5 raisons de stocker vos documents dans le Cloud

5 raisons de stocker vos documents dans le Cloud

Vous vous demandez si votre entreprise doit stocker des documents dans le Cloud ? Le stockage de vos documents dans le Cloud est un excellent choix pour les entreprises. Surtout quand elles ont besoin de stocker des documents en ligne. Le stockage de fichiers dans le Cloud permet :

• Réduction des coûts

• Croissance l'agilité des transactions

• Garantie de la sécurité de vos fichiers

Qu'est-ce que le stockage dans le Cloud ?

Ce terme fait référence à une façon dont les données sont stockées, gérées et sauvegardées à distance dans des espaces en ligne.

On parle de stockage dans le Cloud parce que les fichiers ne sont plus placés sur des serveurs physiques mais alloués à des serveurs tiers, comme Google, Microsoft ou Amazon. Il est de leur devoir de veiller à ce que les données soient toujours disponibles. Ils s'assurent que ces données ne soient ni corrompue, ni consultées par des personnes non autorisées.

Il existe un certain nombre de systèmes qui utilisent le cloud computing que vous rencontrez probablement déjà au quotidien. Vous écoutez de la musique sur Spotify qui n'est pas enregistrée sur votre téléphone. Vous pouvez accéder à des images dans Google Photos en utilisant n'importe quel appareil connecté à Internet.

Lorsque nous parlons de gestion de documents dans le Cloud, il existe certains services qui méritent d'être mis en avant. Grâce à la mise en place d'un system of agreement moderne, vous pouvez créer des documents, les signer électroniquement, les partager avec les bonnes personnes et conserver dans le Cloud toutes les informations de chacune de ces transactions. Cette technologie est accessible et dispose de tableaux de bord intuitifs. Cela vous permet d'effectuer des actions comme la recherche ou l'envoi de fichiers en quelques clics. Mais ce n'est que le début. Le stockage de vos documents dans le Cloud présente de nombreux avantages.

Voici 5 des principales raisons de stocker vos documents dans le Cloud :

1. Gain de place

Vous pouvez facilement économiser de l'espace de stockage de documents en ligne. Lorsque les serveurs physiques étaient la norme, le premier problème était évident : la contrainte d'espace. Si une entreprise achete du matériel pour stocker 100 téraoctets, et que quelques mois plus tard tout cet espace était déjà utilisé, il n'y a que deux options : trier les documents ou acquérir plus de matériel.

En revanche, avec le stockage dans le Cloud de fichiers, les entreprises peuvent louer des ensembles de stockage plus petits et, si nécessaire, augmenter l'espace de stockage numérique.

Le plus intéressant est que ce processus est modulable et que le fait de doubler votre capacité de stockage ne signifie pas que toutes les valeurs contractuelles seront doublées.

2. Facilité de partage de fichiers

Le Cloud facilite le partage et le stockage des fichiers. Soyons honnêtes, traiter des fichiers numériques est beaucoup plus pratique et peu coûteux qu'avec des documents physiques. Les entreprises qui utilisent des procédés papier doivent faire le travail long et répétitif d'imprimer des fichiers, de les vérifier, de rechercher des signatures manuscrites, de recevoir les authentifications nécessaires et de publier les documents finaux.

Lorsque les fichiers sont numériques, le traitement des documents est beaucoup plus agile, puisque vous pouvez facilement partager des documents depuis le Cloud directement depuis un ordinateur ou un téléphone portable. Lorsque vos documents sont enregistrés dans le Cloud, vous et vos clients pouvez facilement y accéder et les signer à tout moment. Il est facile de signer et de renvoyer des documents en quelques clics. Les fichiers peuvent recevoir une signature électronique et toute la sécurité, l'intégrité et la conformité que cela implique.

3. Stockage en ligne et historique des documents

Le problème du papier est particulièrement évident lorsqu'il vous regarde en face : une pièce avec plusieurs armoires, tiroirs et dossiers est déjà entrée dans l'imaginaire populaire comme symbole de la bureaucratie et de l'entrave aux processus.

Avec des dossiers stockés dans le Cloud, les dépenses précédemment consacrées à l'entretien d'un espace physique adéquat s'évaporent. Tous les fichiers se trouvent sur le serveur du vendeur, et au fur et à mesure qu'ils sont scannés, le processus de recherche s'accélère. En effet, le système est capable de séparer les documents en fonction d'informations pertinentes, telles que la date de création et de soumission, le type de fichier ou les personnes impliquées dans un processus. Il suffit de quelques clics pour trouver ce dont vous avez besoin.

4. Stockage sécurisé

Les documents commerciaux doivent être sécurisés. L'accès non autorisé à des fichiers sensibles peut entraîner des pertes financières et des dommages potentiels à l'image de marque dus à un manque de confiance. La bonne nouvelle est que les services de Cloud sont sécurisés et qu'il existe un certain nombre de fonctionnalités et de processus pour garantir à la fois la disponibilité et l'intégrité des données.

Chaque fichier, par exemple, est dupliqué par le fournisseur. C'est-à-dire qu'un document se trouve sur au moins deux serveurs dans le Cloud. De cette façon, si l'un d'entre eux est hors ligne, vous pouvez toujours retrouver votre document. Cela permet également d'éviter qu'un fichier ne soit perdu en cas de panne d'un serveur.

Il convient également de rappeler que les services dans le Cloud sont gérés par de grandes entreprises. Elles sont capables de répondre aux exigences légales en matière de sécurité, mais aussi de disposer des équipes et des ressources nécessaires pour lutter contre les tentatives d'invasion. Par exemple, toutes vos transactions sont stockées en toute sécurité dans le Cloud lorsque vous utilisez Docusign. Vous pouvez également accéder et stocker des documents sur DropBox, OneDrive, Google Drive, Salesforce et bien d'autres.

5. Gestion des documents dans le Cloud via mobile

Dans un monde de plus en plus connecté, il est important de pouvoir accéder aux documents ou que qu'on soit. Il est important de permettre aux responsables d'accéder à des informations professionnelles importantes, via leur téléphone portable.

En plus de permettre l'accès aux dossiers, il est également possible de mener des actions stratégiques. Par exemple, l'envoi de propositions commerciales ou même de contrats prêts à être signés. Ici, le processus peut être encore plus rapide grâce à l'utilisation d'une signature électronique, qui peut être faite sur le téléphone lui-même et qui est beaucoup moins coûteuse que l'impression et l'envoi de fichiers physiques.