Cómo utilizar la firma electrónica con Microsoft y Docusign

Las aplicaciones de Microsoft están entre las más utilizadas por las empresas de hoy en día y muchas de ellas se utilizan durante los flujos de cierre de contratos.

Para facilitar este proceso, Docusign Agreement Cloud proporciona un conjunto de integraciones con Microsoft que respaldan el proceso de gestión de cualquier ciclo de contrato, desde la creación y envío de documentos hasta la firma de acuerdos y su almacenamiento, para que los usuarios nunca tengan que abandonar la plataforma de Microsoft.

Docusign ha ampliado su asociación estratégica global con Microsoft para acelerar la forma en que las personas colaboran y llegan a un acuerdo dónde y cuándo lo necesiten.

Aplicaciones como Sharepoint, Word, Dynamics 365, Power Automate y más funcionan a la perfección con Docusign Agreement Cloud, lo que permite acelerar y conectar cada etapa del proceso del acuerdo. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo puedes usar las aplicaciones de Docusign con tus soluciones de Microsoft favoritas.

Creación de documentos

¿Necesitas una firma simple en un formulario o documento? Estudios recientes de Docusign han revelado que el 68% de los encuestados utiliza Word para generar contratos. Con Docusign eSignature para Microsoft, es fácil crear una firma electrónica en un documento de Word sin tener que salir de la aplicación.

Para los equipos de ventas, el proceso de cierre de un contrato puede ser muy complejo, ya que implica el intercambio de múltiples formularios y documentos firmados, desde el acuerdo de confidencialidad inicial (NDA) hasta el contrato final firmado, pasando por la cotización. Si se realiza manualmente, este proceso puede quitar un tiempo valioso a los vendedores mientras copian la información del cliente en estos formularios, sin mencionar la posibilidad de cometer errores.

Docusign eSignature para Dynamics 365 permite a los equipos de ventas cerrar tratos más rápido y brinda a los líderes de ventas una mayor visibilidad del estado de la firma. Los equipos de ventas pueden completar y configurar previamente los campos de Dynamics para combinar automáticamente los datos con la firma electrónica y viceversa para garantizar que la creación de contratos sea eficiente, fácil y sin errores. Una vez que el documento se firma y completa, se guarda automáticamente en el registro de Dynamics para asegurar que todos los documentos se almacenen en una ubicación central.

Colaboración

De todos los pasos en el ciclo de vida de la contratación, la colaboración y la negociación son los que consumen más tiempo. Uno de los desafíos en un proceso de negociación es la falta de un método común para compartir contratos y colaborar en las revisiones. Con más de 115 millones de usuarios activos diarios que confían en Microsoft Teams para colaborar entre equipos, lo más sencillo es administrar el proceso de negociación de contratos en Teams.

Docusign eSignature for Teams permite a los empleados recibir notificaciones en tiempo real sobre acuerdos para firmar directamente dentro de Microsoft Teams. Envía rápidamente documentos de incorporación de recursos humanos, contratos de ventas y más para su firma desde Teams. También puedes recibir notificaciones cuando necesites firmar o cuando alguien complete un acuerdo, y las notificaciones de recordatorio se envían automáticamente para animar a otros a firmar y completar documentos.

La app Microsoft Approvals en Teams permite a los usuarios crear, administrar y compartir aprobaciones directamente desde Teams. Con esta integración, también puedes crear una aprobación de firma electrónica en Teams dentro de Approvals, lo que te permite agilizar las solicitudes de aprobación mientras estás al tanto sobre el estado de la aprobación mediante notificaciones.

Docusign CLM para Microsoft Word

Docusign CLM para Microsoft Word permite a los usuarios acceder a una biblioteca de cláusulas legales y un cuadro de mando de riesgo impulsado por IA desde Microsoft Word. Una biblioteca de cláusulas ofrece cláusulas pre-aprobadas en una ubicación central para que los usuarios puedan utilizarlas durante la generación y negociación de contratos, lo que ahorra tiempo a tu equipo legal.

