Una guida completa alle firme elettroniche

Pile di carte da firmare e schedari pieni di scartoffie sono due esempi di quelli che diventeranno ricordi del passato. Sia che sia già parte della tua strategia oppure no, anche la tua attività dovrà affidarsi al digitale per stare al passo con le aspettative dei clienti e dei dipendenti.

La firma elettronica (comunemente denominata eSignature) è legalmente riconosciuta e sicura, e ha dimostrato di essere una grande innovazione per le aziende che l’hanno adottata. Questo articolo spiegherà in dettaglio tutto quello che c’è da sapere prima di iniziare.

Cos’è una firma elettronica?

Le firme elettroniche offrono la possibilità di firmare i documenti nel mondo online, proprio come si firma un documento con una penna nel mondo reale. Il più delle volte, le firme elettroniche prendono la forma di un’immagine di una firma fisica. Una firma elettronica può avere lo stesso valore della versione scritta a mano e adempiere alle stesse funzioni: identificazione del firmatario e dell’intento.

Come funzionano le firme elettroniche?

Le firme elettroniche autenticano, tracciano e archiviano le firme e le informazioni sui firmatari in ogni fase del ciclo di vita del contratto. 

La firma elettronica di un documento è un’operazione facile e veloce sia per il mittente che per il firmatario. Consulta questo articolo in cui spieghiamo in dettaglio come funziona la firma elettronica di Docusign.

Quali sono i vantaggi delle firme elettroniche?

Man mano che le aziende continuano il loro percorso verso la trasformazione digitale e l’automazione, le firme elettroniche diventano una necessità aziendale e un legittimo sostituto delle firme autografe. Ecco alcuni dei vantaggi delle firme elettroniche:

• Eliminazione della carta: grazie a una maggiore consapevolezza ambientale, le aziende stanno iniziando a prendere coscienza dell’impatto della loro attività sull’ambiente. Eliminare l’utilizzo di carta è un modo semplice per iniziare a ridurre immediatamente l’impronta ambientale di un’organizzazione. Fin dall’inizio, la sostenibilità ambientale è stata parte integrante della storia di Docusign. La firma elettronica Docusign da sola ha sostituito miliardi di fogli di carta, insieme a quantità significative di rifiuti, acqua, anidride carbonica e legno necessario per produrre quella carta.

• Maggiore flessibilità: puoi firmare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Aspettare la firma e la restituzione dei documenti può rallentare gli affari. Digitalizzare questo processo significa concludere affari a un ritmo più veloce.

• Costi ridotti: Tenendo conto del costo della carta, della stampa, dell’affrancatura e dell’archiviazione, un documento ha mediamente un costo di 7,76 Euro. Un costo totalmente eliminato con la firma elettronica.

• Riduzione di errori e rischi: i metodi avanzati di sicurezza e autenticazione digitale riducono i rischi e dal momento che i moduli possono essere precompilati, si possono facilmente evitare errori umani. Le firme elettroniche forniscono anche una pista di controllo (cosiddetta "audit trail") utile per garantire la conformità alle norme e regolamentazioni nazionali e globali.

• Maggiore efficienza: il flusso di lavoro di approvazione è automatizzato e consente quindi ai proprietari dei documenti di vedere chiaramente chi ha firmato e quando, e un processo semplificato aumenta la produttività dei dipendenti. Il software di firma elettronica ha spesso uno strumento che consente di monitorare facilmente quali documenti sono in attesa di firma, accelerando i processi che in precedenza potevano richiedere settimane. Il software memorizza anche i documenti firmati, rendendoli più facili da individuare.

• Migliore esperienza utente: la firma di un documento tramite il software di firma elettronica è semplice e veloce. Crea esperienze migliori sia per i clienti che per i dipendenti. Inoltre, le soluzioni di firma elettronica possono essere facilmente integrate nei sistemi già utilizzati dai dipendenti.

Le firme elettroniche sono valide legalmente in Italia?

Assolutamente sì. L’utilizzo della firma elettronica in Italia è molto comune. Infatti, l’Italia è stata uno dei primi paesi al mondo ad adottare, nel 1997, una legislazione in tema di documenti elettronici, firme elettroniche e loro validità ed efficacia. Da allora, la legislazione italiana in materia si è evoluta nel tempo per adattarsi agli utilizzi sempre più ampi della firma elettronica. Nel 2005, le previsioni riguardanti i documenti elettronici e le firme elettroniche, così come l’archiviazione elettronica dei documenti, gli schemi di identificazione elettronica e altre tematiche simili, sono state consolidate nel Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”, di seguito “CAD”). Nel 2016 è entrato in vigore anche in Italia il regolamento UE n. 910/2014 (di seguito, “Regolamento eIDAS”), e il CAD è stato modificato per allinearsi a questo schema normativo.

Chi usa le firme elettroniche?

Le aziende di quasi tutti i settori traggono vantaggio dall’utilizzo di soluzioni eSignature, comprese le piccole e medie imprese e i grandi colossi. Con la crescita del lavoro a distanza, sempre più organizzazioni hanno trovato la firma elettronica essenziale per la propria attività. Le firme elettroniche sono spesso utilizzate per:

• Contratti di vendita

• Risorse umane e inserimento dei dipendenti

• Servizi e applicazioni statali

• Assistenza sanitaria

• Servizi finanziari

• Licenza di proprietà intellettuale

• Accordi di riservatezza

• Verifica dell’età

Le firme elettroniche possono aiutarti a fare un passo verso una migliore gestione dei contratti

Le firme elettroniche facilitano l’aumento della produttività, la riduzione dei costi, il lavoro a distanza e la rapidità degli affari. L’uso delle firme elettroniche può aiutare le organizzazioni ad accelerare la crescita e aumentare i ricavi.

Prova Docusign eSignature grazie alla nostro periodo di prova gratuita di 30 giorni. Se preferisci parlare direttamente con un rappresentante delle vendite, chiama il numero di telefono 0294750490.