人事部にオススメ！迅速なコミュニケーションを実現するSMS配信機能

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私たちは毎日何十、何百ものメールを受信しています。その中で、重要なメールや署名が必要な文書も埋もれてしまいがちです。そこで活用したいのが、新しくドキュサインの電子署名に追加された「SMS配信機能」。人事部での活用例とともに、従業員や採用者の体験を向上させ、より迅速なコミュニケーションを実現する方法をご紹介します。

Eメールは、顧客への連絡や社内でのやり取りで多く利用されていますが、必ずしも効果的な手段とは限りません。ある調査によると、企業で働く人は1日に平均121通のメールを受信しており、メールの返信に約90分の時間をかけています。1日8時間労働と考えると、1日の内20%弱もの時間をメールの処理に費やしており、重要な業務に割く時間が奪われてしまっているのです。

最近では、コミュニケーション手段として SMS（ショートメッセージサービス）を選択する企業が増えています。それは、テキストメッセージの返信にかかる時間は平均90秒と短く、Eメールに比べてスピーディーに返信ができるからです。SlickText による最近の調査では、64%の企業はコミュニケーション手段として SMS を取り入れたいが未だに対応できていない、と回答しています。従業員の多くは日々さまざまな情報を受け取っており、署名が必要な文書や社内規則の更新通知など、重要なメッセージを見落としてしまうことも多々あります。人事部はこれまで以上に、採用・入社手続に関する情報や会社の最新情報を確実に、そしていち早く届けることが求められており、そのためには適切なソリューションが必要となります。

そこでドキュサインは、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）に SMS 配信機能を追加し、SMS でリアルタイムに署名依頼を送信することができるようになりました。オフィスで働く人、現場で働く人、テレワークをしている人など、従業員によってネットワークへのアクセス環境はさまざまです。そのため、SMS 配信はどのような組織でも、特にフィールドワーカーを多く抱えていたり、新しい働き方を推進している組織・団体にとってはメリットが大きいソリューションです。たとえば、社内規定や就業規則等を更新した際、SMS 配信を利用することで、従業員はタイムリーに通知を受け取り、どこにいても内容の確認・文書への署名が可能となります。レスポンシブ機能により、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器でもストレスなく確認・署名することができます。

また、社内でのコミュニケーションだけでなく、採用プロセスでも効果的に活用することができます。人材獲得競争が激化している現在、「デバイスの種類や場所を問わずにやり取りできる」といったように、より快適な採用体験を提供することが重要になってきています。ドキュサインの電子署名を使えば、オファーレター（採用通知書）や入社に必要な書類を安全に送信し、SMS でリアルタイムに通知を送ることで、他のメールに紛れることなくスピーディーに署名を取得することができます。また、従来のように書類を印刷したり、スキャン、郵送といった手間もかからないので、被採用者の負担を減らすだけでなく、入社までの期間を短縮して優秀な人材をいち早く迎えることができます。

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