Comment rédiger une facture ?

Bon nombre d'indépendants se trouvent démunis face à la complexité des règles de facturation. Heureusement, cette situation est tout à fait remédiable. En effet, que vous soyez un débutant ou une personne déjà bien installée, cet article est fait pour vous. Découvrez, sans plus tarder, des conseils pratiques pour rédiger une facture et profitez de modèles prêts à l'emploi ! De quoi transformer votre approche de la facturation en une expérience simplifiée et efficace !

Qu'est-ce qu'une facture ?

Définition et enjeux

Rédiger une facture conforme revêt une importance capitale pour les indépendants et auto-entrepreneurs. Il s'agit, tout d'abord, d'un document comptable. En effet, la facture constitue un élément crucial de votre comptabilité puisque, chaque fois que vous émettez une facture, vous créez un justificatif comptable utilisé pour le suivi des transactions. Plus simplement, la facture permet de justifier les revenus de l'entreprise qui émet la facture et les dépenses de l'entreprise cliente.

Par ailleurs, la facture est un document juridique qui valide la réalisation d'une transaction entre deux parties. Elle sert notamment de preuve en cas de litige sur le service ou le produit vendu. D'où l'importance de respecter certaines mentions obligatoires !

Enfin, c'est un document commercial, car elle représente un outil de communication puissant pour votre entreprise. En effet, une facture bien rédigée, avec des fonctionnalités avancées, renforce votre identité de marque.

Différents types de factures

Il existe plusieurs types de factures, chacune ayant une utilité spécifique en fonction de la situation :

• Proforma : la facture proforma est un document préliminaire qui donne un aperçu détaillé des coûts avant la finalisation de la transaction. Ce n'est ni une facture à la valeur comptable ou fiscale, ni un devis qui engage le client. La facture proforma a seulement une valeur informative.

• D'acompte : la facture d'acompte est envoyée avant la réalisation du service ou la livraison du produit. Elle permet un paiement partiel (généralement 30 % de la somme due) afin de sécuriser les deux parties avant l'engagement total.

• De situation et d'avancement : la facture de situation et la facture d'avancement sont utilisées pour des projets sur une longue période. Elles permettent de facturer progressivement le client en fonction de l'avancement du travail.

• De solde : la facture de solde ou de clotûre est émise une fois le service rendu ou le produit livré et après réception de tous les paiements précédemment évoqués. Elle représente le règlement final, après déduction des acomptes versés.

• D'avoir : la facture d'avoir est émise lorsque vous devez rembourser votre client, par exemple lorsqu'il retourne un produit ou annule un service. Elle vient en quelque sorte "annuler" tout ou partie de la facture initiale.

Dans le cadre de services ou produits réguliers, comme un abonnement mensuel, on parlera de facture récurrente. Elle est créée et envoyée automatiquement à la date définie par le logiciel de facturation. La facture de régularisation servira alors à ajuster le montant facturé et le montant réellement dû à la fin d'une période définie, en cas de besoin.

Quand émettre une facture ?

Savoir quand rédiger une facture est un aspect essentiel de la gestion de votre activité d'indépendant. Pour cause, cela vous aide à maintenir un flux de trésorerie régulier et à éviter les malentendus avec vos clients.

Ce moment dépend alors de la nature de votre activité. Pour la livraison de biens, vous devez rédiger une facture dès le passage de la commande. Pour une prestation de service, vous devez rédiger une facture de solde à la fin de l'exécution de la prestation. Cependant, comme mentionné précédemment, des factures d'acompte, d'avancement ou de situation, peuvent être émises tout au long de la prestation afin d'assurer un flux de trésorerie régulier.

Comment rédiger une facture ?

Les mentions obligatoires

Une facture professionnelle doit toujours être rédigée en langue française et établie en deux exemplaires. Par ailleurs, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Informations générales

• Mention "Facture" : Elle doit figurer en évidence sur le document.

• Date de la facture : Il s'agit de la date à laquelle vous émettez la facture.

• Numéro de facture : Chaque facture doit avoir un numéro unique, généralement dans un ordre séquentiel.

• Informations sur le vendeur : Cela comprend la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente), le numéro de SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti à la TVA). Si non assujetti à la TVA, précisez-le.

• Informations sur l'acheteur ou le client : Cela comprend la dénomination sociale (ou nom et prénom si particulier) ainsi que l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier) et l'adresse de facturation (si différente). Si le client est un professionnel, son numéro de SIRET et de TVA intracommunautaire doivent également figurer sur la facture.

À savoir : les numéros de TVA intracommunautaires ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 € (source gouvernementale).

Informations produits et services

• Description des biens ou services : Chaque bien ou service facturé doit être clairement décrit (dénomination précise, référence produit, matériaux utilisés…), avec la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais.

• Date de la prestation ou de la livraison :Il s'agit de la date à laquelle le service a été rendu ou le bien vendu.

