Firmas electrónicas legales en México

Las firmas electrónicas son ampliamente reconocidas y aceptadas en todo el mundo industrializado, incluso en México se pueden utilizar para la mayoría de las transacciones de formalización de distintos tipos de acuerdos.

A diferencia de otros países, México no cuenta con una ley general “paraguas” que regule el uso de las firmas electrónicas. En su lugar, distintas legislaciones han incorporado la figura de la firma electrónica en sus leyes y reglamentos.

Si bien su uso generalizado se ha incrementado, las enmiendas a los Códigos Civil y de Comercio, que dan origen al marco jurídico base para las firmas electrónicas, datan de 2000 y 2003.

Efectivamente, el marco jurídico mexicano define la firma electrónica como todos los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología.

Así es que las firmas electrónicas son un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas que identifican al firmante ante una transacción en medio digital, capturando su consentimiento de forma inteligente, eficiente y seguro. Y que, por lo tanto, producen los mismos efectos que una firma autógrafa, siendo admisibles como prueba en los tribunales.

Dado que este marco se basa en el principio de la neutralidad tecnológica, cualquier estándar de la industria y tecnología que cumpla con los requisitos de seguridad y fiabilidad necesarios puede ser utilizado.

Una firma electrónica agiliza, facilita y simplifica la firma de acuerdos y contratos. DocuSign eSignature se ha utilizado en más de mil millones de transacciones en más de 180 países para crear acuerdos legalmente exigibles.

¿Cómo ayuda DocuSign eSignature a cumplir con los requisitos legales?

DocuSign eSignature se ha desarrollado para cumplir con los requisitos legales al permitir que las organizaciones:

• Verifiquen las identidades de los firmantes con múltiples opciones de identificación

• Elijan el tipo de estándar de firma (AES, QES) para su caso de uso

• Confirmen la intención del firmante de firmar electrónicamente

• Vinculen las firmas a los firmantes y documentos

• Protejan los documentos con un sello a prueba de manipulaciones que utiliza una combinación de procesos de sistema seguros y certificados de forma independiente y tecnología PKI (Infraestructura de clave pública)

Firma electrónica confiable y segura

Tenemos un enfoque de seguridad en primer lugar para garantizar que todos los seguimientos de auditoría, los certificados de finalización y los documentos del cliente que fluyen a través de DocuSign Agreement Cloud permanezcan seguros, protegidos y sin alteraciones antes, durante y después de la firma.

La realidad es que las firmas autógrafas, hechas con una pluma, se pueden falsificar y manipular fácilmente, mientras que las firmas electrónicas tienen muchas capas de seguridad y autenticación integradas, junto con una prueba de transacción admisible por el tribunal.

Las firmas también vienen con un registro electrónico que sirve como seguimiento de auditoría y prueba de la transacción. El seguimiento de auditoría incluye el historial de acciones tomadas con el documento, incluidos los detalles de cuándo se abrió, se vio y se firmó.

Integridad asegurada

DocuSign ofrece la mejor integridad de registros con estándares incomparables de cifrado y dispersión, prácticas de retención y almacenamiento y seguridad de los datos que garantizan que sólo los usuarios designados puedan acceder, leer y ejecutar el documento.

Estándares de cifrado

DocuSign verifica que un documento no se haya modificado y le permite verificar la integridad de los documentos. DocuSign protege los documentos después de llenarlos con un sello inviolable.

Prácticas de retención y almacenamiento

DocuSign ofrece varios centros de datos con certificación ISO 27001 y SSAE 16 distribuidos geográficamente para brindar la mejor seguridad para la retención y protección de sus documentos. Todos los documentos están encriptados utilizando el estándar AES-256 y la transmisión de documentos SSL de 256 bits para evitar manipulaciones y garantizar su validez desde el momento en que ingresan a nuestro sistema. Esto asegura que solo los usuarios designados tendrán acceso a los documentos.

Información de identificación personal protegida

La firma electrónica de DocuSign garantiza que no se muestre a los usuarios información de identificación personal (PII) por correo electrónico o en nuestro sitio web sin que el destinatario se identifique con éxito a través de una o más opciones de autenticación.

Métodos para verificar la identidad del firmante

DocuSign ofrece amplias opciones de autenticación a través de sus soluciones, que incluyen:

• Dirección de correo electrónico

• Certificados digitales acreditados por la Secretaría de Hacienda (PSC)

• Sello de tiempo

• Cuenta de DocuSign

• SSO

• Token

• SMS

• Identificación social

• Identificación de terceros

• Certificados digitales DocuSign

• Autenticación en persona

El Certificado de Finalización cumple con los requisitos del marco jurídico para ser aceptado como prueba en juicio. Un amplio seguimiento de auditoría digital incluye:

• Nombres de los firmantes

• Historial de autenticación

• Certificados digitales, si los hubiera

• Correos electrónicos

• Direcciones IP del firmante

• Estado del sobre (es decir, quién envió, vio, firmó etc.)

• Sellos de tiempo confiables

• Geolocalización del firmante (si lo hubiera)

• Estado de finalización