Fonctionnalités eSignature

Écourtez la préparation des accords et améliorez l’expérience du signataire en créant des accords personnalisés, à l’aspect professionnel, directement au sein d’eSignature.

Insérez des données dans vos accords de façon dynamique. Affichez automatiquement les termes pertinents ou générez des tableaux avec le bon nombre de lignes en fonction des données insérées, au lieu de personnaliser manuellement chaque accord. De plus, automatisez vos workflows en important des données de vos systèmes de référence directement dans vos accords pour gagner du temps et réduire les risques d’erreurs humaines.

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Docusign prend en charge quasiment tous les types de fichiers, à partir de la majorité des applications, afin de garantir que tous vos documents importants peuvent être envoyés pour signature. Docusign reconnaît les documents PDF et identifie automatiquement les champs de saisie de données pour les signataires. Les formats de fichiers pris en charge sont : .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .txt et de nombreux autres.

Gagnez du temps lors de la préparation des documents avec la conversion des formulaires PDF. Lorsque vous chargez un PDF, Docusign reconnait et transforme automatiquement les champs du PDF en champs accessibles au signataire.

Guidez vos clients dans le processus de signature et de paraphage en quelques secondes. Utilisez des balises standard pour collecter des signatures, paraphes, noms, titres, noms d’entreprise et autres informations pertinentes, ou modifiez-les et sauvegardez-les comme balises personnalisées pour une utilisation ultérieure. Parmi les balises disponibles, on retrouve les signatures, paraphes, noms, titres, noms d’entreprise, textes, numéros, devises, remarques et bien plus encore.

Le champ Dessin permet aux signataires comme aux expéditeurs de charger des images, et les signataires ont également la possibilité de laisser des annotations sous forme libre sur ces images.

Récupérez vos documents depuis les services de stockage cloud les plus utilisés, tels que Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte et Citrix ShareFile.

Placez des balises et des champs sur certaines lignes de texte, de manière à ce qu’ils apparaissent automatiquement au bon endroit lorsque vous les déposez dans un document. Même si vous modifiez le document, la fonction Auto-disposer (précédemment Balises d’ancrage) déplace les balises avec le texte.

Générez des documents à la demande et en libre-service pour signature, avec peu ou pas de code. PowerForms réduit le temps de préparation des documents et extrait facilement les données collectées dans vos systèmes de backend.

Simplifiez la collecte de données et accélérez le processus de signature. Capturez des données et préremplissez de manière dynamique les accords pour signature grâce à une expérience interactive et intuitive.

Tirez parti des API pour préremplir les champs de formulaire avec les données se trouvant dans des systèmes externes et accélérer la conclusion des accords. Intégrez des formulaires directement dans vos applications métier pour offrir à vos utilisateurs une expérience cohérente.

En savoir plus sur Web Forms

Les expéditeurs ont la possibilité d’inclure des informations supplémentaires, telles que les informations légales ou les conditions d’utilisation, en vue de leur acceptation par les signataires, sous forme de document distinct de l’enveloppe principale. Dans cette nouvelle expérience de signature simplifiée, les documents supplémentaires sont faciles à consulter et les signataires pourront les signer conformément aux exigences de l’expéditeur.

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Personnalisez vos formulaires avec la fonctionnalité de formulaire robuste, notamment avec des cases à cocher, boutons radio, balises déroulantes, ainsi que des champs de texte, numériques et de devises.

Connectez vos champs à des données provenant de systèmes et service tiers. eSignature extraira automatiquement vos données de ces systèmes pour remplir vos documents et vice-versa, éliminant ainsi le besoin de saisir les données manuellement.

Limitez le type de données pouvant être saisies dans un champ donné pour éliminer les erreurs de saisie et le renvoi de documents. Les valeurs pouvant être validées sont : du texte, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une date, un code postal, un numéro de sécurité social et le masquage des expressions régulières.

