Déclaration de DocuSign concernant l’esclavage moderne et la traite d’êtres humains
Adoptée le 28 août 2020
Introduction
La présente déclaration sur l’esclavage moderne et la traite des êtres humains (« Déclaration ») de DocuSign (entités décrites ci-dessous) répond aux exigences de déclaration énoncées à la section 54(1) de la loi britannique sur l’esclavage moderne de 2015, de la loi australienne sur l’esclavage moderne de 2018 (Cth) (la « loi australienne ») et de toutes les autres lois et réglementations applicables, selon le cas, pour l’exercice financier se terminant le 31 janvier 2020.
DocuSign s’engage à fonctionner de manière éthique et responsable et s’efforce de garantir la non-existence de l’esclavage ou de la traite des êtres humains dans toute partie de notre entreprise ou de nos chaînes d’approvisionnement. Nous encourageons nos employés et nos fournisseurs à adopter cette même approche et à respecter ces valeurs, et nous attendons d’eux qu’ils le fassent.
Nous nous félicitons de la transparence et de la diligence que la législation mentionnée ci-dessus encourage et que la présente déclaration expose les mesures que DocuSign a prises pour se conformer à ses obligations en vertu de cette législation.
Esclavage moderne et traite d’êtres humains
Le terme « esclavage moderne » décrit une série de situations dans lesquelles la coercition, les menaces ou la tromperie sont utilisées pour exploiter des individus et porter atteinte à leur liberté. Ces situations comprennent l’esclavage, la servitude, le mariage forcé, le travail forcé, la servitude pour dettes, le recrutement trompeur pour le travail et les pires formes de travail des enfants.
Il y a « traite des êtres humains » lorsqu’une personne organise ou facilite le voyage d’une autre personne en vue de l’exploiter.
Entités couvertes
La présente Déclaration couvre les entités du groupe DocuSign suivantes :
DocuSign UK Limited ;
Seal Software Ltd. ;
DocuSign France SAS ;
DocuSign Canada Ltd. ; et
DocuSign International, Inc.,
ensemble, désignées dans la présente déclaration par le terme « DocuSign ».
Lorsqu’une des législations susmentionnées ne s’applique pas à l’une de ces entités du groupe ou n’exige pas que cette entité du groupe fournisse cette déclaration, cette dernière a choisi de fournir cette déclaration de toute façon dans le cadre de son approche responsable de la conduite des affaires.
Entité déclarante aux fins de la loi australienne
Aux fins de la loi australienne, DocuSign International, Inc. est l’entité déclarante pertinente et la période de déclaration pertinente va du 1er février au 31 janvier.
DocuSign International, Inc. a limité son rapport initial dans cette déclaration à ses opérations en Australie. DocuSign révisera cette approche de déclaration au cours des périodes de déclaration ultérieures.
Notre activité, notre structure et nos opérations
Depuis sa création en 2003, la mission de DocuSign a été d’accélérer les affaires et de simplifier la vie des entreprises et des personnes dans le monde entier, grâce à une technologie pionnière en matière de processus d’accord. Le DocuSign Agreement Cloud est notre suite logicielle en nuage pour automatiser et connecter l’ensemble du processus d’accord. Il compte plus de 585 000 clients et des centaines de millions d’utilisateurs dans le monde entier. Le DocuSign Agreement Cloud comprend DocuSign eSignature, la première solution de signature électronique au monde. Nos services aident les organisations à faire des affaires plus rapidement, avec moins de risques, des coûts réduits et une meilleure expérience pour les clients et les employés. Vous trouverez de plus amples informations sur notre entreprise dans notre rapport annuel et nos comptes, disponibles sur investor.docusign.com.
La société mère du groupe DocuSign est DocuSign, Inc., une société du Delaware. DocuSign, Inc. a des filiales qui opèrent dans plus de 10 pays et emploie environ 3 909 personnes au 31 janvier 2020.
En Australie, DocuSign exerce son activité par le biais des succursales suivantes :
Succursale de Sydney : Niveau 8, 126 Phillip Street, Sydney, NSW 2000, Australie ; et
Succursale de Melbourne : 401 Collins Street, Melbourne, VIC 3000, Australie.
DocuSign exerce des activités de vente et de réussite/support à la clientèle par l’intermédiaire de ses succursales australiennes et emploie plus de 150 personnes dans ses succursales australiennes à la date de la présente déclaration. Les succursales australiennes ne possèdent, n’exploitent ni ne contrôlent aucune filiale en Australie.
Nos fournisseurs et nos chaînes d’approvisionnement
Nos principaux fournisseurs se concentrent sur la fourniture de logiciels libres, de logiciels en tant que service, de produits matériels et d’articles physiques standard destinés à l’usage opérationnel interne des entreprises, tels que le matériel informatique.
Risques des pratiques d’esclavage moderne dans les chaînes d’approvisionnement DocuSign
DocuSign ne disposent pas de chaînes d’approvisionnement longues ou complexes. DocuSign ne fabrique aucun produit. Nous nous approvisionnons en produits physiques « sur étagère » pour une poignée de clients, mais cela ne représente pas une source de revenus importante ou une part significative de notre activité. Nos principaux vendeurs et fournisseurs (autres que ceux qui répondent à nos exigences de fonctionnement physique, comme les espaces de bureau, les fournitures de bureau physiques, etc.) offrent pour la plupart des « logiciels en tant que service » et ces offres reposent sur des services. Nous avons déterminé que, compte tenu de ces caractéristiques, le risque d’esclavage moderne dans nos chaînes d’approvisionnement est minime.
