Le contract management, qu’est-ce que c’est ?

Le contract management, qu'est-ce que c'est ?

Entre 20 000 et 40 000 ! Voici le nombre de contrats que doivent en moyenne gérer les grandes entreprises, selon le cabinet conseil PwC. Et cela, alors même que les volumes réglementaires augmentent un peu plus chaque année. Sans compter sur des équipes et des signataires de plus en plus mobiles. Pas toujours facile de s'y retrouver… Le Contract Management, aussi appelé gestion du cycle de vie des contrats, s'impose alors comme LA solution face à ces problématiques. De quoi s'agit-il ? Quels sont ses avantages ? Et comment mettre en place une bonne gestion des documents contractuels ? Docusign répond à toutes ces questions.

Contract management définition

Le Contract Management, ou gestion de contrat (en bon français), est une pratique qui consiste à suivre l'ensemble du cycle contractuel. Autrement dit, de la création du contrat à son expiration, en passant par sa négociation, sa signature et son exécution. L'objectif ? Maximiser les résultats contractuels tout en minimisant les risques juridiques et financiers.

1/ Éditer un contrat

Une stratégie de Contract Management débute lors de l'édition d'un contrat. L'idée ici est non seulement de définir les termes du contrat, mais aussi de vous assurer de sa valeur juridique. Pour ce faire, certaines réglementations sont à suivre lors de la rédaction du contrat.

2/ Négocier le contrat

Les négociations lors de la signature d'un contrat sont quasiment systématiques. Elles portent très souvent sur les conditions commerciales et juridiques, et peuvent s'éterniser… Grâce à un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, vous gagnez justement du temps sur la période de négociation des contrats.

3/ Signer le contrat

Vient ensuite l'étape de la signature du contrat. Les signataires doivent alors apposer leur signature sur le document papier ou le document numérique afin de valider le lancement du projet selon les termes approuvés à la fois par l'entreprise et par le client. La signature électronique offre une solution rapide et sécurisée pour cette étape cruciale.

4/ Archiver le contrat

Une fois signé, le document contractuel est stocké selon le système d'archivage mis en place par l'organisation. Le plus simple est évidemment d'opter pour un stockage dématérialisé au sein d'un coffre-fort électronique.

5/ Piloter le dossier

Commandes, modifications, renouvellements, résiliations, livrables, jalons, objectifs de performance… Cette étape assure la bonne exécution des obligations contractuelles et des termes du contrat jusqu'à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement.

Les avantages d'un logiciel de Contract Management

Le saviez-vous ? Un mauvais pilotage des contrats pourrait entraîner une perte de 10 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Afin de faciliter le travail des directions financières, des directions commerciales, des directions achats et des directions des ressources humaines, il convient donc d'opter pour une solution digitale de management de contrat. Appelées CLM (Contract Lifecycle Management), ces solutions technologiques permettent non seulement de gagner en productivité, mais aussi de limiter les risques financiers, opérationnels et réglementaires qui découlent d'une mauvaise gestion des contrats.

Gain de temps

L'intelligence artificielle (IA) d'une solution de gestion pilotée des contrats permet un gain de temps considérable. Et ce, grâce à quatre fonctionnalités :

• Versioning : outil de comparaison entre les différentes versions d'un même contrat afin d'avoir un suivi simplifié des modifications effectuées et des commentaires apposés

• Fiches de synthèse : outil de mise en avant des informations pertinentes d'un document contractuel (clauses, date d'échéance, montants, durée du contrat…) afin de trouver plus rapidement les données-clés

• Moteur de recherche intelligent : outil de recherche pour trouver plus facilement une information au sein d'un document électronique

• Reporting et tableaux de bord : outils digitaux de suivi des contrats pour une vue à 360° sur l'activité contractuelle de l'entreprise

Ce gain de temps se retrouve également lors de la signature électronique du contrat. En effet, la possibilité de signer en ligne et à distance, sans rendez-vous en face à face, accélère grandement le processus de signature d'un document.

Gain d'argent

La digitalisation du processus de contractualisation permet de nombreuses économies. Tout d'abord, elle réduit les coûts liés aux processus de gestion manuels. Ensuite, elle évite les pertes financières liées aux problèmes de conformité des contrats, mais aussi aux reconductions classiques et pénalités de retard. Comment ? Grâce à des rappels automatiques d'échéances à chaque date de renouvellement de contrat.

Maîtrise des risques financiers et juridiques

Opter pour un CLM s'avère indispensable dans le contexte actuel d'inflation réglementaire grandissante. En effet, un logiciel de gestion de projet garantit la conformité des documents signés, et ainsi leur validité juridique et financière afin d'éviter les litiges. La valeur légale des signatures électroniques est un aspect crucial de cette conformité.

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