Le guide complet du renouvellement de la période d’essai

500 000 périodes d’essai sont renouvelées chaque année en France. Cette procédure concerne donc beaucoup de personnes, que ce soit en tant que salarié, employeur ou professionnel des ressources humaines. Pourtant, cette mesure commune manque parfois de clarté. Quels sont les droits et obligations de chacun ? En quoi les modalités diffèrent-elles en fonction du type de contrat de travail ? CDI, CDD ou contrat d’intérim, découvrez les clés pour réussir le renouvellement de la période d'essai !

Quelle est la différence entre le renouvellement et la prolongation de la période d'essai ?

La période d'essai permet à l'employeur d'évaluer les compétences du salarié avant son embauche définitive ou temporaire. Elle permet également au futur salarié d'apprécier les fonctions qu'il va occuper dans l'entreprise. Mais qu’en est-il de son renouvellement ? Et quelle est la différence avec une prolongation de la période d'essai ?

Prolongation de la période d'essai

La prolongation de la période d’essai intervient en cas d'absence du salarié. Et ce, peu importe le motif de son absence (congé maladie, congé maternité, RTT etc.). La durée de la prolongation doit alors être équivalente à celle de l'absence du salarié. Elle assure à l'employeur de disposer du temps nécessaire afin d’évaluer les compétences du salarié. Cette prolongation est automatique.

Renouvellement de la période d’essai

Le renouvellement de la période d’essai constitue, quant à lui, une opportunité d'étendre la durée initiale prévue. Cela permet à l’employeur d’évaluer les compétences de son nouvel employé afin de s’assurer que celui-ci est adapté au poste pour lequel il a été recruté. Pour le salarié, le renouvellement de la période d’essai permet d’apprécier si son nouveau poste lui convient réellement.

Plusieurs conditions doivent être réunies pour qu'un renouvellement soit envisageable :

• il doit être prévu par le contrat de travail ou la lettre d’engagement

• il doit être autorisé par une convention collective ou un accord de branche

• l’accord des deux parties doit être explicite. Cela implique une expression claire, généralement formalisée par écrit, avant la fin de la période initiale.

• la durée maximale de la période d’essai, renouvellement inclus, ne peut excéder un plafond légal spécifique au type de contrat

Quelles sont les conditions et modalités de renouvellement de la période d'essai ?

Pour un CDI (Contrat à Durée Indéterminée)

Dans le cadre d'un CDI, le renouvellement de la période d'essai est possible, à condition qu'il soit prévu par une convention ou un accord de branche étendu. Par ailleurs, l’accord du salarié doit être obtenu de manière explicité, généralement par écrit.

La durée initiale de la période d'essai peut être de 2 à 4 mois, selon les postes, et peut être doublée en cas de renouvellement.

Pour un contrat d’intérim

Le contrat de travail temporaire, ou contrat d'intérim, prévoit la possibilité de renouvellement de la période d'essai. Ce renouvellement est, encore une fois, régi par des dispositions conventionnelles spécifiques au secteur d'activité.

La durée du renouvellement doit être égale à la durée initiale. Et la durée globale du contrat, comprenant la période d’essai, ne peut excéder 18 mois.

Pour un CDD (Contrat à Durée Déterminée)

Contrairement au CDI et au contrat d’intérim, le renouvellement de la période d'essai n'est pas une option dans le cadre d'un CDD. En effet, la durée de la période d'essai est fixée dès le départ et varie en fonction de la durée totale du contrat : 

• pour les CDD d’une durée inférieure à 6 mois, la période d’essai est d’un jour par semaine de travail, avec une durée maximale de 2 semaines.

• pour les CDD d’une durée supérieure à 6 mois, la durée maximale est d’un mois.

La rupture de la période d'essai est également encadrée, avec des conditions prévues par la convention collective applicable, permettant de garantir les droits de chaque partie.

Cas d’un contrat à temps partiel

Pour les salariés à temps partiel, les règles concernant la période d'essai et son éventuel renouvellement suivent le décompte identique à celui d'un temps plein, ajusté proportionnellement aux heures travaillées. La rupture de la période d'essai, la prise en compte de la catégorie professionnelle ainsi que les conditions de rémunération durant cette phase respectent les principes généraux. Cela assure une équité de traitement entre tous les salariés, quel que soit leur volume horaire.

