＜活用例＞紙だらけの人事部の業務を電子署名で効率化

人事部の業務は、とにかく紙・紙・紙だらけ！ベンチャー企業から大企業まで規模を問わず、電子署名のニーズが高い分野といえます。そこで今回は、人事・労務にスポットを当てながら、ドキュサインの電子署名の活用事例を紹介したます。

人事部と一口にいっても業務の幅が広く、活用例も様々ですが、電子署名は以下のような業務でよく使われています。

• 内定通知書

• 雇用条件通知書

• 雇用契約書

• 入社時の書類一式

• 通勤ルート変更届

• 人事評価

• 辞令

• 産休・育休申請の書類

多くの企業はまだこれらの申請書などの文書を、印刷をして手書き＆押印されているケースがほとんどではないでしょうか。

また、採用関連の書類は、内定者宛に郵送して、手書きで記入、捺印、返送してもらうのが一般的です。

万が一書類に不備があると、再度書類を送付して記入してもらう作業も発生するかもしれません。いままで当たり前のように繰り返してきたこれらの業務ですが、「とにかく時間も手間もかかるし、もっと手続きをスマートにできないか」というご相談を人事・採用関連の業務をされているお客様から頻繁にうかがいます。

このようなお客様の声に応え、以下にドキュサインの電子署名を人事関連の業務で活用するメリットを紹介します。

①採用から入社手続き

2019年4月に労働条件通知書の電子化が解禁されて以来、雇用契約書と併せて労働条件通知書を電子化する企業が増えています。特に新卒採用においては、デジタルネイティブ世代にとってスマートフォンで署名捺印が完了できることは内定辞退を防ぐ有効なアプロ―チといえます。

また、電子署名は派遣元と派遣先の間で結ばれる労働者派遣契約書や採用通知書（オファーレター）、入社手続きで必要となるさまざまな書類で利用可能です。実際、ドキュサインでは電子署名を使って採用プロセスを自動化し、候補者体験の向上に取り組んでいます。『ドキュサイン社員に聞く！HRテックを活用したスマートな採用とは？』では、電子署名が採用活動にもたらすメリットについて解説しています。あわせてご覧ください。

②社内申請

働き方改革が浸透が広がり、在宅勤務許可書など人事関連の申請書もこれまで以上に増えてきていという声をよく耳にするようになりました。

このような申請を行う場合、まずテンプレートを印刷し、手書きで記入、人事部まで提出に行く → 字がつぶれて読めないなど不備があると、返却され再度記入 → 書類へ署名捺印後、手打ちでシステムに入力する。上記は多くの方が経験しているごく一般的な申請の流れです。

当たり前のように感じますが、テンプレートの印刷、手書きで記入、手持ちで提出、システムへ手入力、などマニュアル作業の割合がかなり高くとても効率的とはいいがたい状況がうかがえます。あるお客様は平均して10日以上かけていた紙のベースでの申請→承認作業を、ドキュサインの電子署名に置き換えた結果、わずか2日まで短縮することができたとのことです。

これらの作業を電子署名を活用することにより、出張中の上司の帰りを待ったり、外出先からオフィスに戻り対応するなど場所にとらわれることもなく、申請業務をよりスムーズ行うことができるようになります。実際に、飛行機の機内Wi-Fiから承認の署名をいただいたケースもご報告いただいています！

③ストックオプションの通知

あまりメジャーな活用方法ではありませんが、ストックオプションの通知や役員報酬の通知にも活用している例も存在します。ベンチャー企業を中心にストックオプション制度をとり入れる会社が日本でも増えてきました。

紙面での通知、EメールにPDF添付での通知がまだまだメジャーな手段として行われているかと思います。

しかし、よくよく考えるとかなりセキュリティ面に気を付けなければならない文書ですよね？「みなし」ではなく本当に通知すべき人がきちんと受け取っているのか、受け取った側から署名をいただくことで証跡を残すことができるので、安心ですね。

いかがでしょうか？上記ではまだご紹介できていない様々なドキュサインの電子署名の活用方法はまだまだあります。

詳しく知りたい！と思われた方は、お電話（03-4588-5476）またはお問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。事例やニーズに合わせた活用方法などをわかりやすくご紹介します。

おすすめサイト：労務DX×労務実務×助成金メディア - はた楽Lab.