Rationalisez vos workflows de signatures pour le travail hybride

Chaque jour, les entreprises sont confrontées à de nouveaux défis dans un contexte où le travail devient de plus en plus mobile. Les décisions stratégiques tentent de prendre en compte ce que sera le monde du travail dans le futur pour maximiser la productivité des employés, que ce travail se fasse en personne, à distance ou de manière hybride.

En réalité, la productivité ne dépend pas de l’endroit où les employés travaillent. Il s’agit plutôt de leur fournir les outils qui leur permettront d’être productifs où qu’ils se trouvent.

Les workflows les plus courants tels que le recrutement et l’intégration, l’approbation des contrats de vente et les ouvertures de compte ont tous une exigence commune : la signature. La bonne nouvelle, c’est que ce sont précisément les types de processus que Docusign eSignature permet de numériser et de simplifier, grâce à quoi les employés gagnent du temps et sont plus efficaces, où qu’ils se trouvent.

Jetons un coup d’œil aux principales capacités de Docusign eSignature qui permettent d’améliorer les workflows de vos envois et de vos signatures à chaque étape du processus d’accord (pendant la préparation, tout au long du processus de signature et une fois le document terminé). 

Simplifier la préparation d’un accord

À un instant donné, il est possible que vous soyez en train de travailler sur plusieurs accords différents. Notre objectif est de vous aider à réduire les frictions pendant que vous préparez votre accord pour la signature électronique. C’est pourquoi nous avons créé trois capacités essentielles pour vous assister dans le processus : 

Modèles

De nombreuses organisations disposent de documents standard qui sont envoyés pour signature à plusieurs reprises, qu’il s’agisse d’un contrat cadre ou d’un accord de non-divulgation. Imaginez-vous en train de configurer tous les champs nécessaires à chaque fois. Cela risque de vous prendre un temps considérable et d’être extrêmement répétitif. Heureusement, eSignature propose des modèles qui vous permettent de créer un document standard avec des destinataires, des rôles de destinataire et des champs de signature définis que vous pouvez enregistrer et réutiliser à volonté. Vous n’avez pas besoin de créer à chaque fois un nouveau document de façon manuelle. En savoir plus.

Visibilité du document

Supposons que vous envoyiez un accord à deux destinataires, mais que certains documents contiennent des informations sensibles que vous souhaitez réserver à un seul destinataire. Dans un cadre traditionnel, vous auriez besoin d’envoyer deux accords différents et d’inclure un document distinct pour chaque personne. Vous pensez que cela rallonge le processus ? Vous avez raison, c’est le cas. Grâce au paramètre Visibilité du document, vous pouvez ajouter les deux destinataires à l’accord et définir des autorisations sur le niveau d’accès d’un destinataire à chacun des documents de l’accord. Vous évitez d’envoyer plusieurs accords, gagnez du temps et éliminez les étapes superflues. En savoir plus.

Envoi planifié

Vous êtes prêt à envoyer le modèle avec toutes les autorisations, mais il est déjà tard et vous voulez vous assurer que votre signataire verra l’accord au moment opportun. En temps normal, vous l’enregistreriez simplement en tant que brouillon et reviendriez le lendemain matin pour l’envoyer dès 9 heures. Grâce à l’envoi programmé, vous pouvez sélectionner une date et une heure et programmer l’envoi automatique de l’e-mail en votre nom ! En savoir plus. 

Accélérer le processus de signature

Nous comprenons qu’une finalisation de vos accords dans les meilleurs délais est essentielle, notamment pour améliorer l’expérience de tous les utilisateurs, mais aussi pour la prise en compte rapide dans le chiffre d’affaires. C’est pourquoi nous avons conçu des fonctionnalités qui permettent d’éliminer les goulots d’étranglement et les étapes manuelles susceptibles de ralentir le processus.

Acheminement conditionnel

La plupart des workflows d’approbation et des processus liés aux documents impliquent plusieurs signataires et sont souvent complexes, répétitifs et longs. Le routage conditionnel aide à rationaliser les scénarios de routage complexes en vous permettant de configurer des règles et d’acheminer dynamiquement une enveloppe vers différents utilisateurs en fonction des données présentes dans les champs. Vous pouvez conditionner l’acheminement à des montants en dollars, à des chiffres, à du texte, à des listes déroulantes, à des boutons radio et à des champs de formule.

Par exemple, une entreprise a adopté une politique qui stipule que tout bon de commande supérieur à 5 000 € doit être acheminé vers un gestionnaire, tandis que tout bon de commande supérieur à 10 000 € doit être approuvé par un vice-président. Au lieu de chercher qui doit approuver quoi, puis de transmettre manuellement le bon de commande pour approbation, vous pouvez automatiser la procédure. Grâce à Docusign eSignature, vous pouvez facilement configurer un modèle avec des règles intégrées basées sur le montant du bon de commande, qui permettra au système de savoir exactement quand l’acheminer et vers qui. En savoir plus.

Groupes de signature

Dans certaines situations, vous aurez peut-être besoin de recevoir l’approbation d’un service ou d’un groupe spécifique, par exemple, les RH ou le service juridique. Plutôt que d’envoyer le document à une seule personne et d’attendre qu’elle l’ouvre, vous pouvez utiliser des groupes de signature pour éliminer les goulots d’étranglement. Les groupes de signature vous permettent d’envoyer un document à un groupe prédéfini de destinataires. Il suffit alors qu’un seul membre du groupe l’ouvre et signe vos documents. En savoir plus

Que se passe-t-il une fois que ces accords sont signés ?

Automatiser les étapes post-signature

Actions sur les accords

Vous avez préparé l’accord, l’avez acheminé grâce à l’automatisation, et il a été signé. Souvent, il vous faudra l’archiver ou générer des rapports sur les données. Normalement, ces étapes se font manuellement après la signature de l’accord. Mais que diriez-vous d’automatiser ces processus ?

Bonne nouvelle, avec Actions sur les accords, notre outil d’automatisation sans code, c’est possible. Les actions sur les accords vous permettent de configurer des règles qui automatiseront les tâches une fois l’accord finalisé. Vous pouvez créer une règle qui archive automatiquement les accords chez votre fournisseur de stockage cloud préféré, ou qui exporte les données des accords dans une feuille Google ou Excel en ligne (sur la base de laquelle vous pourrez ensuite générer des rapports). Enfin, vous pouvez déclencher automatiquement un workflow CLM (« contract lifecycle management » ou gestion du cycle de vie des contrats).

Envoyer et gérer les enveloppes de manière plus efficace

Accès partagé

Souvent, nous constatons que les propriétaires de processus n’envoient pas les accords pour signature, et que d’autres personnes peuvent les envoyer en leur nom. Pour permettre à un autre utilisateur d’envoyer et de gérer des accords en son nom, plusieurs étapes manuelles sont nécessaires. Avec l’accès partagé, vous pourrez facilement accorder à un autre utilisateur l’autorisation d’envoyer et/ou de gérer des enveloppes en votre nom. Cet utilisateur aura accès à la plupart des fonctions (comme envoyer de nouveaux accords) et pourra effectuer des actions sur les accords existants (corriger, invalider, copier, etc.). L’octroi d’un accès partagé vous permet d’éliminer les goulots d’étranglement dans le processus d’envoi et de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise.

Grâce à l’ensemble de ces capacités, vous pouvez donner à vos équipes les moyens d’être productives où qu’elles se trouvent, c’est à dire au bureau ou à domicile.