Para formularios y aplicaciones más sencillos donde no se requiere negociación, también puedes utilizar Docusign eSignature para Microsoft Outlook para enrutar de forma segura los acuerdos a las personas adecuadas en el orden correcto. En Outlook, los empleados pueden completar previamente los campos con una plantilla y los destinatarios con los contactos de Outlook. Simplemente indica los campos que deben firmarse y presiona enviar. 

Firma

Independientemente de la aplicación de Microsoft que elijas para trabajar, Docusign eSignature sigue siendo la solución líder para firmar documentos electrónicamente y capacitar a tu organización para:

• Proteger datos y acuerdos comerciales confidenciales

• Deleitar a los clientes con una experiencia de firma intuitiva

• Mejorar la productividad de los empleados con flujos de trabajo configurables y automatizados

• Conectar las herramientas que tus equipos usan todos los días

• Apoyar la lucha contra el cambio climático

Docusign eSignature incluye un registro electrónico que sirve como pista de auditoría y prueba de la transacción. También te ayuda a cumplir con algunos de los estándares de seguridad más estrictos de la UE y utiliza las tecnologías de cifrado de datos más sólidas disponibles.

Almacenamiento y administración

Una vez que se firman los acuerdos, se deben cumplir las acciones y cumplir los términos. Docusign eSignature para Power Automate permite a las organizaciones activar automáticamente los próximos pasos posteriores a la firma. La lectura de los metadatos pone en marcha los flujos de trabajo posteriores a la firma, eliminando la mayoría o todos los procesos manuales. Los usuarios pueden sincronizar archivos, recibir notificaciones, recopilar datos e iniciar otros procesos para ahorrar tiempo, evitar errores y cumplir con los plazos. 

El almacenamiento, la búsqueda o la auditoría de los acuerdos después del hecho requiere un esfuerzo minucioso, a menudo por parte de abogados altamente calificados. No solo es costoso, el proceso manual también es propenso a errores. ¿Dónde está guardado ese documento? ¿Contiene esa cláusula específica? ¿Cuándo se supone que debe comenzar esa acción?

Docusign eSignature para Microsoft SharePoint permite a las organizaciones enviar, firmar y rastrear documentos de forma segura directamente desde cualquier biblioteca de documentos de SharePoint Online. Conectar la firma electrónica a SharePoint ofrece a los usuarios las siguientes opciones:

• Cuando los acuerdos completados se administran en una biblioteca de documentos de SharePoint, se centralizan en la nube y se vuelven fáciles de acceder y buscar. 

• Una vez que se firma un contrato en Dynamics 365, la oportunidad se actualiza automáticamente con la información del acuerdo y el contrato firmado se almacena de forma segura. Reemplazar los procesos manuales de relación con el cliente y el cambio de aplicaciones con agilidad y velocidad automatizadas equipa a tu empresa para seguir avanzando.

• Los usuarios que deseen iniciar el proceso de envío a través de Dynamics 365 y mantener SharePoint como su repositorio central de documentos, pueden conectar su sitio de SharePoint a Dynamics 365. Por lo tanto, no importa dónde se originen los documentos enviados para su firma, se guardan en SharePoint una vez completados.

La integración perfecta de un repositorio de acuerdos centralizado facilita cualquier análisis de acuerdos que requieran las empresas. Los acuerdos se pueden monitorear fácilmente en busca de cambios en precios, regulaciones, requisitos de terceros, puntos de referencia y otras circunstancias. 

Con Docusign eSignature para Microsoft, tu equipo puede administrar todo el ciclo de vida del contrato directamente desde las aplicaciones donde se realiza el trabajo, lo que aumenta la productividad, reduce los errores y acelera el proceso del contrato.  

Contáctanos para saber cómo Microsoft y Docusign continúan innovando para automatizar y conectar todo el proceso de acuerdos.