Actions entreprises par DocuSign pour évaluer et traiter ces risques
Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils agissent avec la plus grande intégrité et qu’ils traitent leurs employés de manière équitable. Nos relations avec les fournisseurs sont régies par des contrats écrits qui définissent la manière dont nous attendons de nos fournisseurs qu’ils agissent et se conduisent. Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils agissent avec la plus grande intégrité et qu’ils veillent à ce que leurs employés et leur personnel fassent de même. Lorsque nous passons un contrat avec un nouveau fournisseur, nous effectuons un contrôle préalable sur le fournisseur et procédons à une évaluation complète des risques conformément à notre politique de gestion des risques pour les tiers. Nos relations avec les fournisseurs restent soumises à un examen permanent et nous ne travaillerons pas sciemment avec des entreprises impliquées (ou suspectées d’être impliquées) dans l’esclavage moderne ou la traite des êtres humains.
Nos politiques et nos formations
Nous avons mis en place les politiques suivantes, qui reflètent la gouvernance solide de notre entreprise et l’importance que nous accordons à l’adoption d’une approche éthique et conforme à la législation en matière de conduite des affaires ainsi qu’à un lieu de travail diversifié et sûr :
Politique en matière de risques pour les tiers ;
Politique en matière de lutte contre le harcèlement et la discrimination ;
Politique en matière de conformité juridique ;
Politique mondiale de conformité en matière de lutte contre la corruption ;
Manuels de l’employé (spécifiques à chaque pays) ;
Code de conduite et d’éthique professionnelle de DocuSign (le « Code ») ; et
Politique en matière de dénonciation et de traitement des plaintes.
Ces politiques sont mises à la disposition de tous nos employés à l’échelle mondiale. Notre code et notre politique en matière de dénonciation et de traitement des plaintes illustrent notre engagement à prévenir les violations des droits de l’homme et encouragent activement nos employés à prendre au sérieux les questions de comportement illégal et contraire à l’éthique, ainsi qu’à signaler de bonne foi toute activité inappropriée connue ou suspectée. Notre code stipule clairement que nous ne tolérons pas un environnement de travail abusif ou nuisible et que cette norme s’applique à nos relations avec nos clients, partenaires, collègues et autres membres de la communauté dans le monde entier. Nous nous engageons à veiller à ce que la lettre et l’esprit de notre code soient respectés dans toute notre entreprise et nous continuerons à surveiller les violations et à y remédier, si elles devaient se produire. Nous avons préparé des mises à jour de notre code pour traiter spécifiquement des questions relatives à l’esclavage moderne et pour souligner l’importance d’avoir un environnement de travail exempt d’esclavage et de traite des êtres humains, où nos employés prennent ces questions au sérieux et expriment leurs préoccupations, sans crainte de représailles ou de victimisation, ce qui devrait être effectif au cours du second semestre 2020.
Notre politique en matière de dénonciation et de traitement des plaintes offre à nos employés un moyen de communication confidentiel ou anonyme pour signaler toute violation de la loi ou des politiques de l’entreprise, y compris les violations commises par des tiers qui fournissent des services à notre entreprise. Si les employés ont connaissance de problèmes potentiels concernant l’esclavage moderne et/ou la traite des êtres humains dans notre propre entreprise ou dans celle de nos fournisseurs, la politique et les procédures de dénonciation donnent aux employés la possibilité de soulever ces problèmes en toute sécurité, sans crainte de représailles ou de victimisation.
Nos manuels de l’employé encouragent également nos employés à respecter les normes d’intégrité les plus élevées et à agir en conformité avec la loi et nos politiques.
Nous offrons à tous nos employés une formation sur notre code afin de garantir une approche unifiée pour faire respecter les valeurs de DocuSign. Nous mettons également à disposition de nos employés des formations sur les autres politiques de l’entreprise et proposons des formations supplémentaires spécifiques à leur rôle.
Évaluation des politiques et des pratiques et nouvelles mesures
Nous reconnaissons la nécessité d’examiner en permanence l’efficacité de nos politiques et pratiques en matière de prévention de l’esclavage et de la traite des êtres humains au sein de l’entreprise et de nos chaînes d’approvisionnement. Nous n’avons actuellement aucun indicateur de performance clé pour mesurer l’efficacité des mesures prises, mais nous continuons à surveiller les risques et à améliorer et faire progresser notre approche en permanence.
Comme indiqué ci-dessus, nous prévoyons de développer davantage notre cadre de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains en modifiant notre code au cours du second semestre 2020, afin d’y inclure une déclaration demandant expressément à nos employés de prendre les questions d’esclavage moderne au sérieux et de soulever toute question ou préoccupation qu’ils pourraient avoir en rapport avec les questions d’esclavage moderne au sein de l’entreprise.
Approbation
La présente Déclaration a été approuvée à la date indiquée ci-dessous par les conseils d’administration de DocuSign UK Limited, DocuSign France SAS, DocuSign Canada Ltd. et (aux fins de l’Acte australien) par le conseil d’administration de DocuSign International, Inc. Les conseils d’administration susmentionnés ont autorisé Vivian Chow à signer la présente déclaration au nom de DocuSign en sa qualité d’administratrice des entités du groupe DocuSign qui font cette déclaration.
Par : Vivian Chow, Administratrice
Date : 25 septembre 2020