Conoce más sobre la seguridad de contratos con Docusign

El uso de la tecnología para la firma de documentos ofrece una serie de ventajas para las empresas, como brindar mayor agilidad durante la negociación, reducir costos operativos y mucho más. Sin embargo, es común que haya dudas sobre cómo se puede garantizar la seguridad de los contratos en un ambiente virtual.

Docusign ofrece un conjunto de soluciones, entre ellas eSignature, que es responsable de la firma electrónica en documentos y de brindar toda la seguridad necesaria para ello. A continuación, mostraremos cómo funciona esta herramienta y de qué forma se protege la información de los clientes durante el proceso de firma. ¡Sigue con nosotros y feliz lectura!

¿Qué es la solución para contratos de Docusign?

Docusign ofrece un conjunto de soluciones para diferentes etapas en la gestión de contratos en línea. Una de estas herramientas es eSignature, que permite añadir o crear un documento en la plataforma y seleccionar a las personas que deben firmarlo electrónicamente. Así, cada persona involucrada tiene acceso al documento para firmarlo.

Cabe mencionar que para las distintas etapas del proceso de gestión de contratos hay una herramienta educada. De esta manera, es posible realizar otras tareas además de la firma electrónica, como realizar pagos, efectuar una negociación de cláusulas del contrato, hacer una integración con herramientas externas, como CRM Salesforce, y mucho más.

El uso de la firma electrónica ofrece diversos beneficios, como proporcionar mayor agilidad en las negociaciones, evitar la pérdida de documentos y reducir los costos involucrados con esa actividad, entre ellas, envío e impresión de papeles, además del tiempo invertido en buscar a los firmantes.

¿Cómo garantiza Docusign la seguridad de los contratos?

La plataforma de soluciones Docusign ofrece un ambiente con total seguridad para los usuarios. Observa cómo permite garantizar dicha protección.

¿Cómo garantiza transparencia?

Docusign considera importante informar a sus clientes cómo se realiza la protección de datos almacenados en la plataforma. Para eso, se desarrolló el Trust Center, que es un sitio que cuenta con toda la información sobre las normas de seguridad aplicadas en la plataforma y de qué forma usa la empresa la tecnología para garantizar privacidad, integridad y seguridad en las actividades realizadas en la misma.

¿Cómo se protege a los usuarios?

Docusign se preocupa por garantizar la protección de sus usuarios. Por ello, sus colaboradores, los procesos realizados y las tecnologías utilizadas por la empresa tienen la misión de garantizar la seguridad de la información.

Así, Docusign adopta una serie de políticas y prácticas de seguridad, como restricción de personas en ambientes de producción y oferta de capacitación adecuada para que puedan utilizar el espacio con todas las buenas prácticas de seguridad.

Además, Docusign utiliza las herramientas más modernas para prevenir ataques cibernéticos. Esto significa que su ambiente está totalmente protegido y que cumple con los estándares de seguridad nacional e internacional recomendados por el mercado.

Como otra forma de garantizar la seguridad de la información, la empresa está sujeta a auditorías anuales independientes. Ésta es una forma de demostrar que los estándares de seguridad aplicados en la plataforma superan lo que solicita el mercado.

¿Qué certificados de seguridad a la información usa Docusign?

Hay una serie de certificados, normas y estándares de seguridad que, cuando se aplican a un ambiente virtual, ofrecen protección a la información. Entre las opciones que utiliza Docusign en su plataforma se encuentran:

●      ISO 27001:2013: norma de seguridad más actual y, por lo tanto, que brinda el más alto nivel de protección de datos y seguridad a la información disponible en la actualidad y que brinda a los clientes la garantía de que Docusign cumple con los más rigurosos estándares internacionales de seguridad.F

●      SOC 1 Tipo 2 y SOC 2 Tipo 2: son informes que avalan los estándares de seguridad utilizados en el centro de datos de empresas que prestan servicios;

●      PCI DSS — Payment Card Industry Data Security Standard: es el estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago, que asegura el correcto uso de datos en tarjetas de crédito cuando se hacen pagos electrónicos;

●      Certificación STAR: es el programa de garantía de confianza y riesgo de Cloud Security Alliance, CSA, que garantiza la capacidad que tiene la empresa de cumplir las normas de seguridad en su ambiente.

En relación con las firmas electrónicas, Docusign utiliza una serie de recursos para garantizar su autenticidad, esto eso, asegurar la identidad de la persona que firmó un documento. Esto es posible porque al realizar la firma se genera un registro electrónico que almacena una serie de datos capaces de identificar a su autor.

Así, quedan almacenadas las interacciones realizadas con el documento, los horarios de firma y de visualización. Incluso existe la posibilidad de almacenar el registro de la ubicación física del usuario. De esta forma, existen diversas maneras de asegurar la veracidad de la firma.

¿Cómo es la interacción de los usuarios con la plataforma Docusign?

Para firmar electrónicamente a través de eSignature, es necesario hacer el envío del documento a las personas que deben firmarlo. Para lograrlo, se debe cargar el documento en Word o PDF a la plataforma y enviarlo a los destinatarios correspondientes.  Existen diferentes formas de validar la identidad del firmante, incluyendo:

●      dirección de correo electrónico;

●      código de acceso: la persona que solicita la firma genera un código único para que los involucrados puedan tener acceso;

●      llamada telefónica: las personas que deben firmar reciben una llamada donde se les informa el código de acceso que deben utilizar;

●      mensaje SMS: el código de acceso se envía a través de mensaje de texto;

Una vez que se identifica al firmante, éste podrá firmar electrónicamente el documento. Cabe mencionar que, si no tiene una firma registrada, el firmante podrá completar el procedimiento de forma sencilla. A continuación, la plataforma registra el certificado de finalización, el cual contiene los detalles de cómo se validó el usuario y cómo se firmó el documento.

Por último, se genera un sello de seguridad inviolable, esto es, se imprime digitalmente el documento con el uso de PKI (Public Key Infrastructure), que es una tecnología para asegurar la autenticidad y que no ha habido alteraciones o violaciones en el documento tras el proceso de firma.

La plataforma de Docusign utiliza lo último en tecnología para garantizar la seguridad de los contratos realizados en tu ambiente. Por medio de la solución eSignature, los documentos pueden firmarse electrónicamente, de conformidad con todas las normas y los estándares de seguridad vigentes.

Ahora que ya sabes cómo Docusign ofrece seguridad mejorada en tu ambiente, comunícate con nosotros para ver cómo esta tecnología puede formar parte de tu día a día en la empresa.