Docusign Navigator: La forma inteligente de gestionar acuerdos

Los acuerdos son el motor que impulsa tu organización. Aunque son esenciales para tu éxito, rara vez se les da la importancia que merecen. Esto es porque generalmente se ven como archivos aburridos y estáticos, simples formalidades que marcan el inicio de una nueva relación laboral. Todo el tiempo y esfuerzo invertido en su creación queda atrapado en un PDF estático que acumula polvo en algún lugar.

Además, los esfuerzos por digitalizar correctamente su contenido no suelen ser prioritarios, lo que da lugar a la dispersión de acuerdos: una serie de hojas de cálculo desconectadas, bandejas de entrada, carpetas de archivos y montones de papeles que hacen que la gestión de acuerdos sea imposible.

Esto representa una gran oportunidad perdida, porque tus acuerdos están llenos de información valiosa. Contienen todos los detalles clave de tus relaciones estratégicas, incluidos compromisos contractuales, riesgos, inversiones y gastos. En lugar de aprovechar la información contenida en tus acuerdos, estos datos quedan atrapados y fragmentados mientras tu organización se enfrenta a métodos de gestión de acuerdos obsoletos y manuales.

El resultado es claro: una gestión ineficiente de los acuerdos es mala para el negocio. Conduce a la pérdida de tiempo, ingresos y aumenta la exposición al riesgo.

• Promedio de 45 minutos para encontrar un acuerdo específico

• El 31% de los profesionales del sector tienen dificultades para comprender los términos, riesgos y obligaciones de los contratos existentes

Cuando los acuerdos y su contenido son difíciles de encontrar, se pierde tiempo valioso en equipos como ventas, legales y compras. En lugar de centrarse en actividades generadoras de ingresos, los comerciales pierden tiempo buscando los términos de pago actuales de un cliente. La falta de acceso a la información del acuerdo también puede dar lugar a oportunidades de renovación perdidas, lo que frena tu crecimiento y puede mantenerte atado a condiciones poco rentables. Una gestión desorganizada de los acuerdos también puede provocar errores, malentendidos con clientes y sanciones por incumplimiento, lo que finalmente afecta a tu reputación.

Estamos emocionados de presentar una nueva solución diseñada para revolucionar la forma en que almacenas, gestionas y analizas acuerdos con Docusign Navigator, una pieza clave de nuestra nueva plataforma inteligente de gestión de acuerdos.

Conoce el repositorio inteligente de acuerdos

Docusign Navigator es un repositorio inteligente diseñado específicamente para acuerdos. No solo centraliza tus acuerdos, sino que desbloquea los datos que contienen y presenta información clave que de otro modo pasaría desapercibida.

Esto es posible gracias a que Navigator está impulsado por la IA de Docusign, que identifica los atributos clave asociados a tus acuerdos, transformando documentos planos y no estructurados en puntos de datos estructurados. Con los datos de tus acuerdos estandarizados, Navigator facilita la búsqueda rápida de acuerdos, el acceso instantáneo a información vital y la obtención de valiosos conocimientos. Además, los administradores de la cuenta de Docusign pueden otorgar acceso a los acuerdos según sea necesario dentro de la organización.

Antes de [Navigator], solía ir a siete lugares diferentes para encontrar mis contratos. Si no estaba en alguno de esos lugares, no lo encontraba. También aprecio que la IA de Docusign haga la información más accesible, especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento de las fechas de expiración de nuestros acuerdos de confidencialidad (NDA). — Barbara Magalhaes, Business Legal Operations Manager, FalconX

Impulsa la eficiencia de tus equipos internos

¿Estás cansado de que tus empleados pierdan tiempo buscando acuerdos? Navigator es una solución todo-en-uno para almacenar y gestionar acuerdos de manera fluida para tus equipos internos. Con amplias capacidades de búsqueda, los usuarios pueden encontrar rápidamente acuerdos relevantes buscando atributos clave (por ejemplo, tipo de acuerdo, partes involucradas) o palabras clave específicas dentro del contenido del acuerdo. La IA también hace su trabajo, mostrando información crítica de los acuerdos de manera destacada durante toda la experiencia del usuario. Ahora los empleados tendrán mayor visibilidad y acceso instantáneo a información esencial.

Lo mejor de todo es que los acuerdos completados con Docusign eSignature se almacenan automáticamente en Navigator. Además, puedes cargar acuerdos históricos desde tu ordenador o un proveedor de almacenamiento en la nube, con la IA extrayendo los datos importantes para ahorrarte tiempo y hacer que tus acuerdos sean más útiles.

Descubre oportunidades para reducir costos

Puede parecer casi imposible mantenerse al día con todos los términos y obligaciones de tus acuerdos, especialmente si los recursos son limitados. Con Navigator, puedes poner a trabajar la IA para manejar tareas que consumen mucho tiempo, como identificar los atributos esenciales que componen cada contrato.

Con esta información desbloqueada, podrás aprovechar capacidades adicionales del producto, como la gestión de renovaciones, que te permiten profundizar en tus relaciones estratégicas y descubrir oportunidades para reducir costos. Por ejemplo, la IA puede identificar qué acuerdos se renovarán automáticamente y cuándo, lo que permite a los vendedores ser más estratégicos. Podrán adelantarse a las renovaciones negociando términos más favorables, aprovechando oportunidades de venta adicional y manteniéndose al tanto de los hitos con recordatorios automáticos. Del mismo modo, los equipos de compras pueden usar esta información para evitar renovaciones automáticas no deseadas y costosas.

Aumenta la supervisión y seguridad

Hoy en día, la seguridad y el cumplimiento son más importantes que nunca. Esto es especialmente cierto cuando se trata de los activos más valiosos de tu organización: los acuerdos. Al confiar en la IA de Navigator para registrar los datos de tus acuerdos, puedes reducir el error humano.

Además, puedes aprovechar los permisos de acceso a los acuerdos, lo que permite a los administradores asegurarse de que solo los usuarios correctos tengan acceso a los acuerdos adecuados. Por ejemplo, algunas personas en la organización, como el Consejero General, pueden tener acceso a todos los acuerdos completados en la cuenta. El acceso a todos los acuerdos también puede otorgarse a nivel de equipo (por ejemplo, el equipo legal). Además, Navigator facilita y apoya el acceso a acuerdos en roles altamente colaborativos. Por ejemplo, un comercial puede otorgar acceso a un acuerdo completado a otra persona de su equipo o al grupo de ventas más amplio.

Gestión de acuerdos simplificada

Si tu organización tiene dificultades con las complejidades de la gestión de acuerdos, Navigator ha sido creado para simplificar este proceso con información impulsada por IA. No más acuerdos perdidos, no más búsquedas de términos específicos y no más dudas sobre cuál es el acuerdo más reciente con un cliente o proveedor. Ahora, tu organización podrá mejorar la eficiencia, descubrir oportunidades para reducir costos y minimizar riesgos, todo dentro de la experiencia Docusign que ya conoces y en la que confías.

Docusign Navigator es una parte esencial de la plataforma Docusign IAM. Aprende más sobre los otros servicios de la plataforma Docusign IAM.