Comment réussir votre dématérialisation des processus ?

La transformation digitale s'accélère avec la pandémie de coronavirus. Et pour cause, cette crise sanitaire mondiale a entraîné une distanciation physique par mesure sécuritaire. Résultat ? Le numérique a pris le pas sur le physique. La dématérialisation des processus, entamée il y a déjà quelques années, devient alors aujourd'hui la norme dans nombre de secteurs d'activité. Cependant, la conduite du changement vers les outils numériques ne se fait pas en un claquement de doigts. Ce pourquoi, il est important d'accompagner et de soutenir les équipes. C'est justement le rôle du DSI que de mettre en place une stratégie de passage au numérique. Entre solutions de dématérialisation des processus et mise en place de la signature électronique, découvrez comment réussir votre transformation numérique !

Le DSI au cœur de la dématérialisation des processus

Qu'est-ce qu'un DSI ?

Le Directeur des Systèmes d'Information (DSI) est devenu le pilier de l'environnement numérique de l'entreprise. Il n'est plus seulement responsable du parc informatique, mais est également un acteur clé dans l'atteinte des performances. Souvent rattaché à la direction de l'entreprise, son rôle est de :

- mettre à disposition les outils nécessaires

- déployer les actions adaptées

- encourager les bonnes pratiques

Dans un contexte de digitalisation accélérée, le DSI encourage et pilote la dématérialisation des documents et des espaces de travail à tous les niveaux de l'entreprise. Il apporte son expertise et accompagne toutes les équipes dans le changement numérique.

Accompagner la transformation numérique et la performance de l'entreprise

Avec la pandémie, digitaliser les processus métiers est devenu une évidence, mais cela nécessite un accompagnement fort des équipes. En effet, ce n'est pas simplement une affaire d'outils, mais toute une culture digitale à instaurer. La gestion électronique de documents (GED) signifie simplification et automatisation des processus documentaires et métiers. Il faut alors prendre de nouvelles habitudes et s'adapter à de nouveaux logiciels de gestion documentaire. L'objectif d'un espace de travail 100 % numérique est donc de parvenir à une organisation fluide, tenant compte des impératifs de chacun.

De plus, une entreprise connectée offre davantage de flexibilité et de réactivité. Les bénéfices sont une meilleure collaboration avec les parties prenantes et une relation client améliorée.

Assurer la sécurité des données

La cybersécurité est aujourd'hui au cœur des enjeux pour les organisations. Le rôle du DSI ? Mettre en place une culture de protection des données, mais aussi une stratégie pour sécuriser les flux documentaires, préserver l'intégrité des systèmes et enfin garantir la confidentialité et la traçabilité des documents électroniques. La sécurité informatique est donc un élément essentiel, d'autant plus lorsque des signatures électroniques sont engagées. Le recours à des solutions de confiance numérique comme les solutions de Docusign sont alors primordiales.

Signature électronique : la solution de confiance à adopter

Un atout économique et écologique pour l'entreprise

L'essor du télétravail provoqué par la crise sanitaire a révélé les limites de l'usage du papier.

Les entreprises ont alors réalisé que la dématérialisation des processus et la signature électronique légale constituaient LA solution pour sortir du confinement et optimiser la productivité. Contrats de travail, factures clients, bulletins de paie, bons de commande et devis, autant de documents qui peuvent être générés et signés facilement en toute sécurité grâce à la numérisation et à la signature électronique.

En choisissant de dématérialiser l'intégralité de son processus d'accord, l'entreprise améliore ainsi ses process, s'offre un gain de temps, réduit ses coûts de fonctionnement et évite les erreurs. Selon l'étude Total Economic Impact menée par Forrester, l'utilisation de la signature électronique, c'est :

• 90 % d'amélioration du nombre de dossiers incomplets

• 9,47 € de réduction des coûts d'impression et de suivi par transaction

Un autre impact non négligeable concerne la politique RSE. En effet, la signature électronique permet à l'entreprise de consommer moins de papier, de réduire ses déchets et de participer ainsi activement à la préservation de l'environnement.

Une solution de dématérialisation légale et sécurisée

La signature électronique est une solution sécurisée et légale. Elle a ainsi la même valeur probante que la signature manuscrite. Par ailleurs, l'identité du signataire est vérifiée grâce à l'utilisation d'un certificat électronique pour une authentification sécurisée. De plus, Docusign respecte la réglementation eIDAS en vigueur en offrant les trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée.

Aujourd'hui, ne plus attendre pour recevoir ou signer un papier est devenu un atout pour les entreprises. S'engager dans la dématérialisation des processus est devenu incontournable, à condition de choisir un tiers de confiance comme Docusign. Vous souhaitez connaître les critères à surveiller pour choisir les bonnes solutions de dématérialisation des processus ? Téléchargez notre livre blanc "DSI : la dématérialisation au cœur des processus métier" !