DSI : votre projet de signature électronique peut devenir votre plus belle réussite

Petit à petit, la signature électronique est en train de s’imposer dans les habitudes des Français. Avec la digitalisation d’un très grand nombre de démarches autrefois réalisées en boutique physique (souscription d’un forfait téléphonique, abonnement à un contrat d’électricité, d’eau ou de gaz, assurance de son habitation…), il est en effet devenu nécessaire de pouvoir signer à distance.

Étant donné qu’une simple image de votre signature manuscrite apposée sur un PDF ou que le scan d’une signature présentent un risque juridique, les solutions de signature électronique telles que Docusign eSignature sont devenues incontournables. D’ailleurs, ces solutions de signature électroniques sont arrivées à maturité : l'ensemble des difficultés, des recommandations et de la jurisprudence connexes sont désormais parfaitement comprises. La technologie permettant de demander ce type de validation est également arrivée à maturité. Bref, il n'a jamais été aussi simple d'utiliser des signatures électroniques.

De nombreux cas clients prouvent que l’adoption de la signature électronique diminue les pertes de temps et d'argent des entreprises, tout en augmentant la satisfaction de leurs clients et de leurs collaborateurs.

Pour les directions de systèmes d’information (DSI), le projet de signature électronique représente un projet simple à mettre en place, qui permet un ROI rapide et d’améliorer l’expérience collaborateur comme employé.

La signature électronique, une solution simple à mettre en place

Bon nombre de projets IT sont des projets de longue haleine. Avoir la capacité à mener des projets informatiques qui peuvent se réaliser rapidement est donc une bouffée d’oxygène pour les directions des systèmes d’informations.

La nature flexible de Docusign permet de démarrer très rapidement son projet de signature électronique, avec la possibilité de commencer à envoyer des enveloppes Docusign dès le jour de la souscription grâce à notre interface web !

Un ROI rapide grâce à la signature électronique

Une étude indépendante, réalisée par le cabinet d’études Forrester, s’est intéressée au Total Economic Impact de Docusign. Outre un gain substantiel en productivité et réduction des coûts, le cabinet montre que le délai d’amortissement de Docusign dans les organisations étudiées est de moins de trois mois.

La signature électronique améliore l’expérience utilisateur

Ce projet de signature électronique porté par la DSI peut devenir très visible, en interne comme en externe :

• Vos dirigeants seront enchantés du temps gagné et des contrôles instaurés.

• Votre directeur général se réjouira que l'entreprise fournisse un service moderne.

• Vos clients seront ravis de pouvoir dûment signer leurs documents en toute sécurité n'importe où dans le monde.

Apprenez à marcher avant de courir

Comme toujours dans le domaine des nouvelles technologies, certains préfèreront s'en tenir à leurs anciennes habitudes. C'est normal. Vous séduirez d'abord les passionnés, les adeptes et les avant-gardistes de votre entreprise.

Procédez par étapes, en commençant par des projets de faible envergure et des volumes de signatures restreints. Misez sur les déploiements réussis ainsi que sur les preuves de gains de temps et d'argent dus à cette technologie pour doper son taux d'adoption au sein de votre entreprise. Par ailleurs, n'oubliez pas d'inclure dans l'analyse de vos projets de signature électronique quelques objectifs plus « humains ». Par exemple, une entreprise qui permet la signature électronique de ses propositions d'embauche et de ses accords de confidentialité renvoie l'image d'un partenaire moderne avec lequel il est particulièrement agréable de collaborer.

Que faire après votre premier succès ?

Une fois les premiers succès obtenus grâce à la signature électronique, bon nombre de DSI fonctionnent de manière itérative afin de capitaliser sur leur réussite. Il est ainsi possible pour vous de :

• Créer un centre d'excellence informatique léger et agile dédié aux signatures électroniques. Sa mission consiste à aider (et non à freiner) les équipes désireuses d'essayer cette technologie. Il doit abaisser, voire éliminer les barrières à l'entrée pour les autres groupes.

• Demander à votre groupe de collaborer avec une structure client en vue de proposer des signatures électroniques dans le cadre d'un processus métier. Objectif ? La mise en production et l'utilisation régulière de cette technologie.

Afin de trouver de nouveaux cas d’usage, vous pouvez également :

• Repérer les équipes qui demandent déjà de l'aide avec un projet de signature électronique.

• Identifier les équipes qui souffrent du traitement papier en remarquant ceux qui vous envoient de nombreux contrats à signer.

• Procéder à une évaluation informatique : votre groupe exige-t-il des signatures manuelles pour un certain type de demande ou de transaction ? Dans ce cas, envisagez de les remplacer par des signatures électroniques.

• Étudier la question avec le service des RH : souhaiterait-il envoyer des propositions d'embauche ou des formulaires à valider par signature électronique ?

À l'heure actuelle, les signatures électroniques agitent à la fois des carottes et des bâtons : leurs avantages sont aussi significatifs que leur demande est élevée. Par ailleurs, si les entreprises veulent attirer les collaborateurs les plus compétents tout en offrant une expérience client optimale, elles se doivent de fournir des services modernes, dont les signatures électroniques. Vos concurrents utilisent déjà cette technologie ou s'y intéressent de près… Et vous ?