Cómo reducir el uso de papel en tu trabajo en 6 pasos

El desperdicio de papel es un gran problema en el ámbito empresarial. De hecho, el papel constituye la mayoría de los desperdicios sin reciclar que las oficinas generan. Según un estudio realizado por Kyocera, en Reino Unido, un trabajador de oficina corriente utiliza hasta 45 hojas de papel al día, y dos tercios de los mismos se consideran desperdicios.

Obviamente, necesitamos cambiar la forma en la que utilizamos papel, el nivel de desechos que generamos con su uso o, mejor aún, aprender a no utilizarlo. Conseguirlo puede tener un impacto muy positivo en el medio ambiente

Como solución digital, Docusign apoya firmemente las diferentes formas de ahorrar papel, así como las iniciativas que tienen por objetivo crear conciencia y promover una eliminación responsable del papel. Por eso, hemos pensado que sería buena idea compartir algunas de las formas que nos ayudan a reducir el desperdicio de papel en el lugar de trabajo y que puedes adoptar fácilmente.

A continuación, indicamos seis formas de reducir el uso de papel:

1. Piensa antes de imprimir

Si te preguntas cómo puedes reducir el papel en la oficina, imprimir menos es una opción obvia. Para algunos de nosotros, imprimir agendas de reuniones o presentaciones se ha convertido en un hábito. Pero si lo piensas bien, ¿cuántas veces se vuelve a hacer referencia a esos impresos? Al final, la mayoría se queda en la sala de reuniones o se tira.

En tu próxima reunión, prueba a añadir la agenda a la invitación de Outlook o a enviarle la presentación a los asistentes por correo electrónico con antelación. El tener una copia electrónica les permite añadir notas o comentarios, y les da la posibilidad de tener algo como referencia más adelante.

Por ejemplo, en Docusign intentamos utilizar todo tipo de tecnologías que nos ayuden a ahorrar papel. Tenemos pantallas de televisión en nuestras salas de reuniones para que cualquier persona pueda conectar su ordenador portátil y mostrar presentaciones en formato grande. 

Esto es especialmente útil en las videollamadas con empleados o clientes que se encuentran en el extranjero o que teletrabajan.

2. Toma notas sin papel

Si sueles tomar notas, existen excelentes alternativas online que te permiten trabajar sin lápiz ni papel y ayudan de forma muy sencilla a reducir el uso de folios o similares.

Nos gusta la simplicidad de las funciones de Evernote, que puede utilizarse en múltiples dispositivos y que es usado por tanta gente en todo el mundo. Colaborar en las notas o compartirlas entre departamentos es muy fácil.

Si buscas una aplicación que se parezca más a un cuaderno, Microsoft Onenote es genial. Puedes guardar tus notas en "libretas", asignarles colores y organizarlo todo fácilmente. Además, tienes la ventaja de poder utilizar los formatos de fuente y las funcionalidades de los programas de Microsoft Office.

Algunos de nuestros compañeros son fieles a Google Keep. Funciona muy bien en reuniones, ya que te permite crear notas directamente desde fotografías o notas de voz. Esta función ahorra mucho tiempo al no tener que transcribir tus registros en audio o imagen.

3. Usa almacenamiento en línea o en la nube para tus archivos

Muchas empresas están adoptando programas de almacenamiento de archivos en línea. Nosotros usamos Box y Google Drive. Todos tienen sus pros y sus contras.

Google Drive se usa mucho, probablemente porque puedes almacenar varios formatos, editar en línea utilizando funciones de formato familiares y compartir documentos o carpetas con tu equipo o con una sola persona. Además, los 15 GB de almacenamiento gratis no vienen nada mal.

Box tiene una funcionalidad muy similar a otros productos de almacenamiento basados en la nube, pero lo bueno es que nos permite tener todo el control sobre nuestros datos. Para nuestra empresa, la seguridad de los datos es fundamental, por lo que nos aseguramos de que nuestras plataformas internas cumplan con unos niveles altos. Nos permite almacenar documentos de forma segura a la vez que reduce el desperdicio de papel.

4. El hot desking (mesas calientes) mantiene el aspecto de nuestra oficina

Aunque al principio haya que acostumbrarse, el hot desking es una forma excelente de utilizar sólo el papel necesario. Es mucho más difícil acumular papeles si vas a sentarte en otro sitio al día siguiente.

5. Cultura de empresa

Si bien el hot desking es beneficioso, lo que realmente ayuda es tener una cultura interna que reafirme el mensaje de la eliminación de papel para que todos piensen en cómo reducir el desperdicio de papel.

Docusign se compromete a ayudar a las empresas para que eliminen el papel, y nuestra cultura en la oficina también lo refleja. No tenemos un armario lleno de material de oficina. Guardamos algunos bolígrafos y subrayadores, pero no hacemos pedidos regulares. A cambio, el personal hace solicitudes individuales cuando necesita algo.

Incluso nuestras agendas personales de casa están acumulando polvo. Lo sentimos porque son agendas preciosas, pero así mejoramos el medio ambiente.

6. Ten a mano contenedores de reciclaje

Incluso si trabajas en una oficina sin papel como Docusign, siempre habrá productos de papel que necesitan eliminarse adecuadamente. Por eso necesitamos disponer de contenedores de reciclaje para que los desechos de papel sean reutilizados. En Docusign, para minimizar que se tiren materiales reciclables a la basura, no tenemos cubos de basura personales. Los únicos cubos de basura que tenemos están en la cocina y en la zona de té/café.

Estamos comprometidos a ayudar a que otras empresas también reduzcan el uso de papel. Muchas empresas a nivel mundial tienen a Docusign como factor clave en el éxito de sus iniciativas ecológicas. Con Docusign eSignature puedes acceder a documentos e iniciar el proceso de firma de documentos en prácticamente cualquier dispositivo con conexión a Internet. Proporciona una alternativa al papel que es sana, sostenible y respetuosa con el medio ambiente, así como rentable y que mejora la productividad.

Si quieres conocer de primera mano cómo Docusign hace que las empresas eliminen el papel digitalizando los procesos de acuerdos, realiza tu prueba gratuita de 30 días.