Automatisez la logique des documents grâce aux formulaires avancés et aux fonctionnalités de validation des champs de Docusign. Servez-vous des champs conditionnels pour masquer ou révéler des données devant être collectées en fonction des réponses d’un signataire dans d’autres champs. Avec les champs de calcul, Docusign calcule de façon dynamique les valeurs en fonction des saisies dans les autres champs. La fonction de verrouillage des champs protège les données qui ne doivent pas être modifiées, et les champs connectés permettent de refléter les changements effectués dans tous les champs identiques.

Permettez à vos signataires en aval de modifier certains champs. Docusign eSignature gère les changements et demandes aux parties tierces de parapher le document avant d’accepter un changement. L’historique des transactions suit tous les changements finalisés.

Envoyez des documents à plusieurs utilisateurs avec un séquençage en série, parallèle ou mixte pour répondre à vos besoins spécifiques. Indiquez si vous souhaitez que les utilisateurs signent l’un après l’autre ou en même temps.

Automatisez les scénarios d’acheminement complexes en fonction des données dans l’accord.

Les modèles favorisent l'homogénéité des processus, réduisent le temps de préparation et permettent d'automatiser vos activités de bout-en-bout.

Préparez des documents pour un envoi rapide avec des modèles réutilisables qui enregistrent les balises, le placement des champs, l’acheminement des workflows et bien d’autres paramètres. Créez facilement vos modèles à l’aide de champs en glisser-déposer dans Docusign eSignature.

Découvrez comment utiliser des modèles pour les contrats et les formulaires

Envoyez facilement le même document à plusieurs destinataires. Importez simplement une liste de signataires et chaque signataire recevra sa propre copie à signer. Gérez plusieurs enveloppes simultanément grâce aux actions groupées, telles que l’invalidation, la correction et le renvoi.

Ajoutez des échéances lors du processus d’acheminement entre chaque destinataire.

Donnez l’autorisation à une personne tierce d’envoyer et de gérer des enveloppes au nom d’un autre utilisateur. Les utilisateurs choisis peuvent préparer un brouillon, envoyer, invalider, corriger ou même organiser des enveloppes.

Définissez les actions de chaque destinataire dans votre workflow. Décidez qui peut signer, modifier ou approuver un document et qui peut demander les pièces jointes du signataire.

Ayez le contrôle total sur quelles personnes peuvent consulter chaque document. Lorsque vous envoyez plusieurs documents, limitez l’accès à chaque document individuel en fonction du signataire afin de protéger les informations confidentielles.

Apportez des modifications à un document, même s’il est incomplet. Modifiez les informations du destinataire, ajoutez, modifiez et supprimez des balises, ou ajoutez et supprimez des documents.

Configurez des rappels automatiques par e-mail pour demander à vos signataires de compléter le processus de signature et ajoutez des notifications d’échéance pour les documents ou transactions qui n’ont pas encore été traités.

Obtenez des mises à jour en temps réel sur l’état de vos documents et les données de formulaires par le biais d’un API, au fil de la progression des actions sur le document avec Connect.

Envoyez des documents via les applications mobiles Docusign, même lorsque vous êtes hors ligne. Créez et mettez en file d’attente des documents, qui seront ensuite synchronisés et envoyés une fois la connectivité rétablie.

Pour certaines transactions, les destinataires doivent avoir la possibilité de renvoyer un document par fax. Docusign eSignature peut vous aider à gérer des signatures et transactions sur n’importe quel type d’appareil, dont les télécopieurs.

Collectez des informations de cartes bancaires à partir d’un document et traitez-les par le biais d’un portail de paiement, tel que Stripe. Et avec Docusign Payments, vous pouvez configurer les documents afin que les clients puissent signer, payer et effectuer des transactions en une seule étape, avec une carte bancaire, Apple Pay ou Android Pay.

Docusign eSignature vous permet de signer de n’importe où et sur n’importe quel appareil, que ce soit de votre bureau ou en face à face avec une autre personne. Chaque expérience de signature est flexible et configurable.

