Docusign nommé un des leaders du Magic Quadrant 2020 de Gartner sur la gestion du cycle de vie des contrats

Depuis la signature électronique Docusign, la façon d'executer un contrat a changé pour de nombreuses organisations. Cependant, la gestion du cycle de vie des contrats avant et après la signature est encore souvent un processus manuel. En revanche, ce procédé manuel ralentit fortement le rythme des affaires, augmente les risques et frustre les clients et les employés. 

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats  portent sur l'ensemble du processus contractuel:

• Automatisant les tâches manuelles comme la génération de documents

• Orchestrant des flux de travail complexes et l'approbation

• Eliminant les risques inutiles.

L'offre de gestion du cycle de vie des contrats de Docusign, Docusign CLM, est positionnée comme un leader dans le Magic Quadrant 2020 de Gartner sur la gestion du cycle de vie des contrats. 

Dans cette évaluation, Gartner a évalué 12 fournisseurs CLM sur la base de 15 critères. Parmi les critères, la stratégie de l'offre (produit), la réactivité du marché et l'expérience du client. Docusign a obtenu la meilleure position sur l'axe de capacité d'exécution.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

Le CLM désigne les applications utilisées pour gérer les contrats du lancement jusqu'à leur renouvellement ou leur résiliation, en passant par leur gestion continue. Les solutions CLM gèrent tout document juridique contenant des obligations qui affectent une organisation", selon la définition de Gartner.

La gestion du cycle de vie des contrats est un processus de gestion et de stockage centralisé des contrats. L'objectif du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est d'automatiser le processus de gestion des contrats, ainsi que d'offrir un lieu central pour stocker et récupérer les contrats. 

Les contrats sont utilisés dans tous les départements, dans les organisations de toutes tailles et dans tous les secteurs d'activité. Les types de contrats qui peuvent être gérés avec une solution CLM sont par exemple : les bons de commande, les contrats de vente, les documents de prêt, les contrats de location de biens immobiliers, les lettres d'offre aux employés, les ordres de modification et les accords de non-divulgation. 

Il existe un certain nombre d'étapes reconnues dans le cycle de vie d'un contrat. Elles peuvent être simplifiées comme suit : préparation du contrat, négociation du contrat, signature du contrat, gestion du contrat, renouvellement du contrat et parfois clôture du contrat. 

En créant des modèles réutilisables, une bibliothèque de conditions et des conditions renouvelables et cohérentes, les acheteurs et les fournisseurs gagnent du temps et réduisent les erreurs au cours du processus de passation des marchés. 

Le logiciel de gestion des contrats est conçu pour :

• Fournir une meilleure visibilité des dépenses et des engagements

• Gagnez du temps en utilisant des modèles et des flux de travail 

• Diminuer le risque en permettant la visibilité de l'exposition potentielle

• Améliorer la conformité opérationnelle, contractuelle et réglementaire

Éléments à prendre en compte lors de l'évaluation d'une solution CLM

Les 12 fournisseurs de CLM évalués par Gartner ont été jugés sur la base de 15 critères. Parmi ces 15 critères on retrouve notamment la Stratégie de l'offre, la réactivité du marché et l'expérience du client. Nous pensons que DocuSignCLM se positionne comme un leader grâce à ses scores en matière d'expérience client et aux capacités globales de ses produits.

Ce graphique a été publié par Gartner, Inc. dans le cadre d'un document de recherche plus vaste et doit être évalué dans le contexte de l'ensemble du document. Le document de Gartner est disponible sur demande auprès de Docusign.

Voici quelques fonctionnalités essentielles des logiciels de gestion des contrats : 

• Flux de travail flexible et configurable. Les organisations devraient pouvoir définir, déployer et maintenir des flux de travail contractuels avec une facilité accrue, y compris des flux de travail faisant intervenir d'autres systèmes, tels que les technologies de signature électronique ou les systèmes de facturation/paiement. Cela signifie une moindre dépendance vis-à-vis des services professionnels initiaux et un cheminement plus rapide vers la valeur. On retient notamment que le coût total de possession est plus faible à mesure que les processus contractuels évoluent. 

• Génération de documents. Possibilité de créer des modèles pré-configurés qui alimentent automatiquement les contrats avec des données provenant d'autres systèmes et dans une langue approuvée. Des solutions plus avancées offrent une interface intuitive qui donne du pouvoir aux utilisateurs et favorise l'adoption. 

• Soutien à la collaboration et à la négociation. Possibilité d'envoyer des contrats pour révision, de suivre les modifications sur plusieurs versions et de maintenir une source unique de vérité pour savoir qui a fait quoi et quand. 

• Bibliothèque de clauses. Pour réduire la dépendance des ventes vis-à-vis du juridique pendant la négociation, les meilleures solutions offrent la possibilité de créer une bibliothèque facilement accessible de clauses pré-approuvées et d'options de repli. 

• Dépôt centralisé et consultable. Stocker, étiqueter et organiser tous les contrats en un seul endroit, consultable, avec des contrôles d'autorisation.

• Intégration du CRM. Si vous utilisez Salesforce ou un autre système CRM, vous voudrez une solution CLM qui s'intègre facilement à votre CRM afin que les accords puissent être générés avec les données du CRM et qu'une fois qu'un accord est signé, il puisse être repoussé vers l'enregistrement CRM. 

• La sécurité. Recherchez une solution qui soit conforme aux normes SOC 2, HIPAA, TRUSTe et FedRAMP.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'une solution CLM ?

L'entreprise se développe, son volume des contrats augmente et ses parties prenantes changent. Tant de complexités que les solutions CLM permettent de gérer.

En fait,  votre entreprise doit gérer de contrats et d'accords, plus vous bénéficierez d'une solution CLM. Si dans entreprise plusieurs services gèrent les contrats, vous avez besoin d'une solution de gestion des contrats. 

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats ont un fort impact sur l'efficacité et l'expérience client. Ces solutions font souvent partie des initiatives de transformation numérique pour les équipes de vente, juridiques et d'approvisionnement. Et comme elles permettent d'éliminer le papier et l'encre, elles soutiennent également les initiatives de développement durable. 

Explorez Docusign CLM

Voyez comment Gartner a positionné Docusign CLM dans le rapport. Télécharger le rapport complet, Magic Quadrant de Gartner sur la gestion du cycle de vie des contrats par Patrick Connaughton, Kaitlynn Sommers, Marko Sillanpaa, Micky Keck, 25 février 2020

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