Contrathèque : définition et avantages pour les entreprises

Bien gérer les contrats est un enjeu crucial pour les entreprises. Pour cause, une mauvaise organisation expose à des représailles juridiques, financières et relationnelles lourdes. La centralisation et l’optimisation des processus contractuels est alors possible via une contrathèque digitalisée. Découvrez comment tirer parti d’une contrathèque, ses avantages pour vos équipes et les étapes à suivre pour la mettre en place ! 

Pourquoi centraliser les contrats et suivre les échéances ?

Sans une centralisation et un suivi rigoureux des contrats, les risques sont nombreux. Pertes financières, risques juridiques, retards dans les projets, mauvaise communication entre les parties… Sans oublier les menaces de perte de dossiers et de dispersion des informations contractuelles. Autant d’erreurs qui peuvent coûter très cher. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place une stratégie de contract management efficace.

En centralisant les contrats et en suivant leurs échéances, vous avez une visibilité complète sur vos engagements et obligations. Vous trouvez vos contrats, assurez leur suivi et les renouvelez plus facilement. De même, vous recevez ou effectuez vos paiements dans les temps. Enfin, en reliant votre bibliothèque de contrats à l’ensemble des services de l’entreprise, vous permettez une meilleure collaboration, ainsi qu’un suivi juridique, financier et opérationnel efficace.

Qu'est-ce qu'une contrathèque ?

Définition

Une contrathèque est un outil centralisé de gestion des contrats. Autrement dit, il s’agit d’une immense bibliothèque de contrats qui permet de créer, de stocker et de suivre l'ensemble des documents contractuels d'une entreprise.

Les fonctionnalités de base sont :

• Centralisation des contrats : accès à tous les contrats depuis un endroit unique, qu'ils soient actifs, en cours de négociation ou archivés.

• Suivi des échéances : alertes automatiques pour les renouvellements, échéances de paiements et autres engagements contractuels importants.

• Historisation et traçabilité : suivi des modifications et des actions réalisées sur chaque contrat afin d’assurer l’auditabilité.

• Moteur de recherche avancé : fonctionnalités de recherche via des critères comme la date, le type de contrat, les parties prenantes… pour retrouver rapidement un contrat.

Les contrathèques plus avancées peuvent aussi inclure :

• Automatisation des workflows : gestion automatique des processus de validation, signature électronique et archivage.

• Rapports analytiques : génération de rapports pour analyser la performance des contrats (ex. taux de renouvellement, respect des engagements).

• Intégration avec d’autres outils : connexion à des systèmes ERP, CRM, ou d'autres outils métiers pour une gestion fluide et harmonisée des contrats dans toute l’entreprise.

Différentes formes de contrathèques

Les archives physiques existent, mais seront bientôt remplacées par des solutions numériques pour gagner en productivité et sécuriser l’accès aux documents contractuels.

Les contrathèques numériques se présentent alors sous plusieurs formes :

• SaaS (Software as a Service) : Cette solution, hébergée dans le cloud, est accessible à distance et régulièrement mise à jour par le fournisseur. Elle est donc très flexible et facilite l'accès aux équipes réparties géographiquement.

• Numérique in-house : Ces logiciels sont développés et hébergés par l'entreprise elle-même pour une gestion interne des contrats. Cette option est intéressante pour les entreprises avec des besoins de sécurité et de confidentialité très spécifiques.

Une contrathèque numérique offre une gestion des accès granulaires et cloisonnés, pour garantir la confidentialité des documents juridiques. Vous pouvez ainsi définir des accès différents pour toutes les équipes d’une entreprise (juridique, financier, produit, etc.).

Quels sont les avantages d'une contrathèque digitalisée pour les différents services ?

Pour le service juridique

En centralisant l'ensemble des contrats, le service juridique peut y accéder facilement et vérifier leur conformité aux normes en vigueur. Par ailleurs, une contrathèque offre des rappels automatiques sur les échéances et les renouvellements. Le service juridique peut ainsi suivre en temps réel les obligations contractuelles de l’entreprise. Et prévenir les oublis et manquements qui pourraient conduire à des litiges, assurant un cadre juridique sécurisé.

Pour le service des achats

La contrathèque facilite le suivi des contrats avec les fournisseurs, notamment en ce qui concerne les conditions, les délais de livraison et les renouvellements. Les responsables des achats peuvent donc gérer plus efficacement les négociations et anticiper les renouvellements avant échéance.

Pour le service financier

Grâce à une contrathèque digitalisée, le service financier dispose d’une vision en temps réel des obligations financières à venir, comme les paiements, les échéances de factures et les engagements contractuels à long terme. Cette transparence permet de mieux gérer la trésorerie et les risques de dépassement ou de retard.

Comment mettre en place une contrathèque digitalisée ?

Étapes préliminaires

Dans un premier temps, il est important d’analyser les processus de gestion de contrats actuels. L’idée est d'identifier les points faibles, notamment les types de contrats et d'informations qui sont dispersés ou mal suivis. Vous aurez ainsi une idée claire de ce qu’il faut améliorer. Attention, chaque service a ses propres exigences. Veillez donc à impliquer tous les responsables pour comprendre leurs besoins spécifiques !

Choisir le bon outil ou la bonne solution

De nombreuses solutions logicielles de gestion des contrats existent. Pour faire le bon choix de contrathèque, prenez en compte ces quelques critères :

• Sécurité : Le logiciel doit protéger les données sensibles, avec des options de chiffrement et d'accès restreint.

• Accessibilité : Le logiciel doit être facile d'accès, que ce soit sur place ou à distance, et adaptable à une équipe distribuée géographiquement.

• Compatibilité avec d'autres systèmes : Le logiciel doit s'intégrer sans difficulté avec les outils existants comme les ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) ou logiciels financiers.

• Fonctionnalités avancées : Comme vu précédemment, certains logiciels incluent des options d’automatisation de workflows et de rapports analytiques.

Phases de déploiement

La mise en place de la contrathèque doit se faire de manière progressive. Commencez par former les utilisateurs clés (juristes, acheteurs, comptables, rh…) afin qu'ils comprennent comment utiliser l'outil. Puis, migrez les différents documents.

La migration des contrats existants est une étape cruciale. Pour cause, il s'agit de centraliser des contrats dispersés, souvent entre différents services ou systèmes, sans perdre de données. La numérisation des documents papier, le classement et la vérification de la qualité des données font partie intégrante de ce processus.

Pourquoi choisir Docusign comme contrathèque ?

Docusign CLM est la solution de gestion des contrats qu’il vous faut. Tout d’abord, pour son accessibilité. Notre solution SaaS est accessible à distance depuis n’importe quel navigateur web ou support (ordinateur, tablette, téléphone portable). En ce sens, elle s’avère idéale pour les équipes éloignées géographiquement, en déplacement ou en télétravail.

Ensuite, pour sa sécurité. Docusign assure une protection renforcée de vos données avec un chiffrement avancé et un respect strict des réglementations (comme le RGPD), garantissant la confidentialité et la conformité des contrats.

Enfin, pour ses nombreuses fonctionnalités. Docusign vous permet de créer des contrats conformes en un seul clic grâce aux modèles et à la bibliothèque de clauses pré-approuvées par votre département juridique. Vous pouvez également automatiser les workflows, soit en concevant vos propres processus contractuels, soit en utilisant nos plus de 100 workflows pré-configurés. Enfin, stockez vos contrats dans un répertoire unique protégé par des contrôles d’accès.