Quel est le délai de prévenance à respecter et une période d’essai peut-elle être renouvelée plusieurs fois ?

Délai de prévenance

Le délai de prévenance est la durée pendant laquelle une partie (employeur ou salarié) doit notifier à l'autre son intention de rupture ou de renouvellement de la période d'essai. Il s’impose seulement si le contrat de travail comporte une période d'essai d'au moins 1 semaine.

Si l’employeur décide du renouvellement, le délai de prévenance dépend de la durée du salarié au sein de l’entreprise : 

• Inférieure à 8 jours = 24 heures

• Entre 8 jours et 1 mois = 48 heures

• Entre 1 mois et 3 mois = 2 semaines

• Plus de 3 mois = 1 mois

Si le salarié décide du renouvellement, le délai de prévenance dépend aussi de la durée de présence du salarié : 

• Inférieure à 8 jours = 24 heures

• Supérieure à 8 jours = 48 heures

Possibilité de renouvellements multiples

La réglementation est claire : le renouvellement est autorisé une seule fois. Et ce, seulement s’il est mentionné dans les conditions contractuelles initiales (conventions collectives ou contrat de travail) et qu'un accord écrit du salarié a été obtenu.

La durée totale de la période d'essai, incluant le renouvellement, ne doit pas excéder le maximum légal autorisé. Ce dernier varie en fonction du type de contrat et des dispositions conventionnelles applicables.

Quels sont les droits et obligations de l'employeur et du salarié lors du renouvellement de la période d'essai ?

Droits et obligations de l’employeur

Lors du renouvellement de la période d’essai, l'employeur détient certains droits, mais également des obligations précises.

• Demande de renouvellement : L'employeur doit initier le processus de renouvellement. Cette demande doit être effectuée en respectant les conditions préalablement établies dans le contrat de travail ou la convention collective applicable.

• Accord de renouvellement : Pour que le renouvellement soit effectif, l'accord du salarié est nécessaire. L'employeur doit obtenir cet accord de préférence par écrit afin d’éviter tout litige ultérieur concernant la validité du renouvellement. 

• Procédure de renouvellement : La procédure doit être claire et conforme aux dispositions contractuelles ou conventionnelles. Elle inclut la notification au salarié dans les délais impartis, ainsi que la formalisation écrite du renouvellement.

• Conséquences du non-respect des conditions : Si l'employeur ne respecte pas les conditions de renouvellement, notamment en termes de délai de prévenance ou de formalisation de l'accord, le renouvellement peut être considéré comme nul. Les conséquences de cette nullité sont détaillées plus bas.

Droits et obligations du salarié

Le salarié, de son côté, dispose également de droits et doit se conformer à certaines obligations :

• Demande de renouvellement : Le salarié doit initier le processus de renouvellement. Cette demande doit être effectuée en respectant les conditions préalablement établies dans le contrat de travail ou la convention collective applicable.

• Accord de renouvellement : L’employeur doit clairement exprimer son accord pour le renouvellement de la période d'essai. Cet accord doit être donné, de préférence, par écrit.

• Procédure de renouvellement : La procédure doit être claire et conforme aux dispositions contractuelles ou conventionnelles. Elle inclut la notification à l’employeur dans les délais impartis, ainsi que la formalisation écrite du renouvellement.

• Conséquences du refus : Si c’est l’employeur qui initie le renouvellement, le salarié est libre de refuser. Toutefois, cette décision peut lui être préjudiciable. En effet, l’employeur peut, de son côté, décider de rompre la période d’essai, et par conséquent le contrat de travail.

Comment notifier le renouvellement de la période d'essai ?

La base de tout renouvellement est l'accord mutuel entre l'employeur et le salarié. Cet accord doit être clair, sans équivoque et partagé par les deux parties, témoignant de leur volonté commune de prolonger la période d'évaluation.

