Les 5 étapes du processus de gestion des contrats - et comment les maîtriser

De la rédaction à la signature, les contrats suivent un cheminement prévisible dans presque toutes les organisations. Cependant, sans une compréhension claire du processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), de nombreuses entreprises ont du mal à identifier les domaines de leurs processus internes qui peuvent être améliorés, c'est-à-dire ceux où il est possible de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de générer des revenus.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les cinq étapes du processus de gestion des contrats, afin que votre organisation puisse mettre en place une solution de gestion des contrats de bout en bout qui favorise la productivité de l'entreprise, et ce pour tous les contrats : contrats fournisseurs, contrats internes...

Les 5 étapes du processus de gestion des contrats

Les processus de gestion des documents inutilement complexes ou dépassés sont souvent une source majeure de perte de productivité - ce qui signifie que vos contrats sont l'un des premiers endroits à examiner lorsque vous cherchez des moyens de promouvoir l'efficacité au sein de votre organisation. 

Mais, comme dans le cas d'une voiture qui refuse de démarrer, vous ne pouvez pas affiner efficacement votre processus de gestion des contrats sans avoir au préalable vérifié sous le capot - ce qui exige une certaine familiarité avec les mécanismes qui font tourner le moteur. 

Première étape. Génération des documents

L'élaboration d'un contrat est souvent une étape pratique et longue du processus de gestion du contrat, mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Les anciennes pratiques de rédaction manuelle et sur papier nécessitent une surveillance stricte et des réécritures fréquentes en raison des inefficacités et des inexactitudes introduites par le transfert manuel des données (noms des clients, informations tarifaires, valeurs des contrats). En fait, environ 62 % de toutes les organisations déclarent que les erreurs résultant des transferts manuels de données pendant la phase de préparation du processus d'accord créent des problèmes importants pour leur entreprise. 

Au fur et à mesure que votre organisation s'agrandit et que votre secteur d'activité évolue, les flux de travail internes complexes (et éventuellement les nouvelles réglementations) ne feront qu'ajouter aux problèmes introduits par les processus manuels de génération de documents. La génération de documents numériques accélère le temps de création et élimine les erreurs. 

Les modèles de contrats et les bibliothèques de clauses permettent également aux entreprises de gagner de précieuses heures lors de la phase de rédaction et contribuent à générer des documents au langage cohérent et facilement reproductibles. Par exemple, les équipes de vente des entreprises les plus productives utilisent le logiciel configure price quote (CPQ) pour automatiser les procédures administratives essentielles dans le processus de devis au comptant, de sorte que leurs équipes passent moins de temps à préparer des contrats et plus de temps à conclure des marchés. 

Deuxième étape. Acheminement et négociation 

Une fois que vous avez terminé la préparation initiale d'un accord, où va-t-il - et comment y arrive-t-il ? L'acheminement et la négociation sont les étapes auxquelles de nombreux contrats passent une grande partie de leur vie. Heureusement, il existe des moyens simples de simplifier les processus de gestion des contrats, même les plus complexes. 

CLM améliore votre capacité à suivre les contrats en créant des parcours standardisés et en offrant une visibilité à 365 degrés de vos contrats. Il est donc facile de suivre les contrats ou d'identifier les points les plus délicats de votre processus d'acheminement. 

L'automatisation du processus d'acheminement améliore également la sécurité et la qualité des contrats. Plutôt que de transmettre manuellement ou par courrier électronique les documents entre les services commerciaux et juridiques, une solution CLM d'entreprise rationalise le cheminement de chaque document et produit une piste d'audit numérique sécurisée, ce qui permet à votre équipe de contrôler précisément le processus de gestion des contrats. 

Étape 3. Signature des documents 

Du point de vue des dépenses en temps, la signature de documents représente une petite partie de la gestion des documents, mais c'est sans doute l'étape la plus importante. La légalité de chaque contrat dépend d'une signature sûre et vérifiable. 

