Les 10 questions à poser à votre fournisseur de signature électronique

Voici 10 choses que vous devez savoir lorsque vous choisissez un fournisseur de signatures électroniques. Lisez pour comprendre !

Vous êtes en train de choisir un fournisseur de signature électronique ? Si vous vous demandez ce que vous devez savoir avant de choisir un fournisseur de signature électronique, voici 10 questions que vous devriez vous poser avant de prendre une décision finale. Votre solution de signature électronique doit vous aider à automatiser les tâches manuelles et à propulser votre entreprise vers l'avant. Tout acheteur devrait poser les questions essentielles :

1 - Votre fournisseur de signature électronique applique-t-il les meilleures pratiques en matière de sécurité ?

Vous pourriez être tenté de numériser et télécharger un document signé à la main, sans chercher plus loin. Toutefois, en agissant ainsi, vous pourriez bien passer à côté d'étapes importantes de sécurité et d'authentification pour protéger vos accords et contrats. Vérifiez que votre fournisseur est en conformité avec les normes internationales de sécurité et utilise une technologie de chiffrement renforcé des données.

2 - Quels types de signatures électroniques propose votre fournisseur ?

Toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Certains accords requièrent des niveaux de sécurité et d'authentification plus élevés que d'autres. De nombreux documents deviennent juridiquement contraignants avec une signature électronique simple, mais d'autres requièrent une signature électronique avancée (AES), voire une signature électronique qualifiée (QES). La signature électronique qualifiée procure le niveau de fiabilité le plus élevé par le biais d'une vérification d'identité en face à face réalisée par un prestataire de service de confiance.

3 - Votre signature électronique vous permet-elle de fournir des preuves en cas de contestation ?

Une signature électronique peut être plus sûre qu'une signature manuscrite. Un dossier électronique conserve l'historique et les preuves des transactions opérées, notamment chaque fois que le document a été ouvert, consulté et signé. Si l'un des signataires conteste sa signature ou met en question une transaction, il existe une preuve numérique. Des certificats détaillés peuvent fournir des informations précises sur chacun des signataires, notamment l'accord donné par le signataire pour le recours à la signature électronique, l'image de la signature, les événements clés horodatés, l'adresse IP du signataire et d'autres informations d'identification. Les documents sont scellés numériquement à l'aide d'une infrastructure à clé publique (PKI), technologie standard du secteur. Ce sceau indique que la signature électronique est valide et que personne n'a modifié ou essayé de modifier le document depuis que ce dernier a été signé.

4 - La plate-forme de signature électronique s'intégre-t-elle aux systèmes que vous utilisez déjà ?

Les employés sont plus susceptibles d'adopter la signature électronique si elle s'intègre aux systèmes qu'ils utilisent déjà. C'est un avantage s'ils peuvent agir directement à partir d'applications comme Microsoft, Google, Apple et Salesforce. Vérifiez avec quels systèmes votre fournisseur de signature électronique s'intègre.

5 - Comment la plateforme vérifie-t-elle et valide-t-elle les signatures ?

La technologie de signature électronique peut utiliser plusieurs options pour vérifier l'identité d'un signataire avant qu'il puisse accéder au document et le signer, notamment les adresses électroniques, les codes d'accès et la vérification de l'identité. Pour les situations où des niveaux supplémentaires de validité de la signature sont nécessaires, certains fournisseurs proposent deux niveaux supplémentaires de signature électronique. Il s'agit des signatures numériques QES et AES, mentionnées précédemment. Votre fournisseur devrait également fournir une chaîne de contrôle et une piste d'audit.

6 - Quels sont les autres clients de la plate-forme de signature électronique, et y en a-t-il dans votre secteur ?

Il est toujours bon de vérifier si la plate-forme de signature électronique que vous envisagez d'utiliser compte d'autres clients de votre taille ou de votre secteur d'activité. Vous pouvez voir s'ils ont déjà une expérience dans la création de flux de travail similaires à ceux que vous souhaitez automatiser.

7 - Quels avantages les clients existants ont-ils retirés de l'utilisation de la plate-forme de signature électronique ?

Cherchez à savoir ce que les autres clients disent de l'utilisation de la plate-forme de signature électronique que vous envisagez. La plupart des fournisseurs devraient partager des témoignages de clients et des études de cas. Ils devraient être en mesure de vous faire part des avantages dont leurs clients ont bénéficié. Essayez de savoir si les clients commencent souvent par un seul secteur de leur activité, puis s'étendent à d'autres secteurs après un test réussi.

8 - Quel soutien et quelle formation le fournisseur peut-il offrir à votre équipe et aux utilisateurs ?

Si vous envisagez d'intégrer une solution de signature électronique à plusieurs utilisateurs, équipes ou services, il est essentiel qu'une formation adéquate soit dispensée pour favoriser l'adoption de la solution. Il est bon de demander si votre fournisseur de signature électronique propose des tutoriels et des vidéos en ligne et s'il dispose d'équipes d'assistance et de formations avec instructeur pour les flux de travail complexes.

9 - Combien de documents sont signés à l'aide de la plateforme de signature électronique du fournisseur ?

Poser cette question vous permettra d'établir à quelle fréquence ce fournisseur est utilisé pour les signatures électroniques, un moyen simple d'établir la confiance.

10 - Quels domaines d'activité votre fournisseur de services électroniques prend-il en charge ?

Vous travaillez dans le domaine juridique, financier, des RH, du marketing ou des ventes ? Avant de le choisir, renseignez-vous sur le domaine d'activité de votre fournisseur de services électroniques et vérifiez s'il a l'expérience de la création de flux de travail liés à votre fonction commerciale.

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez un fournisseur de signatures électroniques ; les entreprises qui utilisent la technologie blockchain offrent une confiance supplémentaire en ce qui concerne les pistes d'audit. Veillez également à rechercher les fournisseurs qui respectent les normes reconnues par le secteur, telles que SOC 1, SOC 2 et ISO 27001. Vous voulez en savoir plus sur les signatures électroniques ? Lisez notre ebook 10 raisons d'adopter la signature électronique.