Les signataires sur téléphones portables ont accès à une version adaptée aux mobiles du document, qui s’adapte automatiquement à la taille et à l’orientation de l’appareil. Allez encore plus loin avec la signature adaptée aux mobiles en définissant des sections rétractables, des sauts de page et des options de formatage personnalisé, pour améliorer l’expérience des signataires sur mobiles.

Que vous utilisiez un iPad, un iPhone ou un appareil Android, téléchargez notre application conviviale pour créer des documents, y ajouter des balises, les envoyer et les signer où que vous soyez. Si vous n'avez pas installé l’application mobile Docusign, vous pouvez quand même signer facilement des documents via votre navigateur Web mobile.

Télécharger l’application

Accélérez le processus de signature en contactant vos signataires là où ils se trouvent. Vous pouvez les joindre grâce à des notifications en temps réel envoyées directement sur leur appareil mobile, via les canaux de messagerie qu'ils préfèrent. Permettez aux signataires d'ouvrir rapidement et de signer électroniquement les documents grâce à l'envoi de SMS ou de WhatsApp.

En savoir plus l'envoi multi-canal

Signez des documents avec les applications mobiles Docusign, même en étant hors ligne. Signez, créez et mettez en file d’attente des documents, qui seront ensuite synchronisés et envoyés une fois la connectivité rétablie.

L’assistance d’accessibilité de Docusign permet aux signataires malentendants et malvoyants de signer des documents avec notre service.

Reflétez votre marque sur les e-mails et pages Web consultés par vos destinataires lorsqu’ils complètent des documents. Ajoutez votre logo, changez les couleurs et personnalisez le contenu ainsi que les liens de vos e-mails.

Les commentaires permettent à l’expéditeur et aux destinataires d’une enveloppe d’échanger du feedback sur un document directement au sein des expériences de signature Web et mobile de Docusign eSignature. Cette fonctionnalité envoie aux utilisateurs des notifications de commentaires en temps réel, et leur permet de suivre ainsi que de sauvegarder l’historique de conversation pour les transactions eSignature.

L’authentification par e-mail est intégrée à Docusign eSignature. Cette fonction vous permet de vous assurer que seules les personnes invitées pourront signer et avoir accès au compte e-mail donné.

Ce type d’authentification requiert l’utilisation par les signataires d’un code généré par l’expéditeur pour ouvrir et signer les documents.

Envoyez un mot de passe unique par SMS à vos destinataires, qu’ils devront ensuite saisir pour accéder aux documents.

Docusign eSignature accepte et enregistre l’authentification par d’autres systèmes intégrés à eSignature, par le biais de protocoles normalisés du secteur. L’authentification unique est capable de détecter des domaines d’e-mail au moment de la connexion et de vous rediriger vers votre fournisseur d’identité de domaine pour l’authentification.

Vous pouvez exiger des signataires d’appeler un numéro de téléphone et de saisir leur nom et code d’accès pour passer en revue et signer des documents.

Vérifiez l’identité des signataires en utilisant des pièces d’identité officielles. Notre technologie vérifie Pièces d’identité officielles et pièces d’identité électroniques européennes en analysant les fonctionnalités de sécurité du document et en vérifiant la correspondance entre le nom figurant sur l’accord et celui figurant sur la pièce d’identité.

Docusign suit vos transactions en temps réel : chaque signature, approbation et action des destinataires sont enregistrées et consultables.

Personnalisez, exécutez, exportez et imprimez facilement des rapports depuis votre compte. Docusign établit un rapport sur les documents, les destinataires et l’activité globale du compte.

Partagez des données et des statistiques en exportant des données de documents dans un fichier CSV. Exportez des données allant d’un champ de données simple à des données provenant de multiples documents et PowerForms.

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes en France, dans l’Union européenne et dans la majorité des pays à travers le monde. La Réglementation eIDAS a défini la légalité et la force exécutoire des signatures électroniques. La réglementation eIDAS garantit que la validité et la force exécutoire des accords et signatures ne peuvent pas être refusées en raison de leur format électronique.

