対面での契約手続きを効率化！「同席署名」の使い方と事例を紹介

Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）には、「同席署名」の機能があり、店頭や訪問先などで対面する相手に、その場でタブレット端末などを使って電子文書へ署名してもらうことができます。

従来は紙の文書を用意して、手書きで署名してもらい、その後、署名済みの文書をファイリングしたり、記載された内容をシステムに手入力したりする必要がありました。しかし、「同席署名」の機能を使えば、このような手間を減らし、署名プロセスを効率化することができます。

「同席署名」の主なユースケース

同席署名は、対面での契約や申し込み手続きなど、さまざまなシーンで利用できます。

• 携帯電話の新規契約

• 保険の契約申し込み

• 施設利用に関する同意

• フィットネスジムの入会申し込み

• レンタカー貸渡時の車両の現状確認（チェックシート）

• 荷物の受取確認

個人消費者との契約等で利用されることの多い同席署名ですが、飲食市場に特化したマーケティング支援を行う株式会社favyは、飲食店との契約時に同席署名を利用し、業務効率化や契約状況の可視化、失注リスクの軽減を実現しました。同社が電子署名を導入した背景や活用例、効果については、導入事例ページをご覧ください。

「同席署名」の使い方・流れ

同席署名は、署名を依頼する側（署名ホスト）が署名者に同席し、進行役として手順を説明しながら署名プロセスを進めます。署名者はメールアドレスがなくても署名することができます。また、アカウントを作成する必要もありません。

基本的な流れは以下の通りです。

1. Docusignアカウントにログインして、エンベロープを作成します。この時、署名者の役割を「同席する署名者」に設定します。

2. エンベロープ送信後、署名ホスト宛にメールが届きます。メール内のリンクをクリックして、署名プロセスを開始します。

3. 署名者にタブレット端末などのデバイスを渡します。署名者は署名ホストのデバイスを使って、文書を確認して署名を行います。

4. 署名者が署名済み文書のコピーを希望する場合は、メールアドレスを入力してもらいます（任意）。

5. 署名者からデバイスを受け取り、署名ホストはアカウントに再度ログインします。

これで手続きは完了です。

同席での署名を実施する際は、署名ホストが証人として署名者の本人確認を行います（例：運転免許証を提示してもらうなど）。エンベロープの識別情報、および各イベントの詳細は完了証明書に記録されますが、本人性を強化したい場合は、署名時に本人確認書類をアップロードしてもらったり、アクセスコードによる追加認証を求めたりするなどの方法があります。同席署名の詳細は、サポートページをご覧いただくか、弊社営業担当までお問い合わせください。