Ainsi, si la convention collective ne prévoit pas de procédure particulière, la notification du renouvellement de la période d’essai peut se faire par tout moyen. Toutefois, gardez à l’esprit qu’un écrit est toujours plus sécurisant. Pour formuler la demande de renouvellement, il est donc possible de rédiger une lettre de renouvellement de la période d’essai. Cette dernière devra être envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Il est également possible d’envoyer sa demande par mail (dans ce cas de figure, privilégiez toujours un mail avec accusé de réception).

La partie réceptionnant la demande de renouvellement, si elle l’accepte, doit donner son accord clair et non équivoque au renouvellement de la période d’essai.

Comment formaliser l'accord de renouvellement de la période d'essai ?

Si l’employeur et le salarié acceptent le renouvellement de la période d’essai, il faut formaliser l’accord. Pour cela, deux situations sont possibles :

• Le contrat de travail ne mentionne pas la possibilité de renouveler la période d’essai : dans ce cas, il faut obligatoirement réaliser un avenant au contrat de travail. En effet, la possibilité de renouveler une période d’essai ne se présume pas, et doit donc être expressément prévue dans le contrat de travail. Par conséquent, si elle n’était pas prévue à l’origine, il est nécessaire de réaliser un avenant.

• Le contrat de travail prévoit la possibilité de renouveler la période d’essai : dans ce cas, il n’est pas nécessaire de réaliser un avenant. Un accord écrit de l’employeur ou du salarié, avec signature manuscrite ou signature électronique et mention formulant acceptation, est suffisant.

Cette formalisation écrite doit explicitement mentionner :

• la durée du renouvellement

• la date de fin de la période d'essai initiale et la nouvelle date de fin

• toute autre condition ou modalité spécifique liée à cette extension

Quelles sont les conséquences d'un renouvellement non conforme aux règles légales ?

Un renouvellement de la période d'essai non conforme aux règles légales et conventionnelles peut avoir des conséquences significatives, tant pour l'employeur que pour le salarié. Voici les principaux effets d'une telle situation !

Requalification en licenciement

Si le renouvellement de la période d'essai a été effectué sans respecter les conditions légales, le tribunal peut décider de requalifier la rupture du contrat de travail qui s'ensuit en licenciement sans cause réelle et sérieuse. La fin de la relation de travail sera donc traitée comme un licenciement abusif avec l’ouverture d’indemnités pour licenciement abusif pour le salarié.

Indemnités pour le salarié

En cas de non-respect des conditions de renouvellement, le salarié peut prétendre à des indemnités spécifiques. Cela peut inclure l'indemnité de préavis non effectué, l'indemnité légale de licenciement et, potentiellement, des dommages et intérêts pour licenciement abusif.

L'employeur peut également être tenu de verser une indemnité compensatrice au salarié. Cette dernière est égale au montant des salaires et avantages perçus, si le salarié avait travaillé jusqu'à la fin.

Contrat de travail devenant définitif

Si le renouvellement est jugé non conforme, cela entraîne la continuité du contrat de travail. La période d'essai prend fin et le contrat devient un contrat de travail à durée indéterminée classique.

Autrement dit, l'employeur ne peut plus rompre le contrat sur la base de critères spécifiques à la période d'essai, comme l'adaptation du salarié au poste, sans risquer une contestation pour licenciement abusif. Il doit suivre les procédures de licenciement ordinaires, incluant les motifs de rupture et le respect des procédures de licenciement.

Renouvellement de la période d’essai, conclusion

Le renouvellement de la période d’essai permet d'évaluer l'adéquation entre le salarié et son poste. Toutefois, les conditions varient en fonction du type de contrat (CDI, CDD ou intérim). Dans tous les cas, la rédaction d’un contrat de travail conforme ou d’un avenant au contrat de travail s’avèrent essentiels.

Dans ce contexte, DocuSign apparaît comme un outil incontournable pour sécuriser le processus. Grâce à sa capacité de formaliser rapidement et de manière sécurisée les accords de renouvellement de la période d'essai, ainsi que tout avenant nécessaire au contrat de travail, DocuSign facilite la tâche de toutes les parties impliquées. L'assurance d'une conformité aux règles légales, couplée à la simplicité d'usage, fait de DocuSign la solution privilégiée.

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