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Les solutions de signature numérique peuvent aider les entreprises à répondre à certaines exigences régionales ou spécifiques au secteur. eSignature fournit à la fois une solution solutions de signature basées sur la signature numérique sur site et basée sur le cloud.

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Tous les documents sont numériquement scellés grâce à une technologie de pointe (PKI). Ce cachet d’inviolabilité indique que la signature électronique est valide et que le document n’a pas été altéré après son téléchargement à partir de DocuSign eSignature.

Suivez votre document à chaque étape du processus. Docusign eSignature maintient un historique complet et automatisé de chaque activité, notamment la consultation, l’impression, l’envoi, la signature ou le refus de signer un document.

Chaque document signé de Docusign eSignature est accompagné d’un certificat de réalisation qui fournit la preuve du processus de signature à toutes les parties concernées par la transaction. Ce certificat comprend les informations issues des pistes d’audit, dont les personnes qui ont signé, les horodatages détaillant quand et où chaque personne a signé, ainsi que le document complété.

Configurez et mettez à jour la Divulgation des signatures et des dossiers électroniques (en accord avec les politiques de l’entreprise, qui exigent des signataires d’accepter ou de refuser l’avis de Divulgation des signatures et des dossiers électroniques.

Vous pouvez configurer Docusign eSignature pour prendre en charge les règlementations spécifiques au secteur, telles que FedRAMP, HIPAA et 21 CFR Part 11.

Spécifiez un filigrane personnalisé pour différentier les brouillons des documents complétés. Le filigrane apparaît sur chaque page des documents jusqu’à ce que le processus de signature soit complété.

Pour les secteurs hautement régulés, tels que les services financiers, vous avez la possibilité de maintenir une trace claire de toutes les transactions effectuées. Il suffit d’envoyer une copie de chaque e-mail échangé entre votre organisation et les signataires vers une adresse e-mail sécurisée qui a été archivée.

Contrôlez le cycle de vie de vos documents et appliquez les politiques de l’entreprise liées à la rétention des documents. Purgez automatiquement les documents après une période de temps donnée et notifiez les utilisateurs avant la purge.

Créez et conservez une seule copie d’un document, autrement appelée « copie faisant foi », qui sera à la fois unique, identifiable et non falsifiable.

Téléchargez des enveloppes, documents et données depuis Docusign pour une utilisation avec des systèmes externes. Docusign Retrieve fonctionne sur votre système sous forme de demande unique ou sur une base récurrente. Configurez Docusign Retrieve pour spécifier le type de fichier et l’emplacement de stockage.

Automatisez vos tâches post-signature les plus courantes avec Agreement Actions. Configurez des règles pour archiver automatiquement les accords complétés dans votre stockage cloud (SharePoint, Google, Drive, etc.), exportez des données vers Google Sheets ou Excel en ligne, démarrez des flux de travail dans Docusign CLM et configurez des workflow qui, une fois un accord initial terminé, déclenchent automatiquement un second accord.

Docusign publie et met à jour l’état de la disponibilité dans son Trust Center en temps réel, pour que vous sachiez à tout moment si le service Docusign est disponible lorsque vous en avez besoin.

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Les statistiques des temps de disponibilité Docusign sont mis à jour tous les mois pour refléter la stabilité du serveur et être transparent sur l’état de Docusign.

La Docusign Trust Center fournit des mises à jour et des alertes de maintenance du système, ainsi que d’autres notifications.

La Docusign Trust Center fournit des informations sur comment nous protégeons vos données, ainsi que sur nos certifications, nos tests, nos mises à jour et nos alertes.

Docusign utilise le chiffrage AES 256-bit pour garantir que les documents dans le système sont chiffrés à tout moment. Toute modification non autorisée dans le document sous-jacent sera détectée et identifiée comme preuve de falsification.

Docusign peut réaffecter automatiquement votre document à un utilisateur différent une fois que celui-ci a été signé, transférant ainsi la propriété à ce nouvel utilisateur et supprimant l’accès par l’expéditeur d’origine.

