Seguridad moderna para contratos modernos

Desde que existen los documentos y contratos, las organizaciones han necesitado formas de almacenar y verificar la información confidencial. Mediante firmas o sellos, la forma en que conservamos datos y autentificamos identidades siempre está cambiando.

Desde que aparecieron los sistemas de gestión de documentos digitales en la década de 1980, las empresas y los bufetes de abogados llevan décadas atascados en una combinación de sistemas de datos internos y copias en papel para mantener sus documentos legalmente vinculantes, seguros y accesibles.

Si tenemos en cuenta los métodos de trabajo modernos, los sistemas de almacenamiento internos y en papel tienen un problema evidente: están vinculados a una ubicación física. Y esto, como sabes, restringe mucho la flexibilidad de tu equipo.

¿Cómo puedes evitar que tu empresa o departamento se quede atrás con respecto a otras empresas de tu sector que avanzan?

El desafío: Almacenar documentación digital de forma segura

Todos los departamentos deben tener confianza en la validez de sus documentos, especialmente aquellos que se ocupan de aspectos legales, recursos humanos y de la gestión de contratos.

Esta es la razón por la cual, en un mundo cada vez más digital, se sigue trabajando con papel la documentación legalmente vinculante.

La posibilidad de que los documentos digitales confidenciales puedan ser pirateados o comprometidos, particularmente con el aumento significativo de los ataques cibernéticos durante la pandemia, significa que muchos desconfían de abrir sus documentos legales para trabajadores remotos. 

Los ataques de malware aumentaron un 385 % durante la pandemia de COVID-19, por lo que es más importante que nunca asegurarse de elegir la solución de seguridad digital adecuada.

La firma electrónica respaldada en la nube de Docusign proporciona una forma de trabajo más segura que el almacenamiento tradicional en papel, al mismo tiempo que promueve la flexibilidad. 

La verificación digital aleja a los posibles ciberdelincuentes al tiempo que simplifica los flujos de trabajo, reduce los costos al eliminar la impresión, centraliza el soporte técnico y libera el tiempo de tu equipo.

El ochenta por ciento de los acuerdos de Docusign se completan en un día y el 44 % se finaliza dentro de los 15 minutos posteriores al envío. Dado que el 90 % de las empresas todavía preparan sus acuerdos de forma manual, se podría ahorrar mucho tiempo y dinero.

La ley evoluciona para mejorar la seguridad digital

En un movimiento que debería brindar cierta tranquilidad a los profesionales legales, la forma en que manejamos los datos está siendo impulsada por los cambios consagrados en la legislación británica y de la UE. La implementación de 2018 de GDPR estableció nuevos estándares sobre cómo se debe almacenar y acceder a los datos personales.

Por su naturaleza, los documentos contractuales están llenos de información personal, desde nombres y direcciones hasta datos más confidenciales que podrían tener consecuencias perjudiciales si se filtran. 

Cuando las empresas manejan datos, deben asegurarse de que sus soluciones no solo funcionen para sus clientes, sino que también sean seguras.

Y con multas de hasta 30 millones de euros o el 4 % de la facturación global por infringir cualquiera de las dos normas, las consecuencias del incumplimiento son graves. 

Los equipos deben elegir una solución de seguridad digital confiable que sea lo suficientemente segura para mantener seguros los datos valiosos de los clientes en todo momento.

Entonces, ¿cómo pueden las herramientas digitales proteger sus datos, clientes y organizaciones? 

En la era del trabajo híbrido, trabajar en la nube brinda a los profesionales la oportunidad de trabajar desde casi cualquier parte del mundo y seguir accediendo a información confidencial de forma segura. Esto anula uno de los mayores temores de cualquiera que trabaje con datos valiosos: la posibilidad de extraviar la copia física. 

También significa que los profesionales pueden usar los servicios de firma electrónica para verificar sus documentos legales desde la comodidad de su casa, lo que les da confianza para adoptar un enfoque de trabajo híbrido a largo plazo.

En la actualidad, más de un millón de clientes de todo el mundo confían en Docusign para proteger sus transacciones críticas y estamos comprometidos a mantener y fortalecer el entorno seguro en el que confían. Nuestra solución ayuda a respaldar sus esfuerzos de cumplimiento con GDPR. 

De esta manera, los clientes pueden manejar datos personales dondequiera que estén trabajando. Hemos ayudado a empresas en más de 180 países a verificar más de mil millones de acuerdos hasta el momento, con un historial comprobado de tiempo de actividad del 99,99 %.

Docusign ofrece una solución integrada que incorpora soluciones de terceros para departamentos que manejan datos confidenciales. 

Los profesionales de la gestión legal y de contratos pueden crear y enviar rápidamente documentos digitales con las herramientas que ya utilizan, al tiempo que les permite trabajar de forma segura desde cualquier parte del mundo. 

Descubre cómo agilizar tu organización de forma segura con nuestras soluciones de firma electrónica y gestión de contratos.