Informations financières

• Prix catalogue : Il s'agit du prix unitaire hors TVA et avant toute réduction.

• Taux de TVA applicable : Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez indiquer le taux de TVA pour chaque produit ou service.

• Réduction de prix : Si vous avez accordé une réduction à votre client, ou que vous souhaitez soustraire un acompte précédemment perçu, cela doit être mentionné.

• Montant total à payer : Le total hors taxes, le montant de la TVA et le total toutes taxes comprises (TTC) doivent être indiqués clairement.

• Informations sur le paiement : La date à laquelle le paiement de la facture doit intervenir ou le délai de paiement, ainsi que les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé doivent obligatoirement figurer sur la facture. De même pour les pénalités de retard (des pénalités sont applicables de plein droit, mais le taux de ces pénalités doit être indiqué sur la facture) et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est due de plein droit, mais cette information doit figurer sur la facture).

Cas particuliers

Si vous êtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, si vous bénéficiez de la franchise de TVA, si vous êtes dans le cas de l'autoliquidation de la TVA, ou si vous êtes un artisan ou un micro-entrepreneur, certaines mentions spécifiques supplémentaires peuvent être nécessaires. Renseignez-vous !

Les erreurs à éviter

Certaines erreurs se glissent parfois lors de la rédaction des factures. Voici les plus courantes à éviter :

• Se tromper dans la numérotation : Une mauvaise numérotation peut causer des problèmes d'organisation et de suivi. Veillez donc à ce que chaque facture porte un numéro unique et soit classée de manière séquentielle.

• Se tromper de montant ou de client : De telles erreurs peuvent conduire à des litiges et des retards de paiement. Vérifiez toujours que vous avez correctement inscrit le nom et l'adresse du client. Pour les clients professionnels, vérifiez également leur numéro SIRET et leur numéro de TVA intracommunautaire sur Societe.com. Par ailleurs, sachez qu'en France, il existe différents taux de TVA selon le type de biens ou de services vendus : 2,1%, 5,5%, 10% et 20%. Sans compter que certains produits et services sont exemptés de TVA, comme lors de collaborations à l'étranger. Renseignez-vous !

• Oublier une mention obligatoire : Comme mentionné précédemment, chaque facture doit contenir certaines informations pour être valide. Omettre l'une de ces mentions peut entraîner des complications légales.

• Omettre les coordonnées bancaires : Si vous acceptez les virements bancaires, pensez à mentionner vos coordonnées bancaires au bas de la facture pour faciliter le paiement.

• Ne pas être clair : Une facture doit être claire et compréhensible. Évitez le jargon technique ou les formulations complexes. Par ailleurs, prenez toujours le temps de relire votre facture avant de l'envoyer.

• Manquer de précision sur le statut de la facture : Pensez à indiquer le statut de chaque facture (émise/due, payée ou annulée). Cela évite les confusions et les litiges.

• Ne pas donner d'accès à l'historique des factures : Pour les clients réguliers, fournir un accès à un historique des factures peut être un service très apprécié. Il permet une meilleure gestion de la facturation et un meilleur suivi des dépenses.

Modèle de facture simple

Informations sur le vendeur

Dénomination sociale

Capital social

Adresse du siège social

Adresse de facturation (si différente)

Numéro de téléphone

Adresse mail

Informations sur le client

Dénomination sociale (ou nom et prénom si particulier)

Adresse postale (sauf opposition pour un particulier)

Adresse de facturation (si différente)

Numéro de SIRET (si professionnel)

Numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)

Facture N°XXX

Intitulé de la facture

Date d'émission : XX/XX/XXXX Règlement : Dès réception

Désignation

Quantité

Unité

Prix unitaire

TVA

Montant HT

Total HT

Total TTC

_____________________

Coordonnées bancaires

Indication des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Ici, précisez les raisons, si vous n'êtes pas assujetti à la TVA.

Numéro SIREN - Code NAF

Numéro TVA intracommunautaire (si assujetti)

Optez pour la facture électronique !

La facture papier est révolue. À compter de 2024, la loi de finances édictée par l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prendra effet. Cette ordonnance exige que les factures échangées entre assujettis à la TVA soient produites via un système de facture électronique. Et ce, pour les factures émises (factures clients) comme pour les factures reçues (factures de fournisseurs et prestataires). On parle alors de généralisation de la facturation dématérialisée.

Les logiciels de facturation modernes permettent cette dématérialisation. Rédiger une facture, l'envoyer par e-mail, suivre son statut, recevoir son paiement… Les fonctionnalités sont nombreuses. Certains outils utilisent même l'intelligence artificielle afin d'assurer la conformité des factures émises.

En ce qui concerne la signature des factures électroniques, la valeur légale des signatures électroniques est reconnue en France. Que ce soit pour une signature simple, une signature avancée ou une signature qualifiée, nous répondons à vos besoins et aux exigences légales. Créez votre compte gratuit Docusign pour commencer à signer et stocker vos documents en ligne dès maintenant !