À vos marques, prêts, partez : Comment devenir une entreprise zéro papier

Vous cherchez des moyens de vous débarrasser de toutes ces piles de papier sur votre lieu de travail ? Ne cherchez pas plus loin.

Nous vous présentons ici quelques stratégies simples pour transformer votre entreprise en une véritable entreprise sans papier.

Mais d'abord, pourquoi s'en faire ? Il est prouvé que la dématérialisation vous permet de gagner du temps, de l'argent et de sauver des arbres. Il est également prouvé qu'elle augmente la productivité du personnel et donne à votre entreprise un coup de pouce en termes de réputation. Pas étonnant que tant d'entreprises cherchent à se débarrasser du papier.

Pourtant, lorsque vous êtes entouré(e) de processus papiers, de classeurs, d'imprimantes, de broyeurs et autres, il peut être difficile de savoir par où commencer.

À vos marques : adoptez un état d'esprit sans papier

La première chose à faire, et la plus importante, est de retrouver votre état d'esprit sans papier. Devenez un champion du changement. Réfléchissez aux avantages de la dématérialisation et prenez conscience de ce simple fait : vous n'avez pas besoin de papier pour faire des affaires.

Pensez simplement que les rouages de l'entreprise sont (en grande partie) restés en mouvement cette année, même si tout le monde travaille à la maison, sans imprimante ni papier en vue. La pandémie a prouvé que nous n'avons pas besoin de classeurs, ni d'imprimer des contrats de vente ou des contrats, pour faire tourner les choses.

Prêts ? : choisissez votre plateforme

Pour se débarrasser du papier, il va falloir le remplacer par quelque chose. Ce quelque chose prend la forme d'une plateforme numérique comme Docusign.

Lorsque vous choisissez votre plateforme numérique pour gérer les accords, recherchez une plateforme qui s'intègre facilement à tous les outils de productivité que vous utilisez pour générer des documents et des accords. Ayant déjà investi dans d'autres solutions, comme Microsoft Office, Salesforce ou Google, vous voudrez un outil qui s'intègre de manière transparente et sûre à ces solutions. Docusign compte plus de 350 intégrations avec toutes les principales solutions de CRM et de productivité d'entreprise disponibles aujourd'hui, ce qui vous facilite énormément la mise en place et le fonctionnement.

Recherchez également une solution adaptée à la façon dont les entreprises font des affaires aujourd'hui. La mobilité est un must : vous voulez que les gens puissent signer vos documents aussi facilement que possible, depuis n'importe quel appareil, partout dans le monde. La sécurité est également cruciale. Vous avez besoin d'une plate-forme dotée d'un système de cryptage étanche. Et, selon votre type d'entreprise, vous aurez peut-être besoin de la flexibilité nécessaire pour étendre la plateforme en fonction de vos besoins, par exemple, la capacité de collecter des paiements.

Il va sans dire que Docusign coche toutes ces cases. Commencez un essai gratuit pour le constater par vous-même.

Partez ! : numérisez vos accords

Une fois votre plateforme en place, il est temps de vous lancer dans votre quête pour abolir la paperasserie. Voici quelques conseils pour commencer :

Organisez-vous - Votre premier objectif est de vous attaquer aux monceaux de paperasserie qui entourent votre bureau. Vous pouvez organiser un défi interdépartemental pour voir quelle équipe peut d'abord scanner et déchiqueter ses piles de papier. Il peut aussi être intéressant d'engager un intérimaire pour faire ce travail à votre place - l'argent que vous économiserez sur le stockage en aval pourrait justifier cette dépense. N'oubliez pas que vous aurez besoin d'un système de gestion des documents dans le nuage pour tous ces dossiers scannés.  

Faites entendre votre voix - Vous devrez faire connaître vos objectifs à vos employés. La communication et le leadership sont essentiels à cet égard. Partagez des ressources comme It Pays to Go Paperless et organisez des sessions de formation sur l'utilisation de Docusign. Chaque employé impliqué dans le processus d'accord doit avoir la possibilité d'apprendre à utiliser le nouvel outil.  

Organiser un défi d'équipe - Pour commencer, demandez à chaque service de numériser un document ou un accord qu'il imprime régulièrement. Il peut s'agir d'un accord super simple, ou d'un accord dont la reproduction est à chaque fois pénible et fastidieuse. Non seulement cela leur montrera combien il est facile de commencer avec Docusign, mais ils prendront très vite goût à la rapidité et à la commodité de cette approche numérique.  

Mesurer l'impact - Affichez un tableau de bord dans la cuisine commune qui indique la quantité de papier que chaque service économise en numérisant tous ces documents. Les employés seront ravis de voir combien de papier - et combien d'arbres - ils économisent. Et ceux qui tiennent les cordons de la bourse aimeront voir l'impact sur le résultat net. En plus de ces mesures facilement mesurables, n'oubliez pas d'évaluer les avantages moins tangibles, tels que les gains de productivité, les économies de temps et une meilleure expérience client.  

Vous voulez en savoir plus ?

Inscrivez-vous à "4 étapes pour dire adieu au papier", un événement où nous vous montrerons comment la dématérialisation peut vous faire économiser du temps, de l'argent et ralentir la déforestation.