6 semplici modi per ridurre lo spreco di carta nella tua azienda

La nuova attenzione verso le responsabilità climatiche è un elemento fondamentale nel panorama aziendale contemporaneo. La carta, costituisce la maggior parte dei rifiuti non riciclati generati dagli uffici. Secondo una ricerca recente,  l’impiegato medio utilizza fino a 45 pezzi di carta al giorno, di cui ben due terzi sono considerati rifiuti. Ogni italiano consuma mediamente 200 chili di carta all'anno. Chiaramente, dobbiamo cambiare qualcosa e imparare a ridurre l’utilizzo della carta, o meglio ancora, imparare a non utilizzarla proprio.

Come soluzione digitale, Docusign sostiene fortemente i modi per risparmiare carta e le iniziative che mirano a creare consapevolezza e promuovere uno smaltimento responsabile. Quindi, abbiamo pensato di condividere alcune proposte innovative per ridurre lo spreco di carta sul posto di lavoro, che puoi adottare anche tu.

Ecco sei modi per ridurre l’uso della carta:

1. Pensa prima di stampare

Se ti stai chiedendo come ridurre lo spreco di carta in ufficio, stampare di meno è una scelta ovvia. Stampare l’ordine del giorno delle riunioni o le presentazioni è diventata un’abitudine per alcuni di noi. Ma se ci pensiamo bene, con quale frequenza quelle dispense vengono riutilizzate? La maggior parte rimane inutilizzata o viene cestinata.

Nella prossima riunione, prova ad aggiungere l’ordine del giorno all’invito di Outlook o a inviare in anticipo la presentazione tramite e-mail ai partecipanti. Una copia digitale consente loro di aggiungere note o commenti ed è più comoda da consultare in un secondo momento. Tutti i documenti possono essere archiviati e condivisi nel cloud.

Essendo un’azienda di software, Docusign sa quanto la tecnologia può aiutarci a eliminare la carta. Abbiamo schermi TV nelle nostre sale riunioni, in modo che chiunque possa collegare il proprio laptop e condividere in questo modo la propria presentazione. Ciò è particolarmente utile nelle videoconferenze con colleghi o clienti che si trovano all’estero o lavorano da casa.

2. Prendi appunti digitali

Se prendi appunti, ci sono alcune ottime alternative online all’utilizzo di carta e penna che consentono in modo semplice di ridurre lo spreco di carta.

Ci piace la semplicità delle funzioni di Evernote, la possibilità di utilizzarlo su più dispositivi e la sua grande diffusione. Collaborare o condividere note tra i team è facile. Se cerchi un’app più simile a un taccuino di carta, Microsoft Onenote è fantastica. Puoi archiviare i tuoi appunti in “libri”, codificarli a colori e organizzare tutto facilmente. Alcuni dei nostri colleghi si fidano ciecamente di Google Keep. È ottimo per le riunioni in quanto offre la possibilità di creare note con foto o vocali. Una funzione piuttosto utile, perché ti evita di digitare gli appunti in un secondo momento. Gli utenti Apple possono invece utilizzare Apple Notes.

3. Usa l’archiviazione online o su cloud per i tuoi file

Molte aziende stanno adottando programmi di archiviazione di file online. Noi usiamo Box e Google Drive. Tutti hanno i loro pro e contro.

Google Drive è ampiamente utilizzato, probabilmente perché puoi archiviare più formati, modificare online utilizzando funzioni di formattazione familiari e condividere documenti o cartelle con il tuo team o una singola persona. Inoltre, 15 GB di spazio di archiviazione gratuito fanno abbastanza comodo.

Box ha funzionalità molto simili ad altri prodotti di archiviazione basati su cloud, ma ci consente di avere il controllo completo dei nostri dati. Per la nostra azienda, la sicurezza dei dati è fondamentale, quindi garantiamo che le nostre piattaforme interne soddisfino standard elevati. Ci consente di archiviare i documenti in modo sicuro riducendo lo spreco di carta.

4. L’hot desking mantiene il nostro ufficio libero da elementi superflui

All’inizio saranno necessari un po’ di aggiustamenti, ma l’hot desking è davvero un ottimo modo per ridurre al minimo l’uso della carta. È molto più difficile accumulare una pila di documenti se ti siedi in un posto diverso ogni giorno. Quindi è una buona idea prendere in considerazione l’hot desking se vuoi dare al tuo team la motivazione per ridurre lo spreco di carta.

5. Sostegno culturale e incoraggiamento a risparmiare carta

È fondamentale avere una cultura interna che rafforzi il messaggio “paperless” in modo che tutti si sforzino a ridurre lo spreco di carta per avere un impatto positivo sull’ambiente. Docusign si impegna ad aiutare le aziende a eliminare la carta e ciò è evidente anche nei nostri uffici. Non abbiamo un armadio pieno di cancelleria. Ci sono alcune penne ed evidenziatori nell’armadio, ma non facciamo ordini regolari. Al contrario, il personale effettua richieste una tantum quando ha bisogno di un articolo specifico. Il personale è inoltre spinto ad avere un impatto positivo sull’ambiente nell’ambito dell’iniziativa Docusign for Forests. Dal 2003, abbiamo aiutato centinaia di milioni di persone in tutto il mondo a sostituire oltre 20 miliardi di fogli di carta con processi digitali che non richiedono carta. Insieme, abbiamo preservato oltre 2,5 milioni di alberi necessari per produrre la carta. Il nostro team ha anche accumulato migliaia di ore di volontariato presso le organizzazioni che salvaguardano boschi e alberi, come Trees for Cities. Come puoi esortare i tuoi team a risparmiare carta?

6. Tieni a portata di mano i contenitori per il riciclaggio

Anche se sei un ufficio senza carta come Docusign, ci saranno sempre prodotti di carta che necessitano di un corretto smaltimento ed esistono appositi contenitori per il riciclaggio della carta da macero. Per ridurre al minimo la quantità di materiali riciclabili gettati nella spazzatura, non abbiamo cestini personali.

Ci impegniamo ad aiutare altre aziende a ridurre il consumo di carta. Per le aziende di tutto il mondo, Docusign è un fattore chiave nelle iniziative ecologiche di successo. Docusign eSignature ti consente di accedere ai documenti online e di avviare il processo di firma dei documenti praticamente su qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Offre un’alternativa alla carta sana, sostenibile ed ecologica, economicamente vantaggiosa e che migliora la produttività.

Per scoprire in prima persona in che modo Docusign consente alle aziende di eliminare la carta digitalizzando la firma dei contratti, inizia un periodo di prova gratuita di 30 giorni.