Pendant des siècles, les signatures au stylo ont été la seule solution pour signer des documents. Aujourd'hui, comme les affaires se font régulièrement en ligne, le fait d'exiger des signatures manuelles peut créer des goulets d'étranglement importants dans le processus de gestion des contrats. L'introduction de la signature électronique a cependant permis de signer facilement des documents depuis n'importe quel endroit du monde en un instant, créant ainsi une expérience de gestion de documents rapide et transparente pour vous et vos contreparties.

En plus de simplifier et d'accélérer le processus de gestion des documents, les signatures électroniques ajoutent une couche supplémentaire de sécurité et de précision à chaque contrat. Tout comme le suivi des documents, les signatures électroniques produisent une piste d'audit numérique admissible devant les tribunaux, qui permet de vérifier facilement l'identité et la participation de tous les signataires. 

Étape 4. Intégration avec les systèmes d'enregistrement

Des ADN aux formulaires de consentement d'une page, les contrats circulent en permanence dans toutes les organisations. Par conséquent, la génération, la négociation et l'exécution manuelles des contrats peuvent facilement épuiser les ressources de vos professionnels de la gestion des contrats. 

Une étape cruciale dans tout processus de gestion de contrat réussi nécessite l'intégration de votre solution CLM avec vos autres systèmes d'enregistrement. Pré-remplissez automatiquement les contrats avec des informations provenant de sources de données existantes (comme les coordonnées des personnes à contacter ou les prix des produits), et réduisez le nombre de tâches administratives inutiles qui alourdissent votre organisation. 

Une solution CLM intégrée facilite également l'exécution des accords conclus. Par exemple, une signature électronique envoyée aux RH par un nouvel employé peut automatiquement déclencher l'étape suivante du processus d'intégration, à savoir le partage de documents tels que les documents fiscaux ou les ressources de formation. 

Étape 5. Recherche et analyse

Après la signature d'un contrat, la dernière étape du processus de gestion du contrat consiste à le stocker dans un endroit centralisé et consultable - où il est facilement accessible. 

Les contrats existants sont l'un des principaux atouts de votre organisation, mais ils peuvent également constituer votre plus grande source de risque. C'est pourquoi il est important de suivre de près les contrats terminés. Si vos contrats sont bloqués dans des fichiers PDF non consultables, il est pratiquement impossible d'analyser et de modifier vos contrats existants en fonction de l'évolution de la réglementation du secteur. 

Par exemple, alors que les entreprises opérant au Royaume-Uni sont confrontées à l'impact du Brexit sur le processus d'accord, des contrats d'une valeur de plusieurs millions d'euros devront être renégociés. Sans un système adéquat de recherche et d'analyse des documents existants, l'identification des contrats qui mentionnent des éléments tels que les réglementations GDPR, les changements de monnaie ou les lois sur le commerce international créera un problème logistique important pour votre organisation. 

Heureusement, les solutions CLM modernes disposent de fonctionnalités telles que l'analyse des contrats et l'intelligence artificielle (IA) pour aider à identifier et à atténuer instantanément les risques potentiels qui sont intégrés dans le langage des accords existants.

La voie vers l'optimisation du processus de gestion des contrats

L'élaboration d'une image claire du processus de gestion des contrats de bout en bout est la première étape vers la mise en place d'une pratique plus efficace. Une fois que vous aurez défini les spécificités de chaque étape au sein de votre organisation, vous pourrez accélérer la mise en œuvre de véritables changements et éliminer les points faibles.

Docusign CLM offre une solution de gestion de documents de bout en bout qui automatise les tâches manuelles, rationalise les flux de travail complexes et réduit les risques à chaque étape du processus de gestion des contrats. 

En bref :

Comment Docusign peut aider à gérer des contrats ?

Grâce à un logiciel de gestion de contrats, Docusign vous permet de centraliser, signer, acheminer, et stocker vos contrats en toute simplicité !

La solution de Docusign respecte-t-elle mes obligations légales ?

OUI ! Docusign respecte les obligations légales et sécuritaires les plus strictes au monde. En France, Docusign est sur la liste des prestataires de confiance de l'ANSSI.

Comment essayer les solutions de Docusign ?

Rien de plus simple, nous vous proposons un essai 100% gratuit. Pas besoin de carte bancaire, simplement quelques clics et c’est parti !