Comment maximiser vos investissements technologiques

Vous travaillez pour une grande entreprise ? Il est fort probable que votre organisation utilise déjà Docusign. Si vous souhaitez comprendre comment maximiser les investissements technologiques au sein de votre entreprise, poursuivez votre lecture. Dans ce blog, vous découvrirez non seulement les avantages de l'utilisation de Docusign pour les différents départements de l’organisation mais aussi pourquoi Docusign est le choix le plus intelligent pour votre entreprise, ainsi que les cinq principales fonctionnalités que nos clients adorent utiliser au quotidien.

Pourquoi utiliser Docusign dans l’ensemble de votre organisation

C’est un fait : Docusign accélère de manière significative la signature des documents, les cycles d'approbation et la gestion des contrats de bout en bout. En éliminant le papier, le travail manuel et les multiples allers-retours par email, Docusign vous aide à créer et compléter vos accords en quelques minutes seulement, et ce, même lorsque plusieurs parties sont impliquées. En réalité, 15 minutes (ou moins) suffisent pour finaliser 44 % des accords, et 1 jour (ou moins) pour finaliser 79 % des accords. Ainsi, la solution Docusign vous aide non seulement à gagner du temps, mais elle facilite également les transactions et réduit les obstacles administratifs–se traduisant par une meilleure productivité et une prise de décision plus rapide.

Deuxièmement, Docusign vous offre une sécurité et une conformité renforcées. Ses fonctionnalités avancées, telles que les workflows automatisés et les modèles prédéfinis, permettent des processus standardisés, réduisant les erreurs et assurant une cohérence dans les accords. Docusign maintient également une piste d'audit complète pour chaque document, enregistrant chaque étape du processus de signature et fournissant un système d’enregistrement pour chaque document. Ce niveau de transparence améliore la conformité aux exigences réglementaires telles que la réglementation eIDAS, renforce la gouvernance interne, la gestion des risques et les efforts de conformité juridique. Au final, l'utilisation de Docusign au sein de l’entreprise tout entière favorise une gestion des processus contractuels plus efficace, sécurisée et rationalisée.

“Il y a eu un réel gain de temps entre le moment où on communique la délégation de pouvoirs et de responsabilités à signer et le moment où elle est retournée signée. C’est plusieurs jours, voire semaines de gagnés” Vincent Petit, Responsable juridique SPIE City Networks

Pourquoi Docusign est le choix le plus intelligent les grandes entreprises

Docusign se distingue sur le marché pour de nombreuses raisons. L’évolutivité et la flexibilité de notre plateforme SaaS en font l'outil idéal pour répondre aux besoins des structures organisationnelles complexes et étendues. Si vous avez plusieurs départements, des équipes géographiquement dispersées et/ou à un volume élevé de documents à gérer, Docusign vous aide à gérer tous vos processus d’accord de manière efficace, non seulement grâce à la signature électronique mais aussi grâce à des solutions CLM (Contract Lifecycle management) pour digitaliser et automatiser l'ensemble du cycle de vie de vos contrats.

Fort de ses plus 400 intégrations natives avec les applications que vous utilisez au quotidien et APIs primées, les capacités d'intégration de Docusign avec d'autres systèmes et applications d'entreprise vous aide à automatiser vos processus métier, favorise la productivité de vos équipes et maximise vos investissements technologiques existants. En se connectant nativement à des outils populaires tels que le CRM Salesforce, la suite Microsoft Office 365 ou encore SAP, vous pouvez sensiblement réduire la saisie manuelle de données et éliminer la nécessité de stocker des données en double.

Et ce n'est pas tout. Chez Docusign, nous savons tous que maintenir un niveau de sécurité élevé est crucial pour toute entreprise, en particulier pour les grandes structures. C'est la raison pour laquelle nous offrons des systèmes de sécurité robustes avec des protocoles de cryptage avancés, des signatures numériques inviolables et des contrôles d'accès complets–protégeant ainsi vos informations et garantissant l'intégrité et la confidentialité de chaque accord.

Enfin, Docusign propose des fonctionnalités d'analyse et de reporting qui vous donnent des informations précieuses sur l'activité des documents, les potentiels goulots d'étranglement et les indicateurs de performance. Cette approche basée sur les données permet aux organisations d'identifier les domaines à améliorer, d'optimiser les processus et de prendre des décisions éclairées basées sur des informations en temps réel. 

Le Top 5 des fonctionnalités prisées par nos clients

Nos clients choisissent de faire confiance à Docusign pour de multiples raisons, dont certaines évoquées plus haut dans cet article, mais aussi en raison des capacités fonctionnelles de nos solutions. Nous avons répertorié ici les cinq fonctionnalités principales que nos clients ont signalées comme étant indispensables :

1. Access Management : Grâce au système d'authentification unique (SSO), il est facile de provisionner de nouveaux utilisateurs et d'appliquer une gestion sécurisée des accès à l'ensemble de l'entreprise.

2. Organisation Management : Une entreprise qui dispose de plusieurs instances Docusign doit pouvoir hiérarchiser et gérer efficacement les comptes, ainsi que les utilisateurs pour chaque compte. Cette structure nécessite de répéter les modifications de configuration et les mises à jour des utilisateurs pour tous les comptes concernés, ce qui peut entraîner des erreurs et une mise en œuvre incohérente au sein de l’organisation.. Avec Docusign Admin, vous pouvez bénéficier d'une visibilité et d'un contrôle instantanés sur les domaines et la gestion des identités (pour le SSO), les comptes et les utilisateurs à partir d'un référentiel centralisé.

3. Web Forms : Grâce à  la nouvelle fonctionnalité Web Forms, vous pouvez désormais collecter des données à partir de formulaires et remplir dynamiquement des accords pour signature. Il s'agit là d'une solution sans code qui peut être mise en œuvre rapidement, permettant de construire et de maintenir facilement des formulaires sans avoir à passer par des ressources informatiques/techniques.

4. Bulk Send : La fonctionnalité d'envoi groupés permet aux organisations de partager facilement des documents standardisés avec plusieurs destinataires, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer considérablement l'expérience client.

5. Personnalisation de la marque : Vos clients, partenaires et collaborateurs doivent savoir avec qui ils effectuent des transactions. Docusign s'intègre parfaitement à workflows existants et s’adapte à l'image de votre entreprise. Vous pouvez ainsi personnaliser l'expérience d'envoi et de signature avec un logo et une charte graphique spécifiques.

“Chacune de nos entités bénéficie d’une autonomie complète et de droits administrateurs, sans limite d’enveloppe. C’est ma responsabilité de contrôler les usages à l’échelle du groupe et d’anticiper les besoins en volume lors des renouvellements. Nous avons également accès à un reporting complet en temps réel”. Abdelhamid Ben Charfeddine, Front office Solutions Manager - EssilorLuxottica