Docusign eSignature for Microsoft Teams Approvalsを活用して、承認プロセスを効率化

これまでレビューや承認を得るために、上司や関係者に文書を送った回数を覚えていますか？それは、数えきれないほどの回数になるのではないでしょうか。法務、営業、人事、調達など、部署に関わらず、「承認」は組織のプロセスの基本であり、デジタル化されていないプロセスはボトルネックになりかねません。

このような状況を少しでも改善するべく、ドキュサインはこの度、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）と Microsoft Teams 承認アプリの連携ソリューション「Docusign eSignature for Microsoft Teams Approvals」を発表しました。これにより、Teams から直接、承認を作成、管理、共有することが可能になります。承認アプリ内で電子署名による承認を作成することができるので、承認依頼を効率化するとともに、通知によりリアルタイムで承認プロセスの状況を把握することができます。なお、今回の統合は、Teams 内にドキュサインのチャットボットを搭載した「Docusign eSignature for Microsoft Teams」に続くものになります。

「ドキュサインは、Dynamics 365、SharePoint、Outlook など、Microsoft の様々なアプリケーションと連携しています。これにより、ユーザーの皆さまは、ドキュサインと Microsoft の連携ソリューションを契約プロセス全般で活用することができます。今回の Docusign eSignature for Microsoft Teams Approvals のリリースのように、Microsoft 社とともに革新を続けられることを大変喜ばしく思います」と、ドキュサインのプロダクト・マネジメント・ディレクターであるマーシャル・ナムは述べています。

また、Microsoft 社の Microsoft Teams Platform 担当ディレクター、ダニエル・カニング氏は次のように述べています。「私たちは、ドキュサインの電子署名が Microsoft Teams の承認アプリに統合され、ユーザーの利便性を高められることを嬉しく思います。今回の統合により、署名を必要とする承認の作成、管理、共有を Teams からすぐに行うことができ、お客様の承認プロセスがさらに効率化されます。」

続いて、Docusign eSignature for Microsoft Teams Approvals の使用方法についてご紹介します。

署名を必要とする承認の作成、管理、共有

Microsoft Teams 承認アプリにアクセスするには、Teams のサイドバーか承認アプリのアイコンを選択します。「送信された承認」と「受信した承認」のリストが、ステータスとともに表示されます。

承認のために文書を送信する場合は、[新しい承認要求] をクリックします。クラシック表示の場合は、要求の種類で [電子サイン] を選び、プロバイダーとして[Docusign] を選択します。新しい表示の場合は、電子サインの中から [Docusign] をクリックします。承認の名前（Docusign のエンベロープ名）を入力し、受信者の詳細を入力します。受信者は、Teams の使用有無にかかわらず、メールアドレスをお持ちの方であればどなたでも結構です。

次に、受信者および送信する文書を選択します。必要に応じて署名順を追加することもできます。承認の準備ができたらドキュサインに進み、署名欄やその他のフィールドを文書に配置します。なお、あらかじめ文書にフィールドを配置し、受信者の役割を定義したドキュサインのテンプレートを使えば、このステップは省略可能です。送信する際に必要となるのは、新しい受信者を指定することだけです。これらの作業はすべて承認アプリ内で行えるため、アプリを切り替える手間を省くことができます。

すべてのフィールドを追加したら、受信者にエンベロープを送信します。承認アプリでは、承認のステータスや次に署名が必要な人を確認したり、コメントの追加、承認の編集が可能です。承認が完了すると、Teams に通知が届きます。

法務、営業、人事、調達などさまざまな部署において、Microsoft Teams での承認にドキュサインの電子署名を利用して、承認プロセス全体を効率化できる方法はたくさんあります。一般的なユースケースとしては、以下のようなものがあります。

• ローン借入申込書

• メンテナンス依頼書

• 問診票

• 患者用同意書

• 出荷依頼  

• 社員の入社手続きに関する書類

• 給付金/保険金請求書 

• 委任状

• 製品（サポート）終了フォーム

さまざまな Microsoft アプリケーションとの統合

Microsoft 365 および Dynamics 365 との統合により、ドキュサインの電子署名はさまざまな Microsoft アプリケーションの中で利用することができます。Docusign for Dynamics 365 から直接、契約書や承認依頼を電子署名で送信することができるほか、Word、SharePoint、Outlook などの Microsoft アプリケーションを使って、電子署名が必要な文書を簡単に作成・送信することもできます。また、Power Automate との連携により、ドキュサインと Microsoft アプリケーション間のプロセスを効率化することができます。今回の承認アプリとの統合は、既存の統合とシームレスに連携し、さらなる生産性の向上を可能にします。

Microsoft Teams の使用を開始するには、アプリをダウンロードするか、サポート記事をご参照ください。

※本ブログは「Accelerate Time to Approval with Docusign eSignature for Approvals in Microsoft Teams」の日本語抄訳になり、日本向けに一部加筆修正しています。