Docusign est certifié ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, est conforme aux normes PCI DSS et est autorisé FedRAMP à un niveau d’impact modéré.

Protégez-vous et vos signataires contre les escrocs et les spammeurs. Docusign garantit que les utilisateurs peuvent valider des e-mails et des notifications en utilisant un code d’accès pour accéder à des documents directement depuis le site Web Docusign.

Grâce à une assistance disponible en 44 langues et la capacité de demander des signatures dans 14 langues, vos clients peuvent signer dans leur langue de préférence.

Automatisez et gérez les workflow numériques dans leur totalité afin de favoriser la conformité de votre entreprise aux normes de signature électronique locales et du secteur, dont la norme européenne eIDAS.

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Le service Docusign est disponible dans tous les fuseaux horaires. Toutes les transactions sont tamponnées avec un code de temps universel, qui est converti au fuseau horaire local choisi.

Docusign eSignature garantit l’exactitude de l’horodatage en utilisant une horloge basée sur un serveur synchronisé avec l’horloge atomique de la National Institute of Standards & Technology (NIST). Ainsi, vous avez l’assurance que vos pistes d’audit et dossiers sont aussi précis que possible.

Ajoutez des utilisateurs et des groupes, et configurez facilement des autorisations et privilèges différents pour chacun d’eux.

L’administration déléguée permet aux informaticiens, analystes professionnels et autres professionnels d’administrer les fonctionnalités spécifiques au sein des comptes, tout en maintenant un maximum de flexibilité et de contrôle.

Contrôlez les paramètres de compte de tous vos utilisateurs pour garantir la conformité aux politiques de votre entreprise.

Assurez-vous que tous vos utilisateurs disposent de mots de passe forts pour protéger les informations confidentielles de votre entreprise. Configurez des exigences en matière de mots de passe forts pour les utilisateurs, notamment le nombre de jours avant expiration, le format et plus encore.

La gestion de l’accès avec authentification unique aide les administrateurs à sécuriser l’accès aux comptes contrôlés par l’organisation. À l’aide d’un fournisseur d’identité tiers de leur choix, les administrateurs peuvent contribuer à la conformité aux normes de sécurité et de l’entreprise, ainsi que provisionner automatiquement les utilisateurs.

La fonction de gestion de l’organisation permet aux administrateurs de gérer Docusign eSignature de façon centralisée, que ce soit pour les comptes, les domaines ou les centres de données situés partout dans le monde. Elle vous permet de comparer les paramètres de chaque compte, de modifier les paramètres des comptes en masse, et d’ajouter, mettre à jour ou fermer un grand nombre de comptes utilisateurs en une seule fois.

Docusign eSignature publie à la fois ses API REST et SOAP. Elles sont facilement accessibles pour les développeurs cherchant à faire de l’intégration une priorité. Explorez les API extensives de Docusign avec nos IODocs interactifs.

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Docusign eSignature prend en charge le système de tokenisation basé sur OAuth2 en tant qu’option d’autorisation API supplémentaire pour les entreprises exigeant une couche de sécurité supplémentaire pour les intégrations personnalisées.

Grâce à l’authentification unique (SSO), vous pouvez provisionner les nouveaux utilisateurs et assurer une gestion sécurisée de l’accès pour toutes vos applications d’entreprise. Assurez votre conformité aux politiques d’entreprise, de sécurité et réglementaires.

Docusign eSignature propose un environnement de test pour faciliter le développement, les tests et le déploiement rapides des applications utilisant ou intégrant la technologie de signature électronique.

La prise en charge de la signature intégrée par Docusign eSignature vous permet de créer des expériences de signature transparentes pour vos utilisateurs directement sur vos sites Web et vos applications tierces. Personnalisez l'interface utilisateur de vos accords, avec différentes options d'affichagequi s'adaptent à l'aspect de votre site Web ou de votre application mobile.

Intégrez et connectez DocuSign aux logiciels et aux outils que vous utilisez déjà, comme par exemple Salesforce, Workday, SAP, Microsoft , Google, Box, Slack et des centaines de plus.