時点で、保管されている契約書の日付、金額及び取引先の検索できる記憶媒体に当該文書を保存するだけでよいことになります。 

13. タイムスタンプ要件が改正電子帳簿保存法では緩和されています。Docusign  eSignature を使用している場合、タイムスタンプ要件に関して問題はありませんか?

はい。改正電子帳簿保存法のもとでは、Docusign eSignature のように履歴データを改ざんすることができないシステムを利用しているかぎり、タイムスタンプ要件は不要になります。

14. 相手方の会社（受領者側）も改正電子帳簿保存法を遵守することが必要ですか ?

取引先が電子帳簿保存法を遵守しているかどうかは、貴社による同法の遵守に影響を与えません。よって貴社は、取引先のコンプライアンスについて心配する必要はありません。  

15. 質問: 改正電子帳簿保存法のもとでは収入印紙は必要となりますか?　たとえば、当社がドキュサインを利用して電子契約を取引先に送付し、取引先が契約を紙に印刷して、押印し、スキャンして 、Docusign eSignature にアップロードした場合でも収入印紙は必要ですか?

電子契約については、過去に紙面で印刷されたことがあったとしても、収入印紙は必要ありません。国税庁のウェブサイトには、電子契約は課税対象外と明記されています。より具体的な懸念がある場合は、最寄りの税務署にご確認ください。 

Docusign eSignature に関する詳細は、製品ページをご覧ください。その他のご質問は、お問い合わせフォームから承っております。

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