Une gestion plus efficace des contrats grâce à l’Intelligence Artificielle

La gestion du cycle de vie des contrats a longtemps été un cauchemar administratif pour de nombreuses entreprises, qu’elle que soit leur taille. Mais grâce à la technologie, certaines d’entre elles ont transformé ce mauvais rêve en avantage de taille, notamment grâce à l'utilisation de l'Intelligence Artificielle (IA).

La gestion des contrats, un défi au quotidien

La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille... et la gestion du cycle de vie des contrats fait partie des sujets qui posent le plus souvent problème. Les nombreux accords que vous traitez au quotidien peuvent être stockés à différents endroits, le plus souvent dans des disques durs ou dans une solution cloud. Dans un tel contexte, le simple fait de calculer le nombre de contrats au sein de l'entreprise peut s'avérer difficile, et nécessite souvent de devoir s'adresser à différents services et de tout collecter manuellement.

Selon le rapport de Docusign sur l'Etat des Lieux de la Gestion des Contrats en 2019, environ un tiers des employés interrogés ont déclaré qu'un contrat type prend plus de 30 heures à négocier, en partie en raison des différentes versions et des modifications apportées.

Un quart des professionnels déclarent que leurs contrats sont modifiés ou que des demandes de modification sont exécutées chaque semaine, tandis que 52% affirment que les accords de leur entreprise passent par 3 ou 4 versions différentes en moyenne avant d'être finalisés.

Les avantages légaux de l’intelligence artificielle

Les logiciels appliquant l'IA peuvent considérablement alléger la charge de travail, permettant aux collaborateur de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’être plus productifs. De plus, l’IA peut les aider à identifier de nouvelles opportunités et estimer les risques dissimulés.

L'utilisation de l'IA permet de mieux comprendre les conditions contractuelles et les clauses similaires dans l'ensemble de l'entreprise. Elle permet d'identifier les risques de non-conformité, de trouver les clauses abusives et de s'assurer que les meilleures conditions générales sont appliquées à tous les contrats, quelle que soit leur origine. Elle fournit des alertes dès qu’un problème contractuel est reconnu afin d'engager des mesures correctives rapides, évitant ainsi les coûts et les risques futurs. Elle peut également réduire les coûts et améliorer l'efficacité en faisant gagner du temps à vos collaborateurs.

Docusign Intelligent Insights et Seal Software, le partenariat gagnant

Ce sont là quelques-uns des principaux avantages de Seal Software, le partenaire de Docusign pour la recherche et l'analyse des contrats alimentés via l'IA. Seal Software permet aux entreprises de rechercher rapidement une phrase ou une clause spécifique dans d’énormes volumes de contrats, puis d'analyser ces groupes de contrats pour en dégager les tendances et les comportements. Ces informations peuvent contribuer à améliorer les capacités de prévision de nombreuses organisations et permettre des décisions et des interventions plus intelligentes.

Grâce à l'intelligence artificielle, il est possible de prévoir, de déterminer et d’anticiper l'impact commercial d’une nouvelle clause par exemple. Ces outils peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises en croissance, qui doivent développer leur activité commerciale, le recrutement de nouveaux salariés tout en maintenant la productivité des employés. Sans moyen efficace pour superviser les différents documents éparpillés dans l'entreprise, elles risquent de prendre des risques inutiles et de limiter les mesures nécessaires pour optimiser les pratiques commerciales. L'inévitable examen juridique pourrait entraîner des semaines ou des mois d'enquête manuelle fastidieuse.

Total Search et Intelligent Insights utilisent les ressources de Seal pour vous rendre la vie plus simple. Par exemple, Intelligent Insights utilise le machine-learning pour découvrir les combinaisons de langues et de clauses qui comptent pour votre entreprise, en fonction du secteur d'activité, du type de contrat et de la situation géographique. L'IA est adaptable : elle crée et affine ses propres algorithmes de recherche, elle adapte son analyse en fonction de vos clauses contractuelles afin d’améliorer la précision et la pertinence de son système. L'IA peut considérablement accélérer les délais d'examen, qui passent de quelques mois à quelques jours, augmenter la précision et l'étendue des examens, obtenir des informations utiles pour améliorer les processus commerciaux, etc.

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Intelligent Insights : l’intelligence artificielle au service de la recherche et de l’extraction d’informations[/caption]

L’intelligence artificielle Docusign + Seal Software

La technologie ne peut pas tout faire, mais elle peut réduire de manière significative le temps que vos collaborateurs passent sur des tâches administratives à faible valeur ajoutée – comme la gestion des contrats – leur permettant de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise.