株式会社ドワンゴ様 ドキュサイン導入事例
「ニコニコ超会議」の個人クリエイターとの出演契約を電子化することを目的にドキュサインを導入いただいた株式会社ドワンゴ様。ペーパーレス化により契約締結までのリードタイムを短縮、さらにクリエーターのユーザビリティーを向上させることにも成功。導入の経緯やドキュサインについて評価いただいていてる点をご紹介します。
「ネットに生まれて、ネットでつながる」をコンセプトに掲げ、多彩なデジタルコンテンツやサービスを展開し、日本のネット産業を牽引している株式会社ドワンゴ様。今回、ドキュサインの電子署名をご導入いただいた経緯や評価いただいている点について、同社情報システム部 部長の藤坂氏と同部所属の芦埜氏にお話を伺いました。
ドキュサインの電子署名を導入いただいた経緯を教えてください
藤坂氏：今まで「ニコニコ超会議」の個人クリエイターとの出演契約には紙を使用していました。しかし、契約書の数も多く紙では手間と時間がかかるため、オンライン化できないかと考えたのが電子署名を導入したきっかけです。
2012年より開催している「ニコニコ超会議」は、ユーザー、クリエイター、協賛・出展会社が一同に集う、同社が主催する巨大リアルイベントで、年々その規模が大きくなっていることからイベントに出演する個人クリエイターとのやり取りも増加。そのプロセスを合理化する一つの方法として、ドキュサインの電子署名を採用いただきました。導入から数ヶ月経った現在では、個人クリエイターとのやり取りは全てオンラインに移行しているそうです。
実際に導入されてどんなメリットがありましたか？
芦埜氏：（個人クリエイターは）新たにドキュサインのアカウントを作成する必要はなく、メール上のリンクをクリックしてそのまま署名するだけなので、使い方はとてもシンプルだと思います。クリエーターのユーザビリティーも向上し、またアカウント作成というステップが一つ減ることで、契約締結までのスピードが上がっている実感はあります。
従来の紙を使った契約書の場合、契約書を作成し、印刷、郵送、そして文書のファイリング、また先方から署名入りの契約書が返送されてくるのを待つ必要もあり、契約締結までに数日から数週間かかってしまうことが一般的です。しかし、そのプロセスを電子化することでリードタイムを短縮することができ、83%は24時間未満、さらに50%は15分以内に全てのプロセスが完了しているというデータもあります。（ドキュサイン米国本社調べ）
また、ドキュサインではアカウント作成することなく署名ができるので、署名者側の利便性が向上し、IDやパスワード等のログイン情報が分からなくなってしまった場合の再発行手続きも不要になります。
個人クリエイター（署名者）からの反応はいかがですか？
藤坂氏：実際にドキュサインを利用して契約書をお送りした方からネガティブな声は聞かないですね。時間や場所にとらわれず、スマートフォンで簡単に確認、署名できることも問題なく使っていただいている理由だと思います。
ドキュサインの電子署名はPCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル機器でも直感的に利用していただくことができ、いつでもどこでも文書を確認し、署名捺印することができます。また、ドキュサインでは、署名者がスムーズに手続きいただけるよう、ブログや動画など署名者向けのコンテンツも発信しています。
その他にメリットに感じられることはありますか？
芦埜氏：ドキュサインでは利用者と管理者の権限を明確に分けることができるので、不正や誤操作を防ぎ、情報システム部で細かくアクセスを制限できることもメリットです。また、担当者が退職した場合、アカウントをそのまま新しい担当者に引き継ぐことができる、例えばエンベロープの所有権をそのまま転送できるので、簡単に引き継ぎができる点も気に入っています。
ドキュサインの電子署名は小さな組織から大きなエンタープライズ企業まで組織の規模に応じて、管理権限を含めた運用が可能です。契約の単位となるアカウント（またはサブアカウント）ごとにセキュリティレベルやアクセス権を設定できるので、特に高度なセキュリティ対策が求められる情報システム部や秘匿性の高い情報を扱う人事部でこの機能を活用いただいています。
最後にこんな質問をしてみました。
もし明日から電子署名が使えなくなったらどうなると思いますか？
藤坂氏：社内から反発があると思います（笑）紙に戻すことになると、紙の書類を処理・管理するために専任の担当者を雇ったり、場合によっては新たに事務局を立ち上げる必要も出てくると思います。オンライン化することによって分散処理ができるようになりましたが、紙ベースになると一極集中型になりますし、電子署名の導入によってスピードアップした締結も滞ってしまうことになるのではと感じます。
当初はクリエイターへの出演契約プロセスの効率化を目指してドキュサインを導入いただきましたが、今では他部署から導入を検討したいとの声もあるそうです。
株式会社ドワンゴ様、インタビューへのご協力ありがとうございました。
ドキュサインでは30日間の無料トライアルをご用意しています。ぜひ、この機会にドキュサインの電子署名をお試しください。
